地方公務員からのメール文

地方公務員から公務上のメール文（質問した返事等）を受け取った場合、それは、公文書となりますか、お尋ねします。

No.4 回答者： noname#46899 回答日時： 2007/08/11 09:09

公文書の定義によります。

公文書館法では、「公務員がその職務を遂行する過程で作成する記録」となっており、「記録」ではない返事文はここでいう公文書ではないでしょう。
刑法上の公文書偽造罪では、「公務所若しくは公務員の作成すべき文書若しくは図画」となっており、「作成すべき」とは法令に作成すべきことが規定されているものと思われますので、メールがそれに当たるかは難しいと思われます。法令上規定された公文書ではないのに公文書であるかのように装う（役所の印を押すなど）のであれば虚偽公文書にあたると思われますが、質問のケースでは関係ないでしょう。
「公文書」という表現ではありませんが、情報公開法上の行政文書となるのは、「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」のうち官報などの販売物や公文書館等で管理されているもの以外のものとされていることから、受信者が受け取ったメールではなく、発信者が保存しているバックアップがこれに当たる可能性があると思われます。ただしそのバックアップを削除してしまった後は行政文書ではなくなるようです。

これらは一例であり、このほかにも、例えば地方公共団体ごとの定義もあります。質問の目的がわかりませんので、質問の目的に沿って定義を確認することをお勧めします。「公文書 定義」でググれば色々出てきます。

ただ、そのメールの内容が公的なものであるか否かについては、「公文書」という「物」であるかどうかとは別に判断することになると思います。ヘッダ情報などで役所が送信したものであることが確認できるのであれば、公的な見解の表明だという判断はできると思います。

No.3 回答者： Sasakik 回答日時： 2007/08/11 08:42

＃２です。

発信者のメールアドレスが、役所のアドレス（@以降が***.pref.***.jpだとか***.city.***.jpのように、公のアドレス）だったら、本来、私文書はない筈です・・・役所のアドレス＝公文書（に準じるもの）でいいでしょう。

もし、フリーのメールアドレスだったりしたら、公務で得た情報の個人的流用などの情報漏洩とか、別の次元の問題の可能性があるので、役所に確認するか、状況によってはクレームを入れましょう。

No.2 回答者： Sasakik 回答日時： 2007/08/11 08:31

＞公務上のメール文（質問した返事等）

って段階で、地方公務員（一職員）からというより、
　「組織の見解」＝公文書に準じるもの
と見なして良いと思います。

窓口での発言も、個人の意見じゃなく役所の見解となりますからね。

何か心配があるのなら、「個人の意見との断りがないので、役所の見解と信用した」とするために、メールのヘッダを含め、全文を保存しておきましょう。

No.1 回答者： hazu01_01 回答日時： 2007/08/11 08:02

公文書となる可能性が高いです。