振替伝票は手書きでないとダメですか？

今の会社で、振替伝票と帳簿の記入を手伝っています。
私は経理ではないのですが、小さい会社なので何でもやらなければいけません。
先日から、ずっと振替伝票やら帳簿の記入をやっていますが
全く同じ内容を帳簿と振替伝票に書くのが、とても無駄な気がしています。
振替伝票と帳簿が必要なのはわかっていますが、「なぜに手書き？」と思うのです。

前の会社でも、振替伝票の記入を手伝ったりしてましたが、やはり手書きでした。

そこで質問なのですが、
振替伝票や帳簿は手書きでないといけないものですか？

例えばエクセルなどでデータをつくっておけば、記入の手間も短縮できるし
チェックの手間も半分以下に短縮できると思うのです。

＜余談ですが＞
先日、私が「重複してチェックしなければいけないし無駄だなぁ」と
思いながら作業をしていて、何か効率的に出来る方法はないかと
考えながらやっていました。
それがわかったのか、社長に「無駄な作業があると思ったら提案して」
と言われ、ドキっとしました(笑)
だから、この考えを提案してみたいのですが、振替伝票は手書きでないと
ダメだという決まりがあるなら、提案できないし・・・と思い
ここで質問させていただきました。

No.5 ベストアンサー 回答者： chibita_papa 回答日時： 2007/05/12 14:57

手書きでなくてもＯＫです

私の会社では、振替伝票自体がありません。

じゃあ、どうやっているの？
ＥＸＣＥＬで、現金出納帳、当座預金出納帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳・・・を作成しています。
会計ソフトに、テキストファイルからインポートする機能がありますから、そのレイアウトになる様にＣＳＶファイルを作成し取り込みます。
もちろん、現金出納帳、当座預金出納帳で
当座預金 xxx / 現金 xxx
等の仕訳が重複しますが、そこはルールを決めて当座預金出納帳からは
現金取引は仕訳(エクスポート)はしないなどやっています。

10年ほど前、税務調査で仕訳伝票の提示を求められましたが、
月に1000行以上もなるデータを手作業でぽつぽつ入力できない。
上記の方法を実演して見せたら、なるほど！こっちの方が早いわ
と言ってそれから３年おきにきっちり税務調査がありますが
一度も仕訳伝票の提示を求められたことがありません。
現金出納帳等の原始資料、領収証、総勘定元帳はきっちり作成・保管しています。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

ものすごく効率的なやり方ですね！
おそらく、私の会社にはそんなスゴイことが出来そうな人はいないし
私も経理のことを全然理解していないので無理そうですが、
少しずつ勉強したり調査したりしてみようと思います。

とりあえずは、今、自分が手伝っている内容に関してだけ
「これなら行ける！」と思ったら提案してみようと思います。

お礼日時：2007/05/12 21:05

No.8 回答者： ok2007 回答日時： 2007/05/14 01:35

他の方も既に記していますとおり、振替伝票（を含めた伝票）と帳簿とは役割が異なります。

そのため、振替伝票には取引を記載する一方で、帳簿には同じ科目や同じ内容についてのデータを記載します。したがって、書き込む内容はほぼ同じであっても、書き込む場所が異なるはずです（振替伝票に書いたものを、バラして帳簿へ転記しているはずです）。

手書きなのはひとえに、（自作を含む）会計ソフトを導入していないから、でしょう。
このうち、市販の会計ソフトは、振替伝票と帳簿とが内部処理で連動する構造になっており、転記の手間を省くことが出来ます。エクセルで自作ソフトを作って対応している方もいらっしゃいますが、作成時間やメンテナンスを考えると、たいていの場合は市販ソフトを買ってきたほうが安上がりとなるでしょうネ。（エクセルの関数やマクロを使うと、確かに簡便なものも結構複雑なものも作れるようです。）

ところで、税務上は、電子保存をするための一定の届出をしていない限り、伝票も帳簿も紙ベースで保存しなければなりません。しかしこれも会計ソフトから印刷して保存すればいい話ですので、ソフトを導入しても問題ありません。

なお、市販ソフトは安いものなら数万円で購入出来たかと思います。作業コストの軽減、減った時間を他の作業へ回せるなどの効果を考えれば、数万円は安いものですヨ。社長へは、そのような理由付きで提案すると通りがいいかと思います。ただ、サポートは必要不可欠といえるので、サポート費も別途かかる旨、併せて伝えたほうがいいかもしれません。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

市販ソフトって数万円で買えるのですか。
それなら、断然ソフトを買ったほうがいいですよね。

私が手伝っている帳簿や伝票は、ほんの一部だろうし
その一部が早く処理できても、会社のためにはならないでしょうから
もう少し勉強して、「うちの会社にはどのソフトがピッタリだと思う」
とまで提案できるように調べてみたいと思います。

お礼日時：2007/05/17 20:48

No.7 回答者： sora_net 回答日時： 2007/05/12 20:55

手書きでないといけないと言う事はないとは思いますが、伝票や帳簿の

の意味を理解していますか?
伝票→現金伝票・赤伝・振替伝票
帳簿→現金出納長・当座出納長・手形帳
などは最低でも必要とされます。
税理士や会計士に依頼する際、企業側がどこまで処理をするかによって違ってくるとは思いますがそれぞれに意味があるので無駄と感じても必要だと思います。
振り替え伝票は細かい仕訳の際に間違いをなくす為や、後での確認の為に必要とされます。例えば、振込み手数料・消費税・預り金や諸口で処理をする場合です。帳簿(出納長)には仕訳の勘定科目まで記載しませんよね?
これらを元に会社の利益や損失当を算出し決算書を作っています。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

帳簿や伝票が必要だということはわかっていますが、
あまり詳しい内容はわかっていません。
今やっている手書き作業がパソコンでできれば早い・・・という
単純な発想だったのですが、いろいろご回答を頂いてみて
やはり、その作業の意味をしっかりと理解してから
データベースをどう作っていけばいいのかを提案したほうが
もっと効率的だと思いました。

もう少し勉強し、いろいろ調査してみて、これなら行ける！と思ったら
社長に提案してみようと思います。

お礼日時：2007/05/12 21:20

No.6 回答者： taisetu#2 回答日時： 2007/05/12 16:53

　あなたは仕訳伝票と振替伝票と相殺伝票の意味を理解していますか？もし理解できるのなら帳簿と伝票が一致していなければいけない事は知っていますね？

　会社が小さくてコンピュータシステムアプリケーションソフトを設備するところまで行かないのでしょう。このようにすれば全て（仕訳・振替・相殺・支払「振込み等」い）までの伝票から全ての計上日記帳・出納帳がアウトプットできますが、都合のよいやり方は最後に辻褄が合わなくなります。それだけの事です。

　辻褄が合っていて管理が出来ていて、万が一の場合データが手元にあれば良いのです。そうして誰が見ても理解できる引継書があって、それを見たら新しい人が即仕事が出来ればよいのです。

　改善をして効率の良い間違いのない仕事が出来るなら提案して少しでも残業代を節減して下さい。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

私は、あまり詳しいことはわかっていませんが、全く同じ内容を
帳簿にも伝票にも記入しているので、その部分だけでもパソコンでやれば
３度手書きをするよりも早いし、同じ内容をうまくリンクさせれば
数字の書き間違いで計算が合わなくなったり、３度チェックする必要も
なくなるという単純な考えしか持っていませんでした。

もう少し、経理のことを勉強しようと思います。

お礼日時：2007/05/12 21:13

No.4 回答者： MARU270 回答日時： 2007/05/12 14:10

　手書きじゃなくても大丈夫ですよ。

　パソコンに一度入力さえしておけば、振替伝票、帳簿への転記、試算表、貸借対照表、損益計算書の全てが出来ます。
　と、言えば効率的ではあります。
　でも、エクセルはそのシステムには向きません。
　質問者様はエクセルでその経理処理が出来るようにレイアウトを作成出来ますか？
　また、他の社員や引継をするときにパソコンも使用出来ないような社員にもきちんと指導出来ますか？
　マニュアルを作成出来ますか？
　そこまで出来ないのなら、提案するのも片手落ちです。
　質問者様だけが分かるシステムは、どんなに効率的であっても会社にとっては悪いシステムです。
　もちろん市販の会計ソフトを使用する方法もありますが、費用面も同時に調査した方がいいですよ。また、ソフトによっては質問者様の会社に向き不向きもあります。
　ソフトを使用する事によって、余計に事務処理が複雑になった。という失敗例も多々あります。
　提案なされるならば、ある程度多方面での調査をなさった方がいいですよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

回答して頂いた内容を見て、少し調べてみたのですが
そうゆうソフトもあるんですね。（かなり高いですが）
そこまでのことは出来なくても、今まで手書きをしている所を
パソコンで打てて、金額のチェックが出来るなら
それだけでも時間の短縮ができると思っています。

確かに、私だけがわかるようなシステムでは、
私だけが楽できるだけになってしまいますよね。

今使っている伝票や帳簿に合わせてフォームを作り
パソコンでも出来るし、手書きでもできる・・・というものを
作りたいと思っていますが、もう少し色々調べてみようと思います。

お礼日時：2007/05/12 20:57

No.3 回答者： k-josui 回答日時： 2007/05/12 13:48

ダメかどうか私は知らないのですが・・・・

> 社長に「無駄な作業があると思ったら提案して」
こう言われたのですから、聞いてみてはいかがですか？
部外者ですから伝票は手書きでなくてもいいのか？悪いか？はわかりません。
しかし帳簿をExcelデータとして保存する場合は、データの管理が非常に重要になります。
個人のパソコンデータとは訳が違います、きちんと毎日バックアップを取る、万一パソコンにトラブルが起きても対処できる。
そのようなシステムが必要になります。
私は趣味の延長のような仕事をしていますが、今年初めに電源ブレーカーが切れてしまい1週間分のデータが消えただけでものすごく大変でした。
業務データという物は万一に備えて二重、三重のバックアップ体制を取ってからでなければ、完全にパソコンシステムに移行できませんよ。
まあ、その都度プリントアウトしてそれをルーズリーフのように綴じる方法もありかも？？
　　　
しかしわかりませんが、ルーズリーフでは途中で外してもわからないですよね、税務署などが見るとダメというかも？？
そのあたりを含め社長に聞いてみてください。
OKであれば社長から褒められますよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

なるほど、データの保存やファイリング方法なども重要ですね。
もう少し、いろいろ調査してみて、これなら行ける！と思ったら
社長に提案してみようと思います。
その際、データのバックアップや、どのようにファイリングするかなども
合わせて提案しようと思います。

お礼日時：2007/05/12 20:49

No.2 回答者： _voldemort 回答日時： 2007/05/12 13:40

昔からの慣習か何かで振替伝票を手書きしている会社は多いようですが、手書きでないとダメという決まりはどこにもありません。

是非提案してみましょう。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

今の時代、何でもパソコンで処理しているのに、わざわざ手書きだったので
何か決まりでもあるのかと思ってましたが、そんなことはないんですね。
もう少し、いろいろ調査してみて、これなら行ける！と思ったら
社長に提案してみようと思います。

お礼日時：2007/05/12 20:44

No.1 回答者： zorro 回答日時： 2007/05/12 13:39

決まりはありません。

手書き、パソコン・・・どちらでもokです。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

決まりはないんですね。
もう少し、いろいろ調査してみて、これなら行ける！と思ったら
社長に提案してみようと思います。

お礼日時：2007/05/12 20:41