官庁の物品購入

　官庁での物品購入手続きに詳しい方、教えて下さい。
　私は１０年ほど中学校の教員をしています。今年、ウチの学校には、教育委員会から新しい校長先生が来られました。
　それで困っているのが、物品の購入です。ものすごく、丁寧なのです。
　たとえば、８００円のマジックセットを１つ（消耗品ですよね）買うときでも、２つ以上の業者から見積もりをとって、購入伺いを出すことになっています。しかも、なぜ計画外の購入がこの時期に必要になったのか、報告書の提出と口頭での説明を求められ、再発防止の書類も必要です。一事が万事、この調子です。「これが筋だ」と言われます。
　書類書きにばかり時間が取られて授業の準備もままなりません。これは本当に「筋」なのでしょうか？教えて下さい。

No.3 ベストアンサー 回答者： QES 回答日時： 2009/02/21 20:11

当市では一般的な消耗品等を広範囲に指定して、年度当初に入札による単価契約をしており、最低落札業者から購入することになっています。

単価契約の一覧表が各部署に配布されており、たとえばマジックセットならA業者から購入することになっています。
このため見積もりを徴収するのは単価契約に無くかつ購入数量の大量ものについてのみ行います。

二言目には税金だからと口癖のように言う人もおられますが、子供たちの教育に必要だと市議会において認められた予算です。
その執行に電話一本で済むことを、生徒を指導すべき教員が複数の業者から見積もりを取って購入手続きをし無駄な時間をとられていたら、教員人件費からみてはるかに税金の無駄遣いだと思います。

この回答へのお礼

ご回答、ありがとうございました。
　「当市では一般的な消耗品等を広範囲に指定して、年度当初に入札による単価契約をしており、最低落札業者から購入することになっています。」
　知りませんでした。こういう買い方をすればよいのですね。来年度はこのような方向で手続きが出来るように動いてみます。
　これまで物品の購入は事務職の方に任せっきりだったので、お知恵をお借りすることが出来て、本当にありがたいです。知らないことばかりで、恥ずかしいですが、これから勉強してみます。
　本当にありがとうございました。

　放課後は生徒と部活動をしたり、授業の準備に時間を掛けたりしたいのが、本音です。効率よくできるように頑張ってみます。温かいお言葉、ありがとうございました。

お礼日時：2009/02/22 20:34

No.6 回答者： fox_0309 回答日時： 2009/02/22 02:49

ご質問の件については、私も考えるところがあります。

筋と言えば筋なのでしょうが、それが本当に納税者にとってプラスなのかと言うと疑問です。理由は「少額で、しかも買ってもらえるかどうか分からない状態なのに見積りを出してくれる業者は、割高な価格設定の業者が多い」ことです。安く売っている店を知っていても、そういう店は役所は相手にしてくれないことが多いです。実際、安く売ってくれていた店が「書類が大変だから今後は取引をお断りします」と言ってきたこともありました。
業者側の気持ちも分かるんですよ。いきなり「見積りをくれ」と言われ、「忙しいから」と断ったら「じゃあ『今回の見積りを辞退する』と書いた文書を出せ」と言われたりする。しぶしぶ書くと、「印影が薄い」だの「納入場所の所在地が○○番地になってるが、○○番が正しいから書き直してくれ」だの「品名が『インバーター』になってるが『インバータ』にしてくれ」だのと言われ、何回も提出し直す羽目になる。切手代もバカにならないし、見積りに期限がある場合は一時間かけて持って来なきゃならないこともある。これじゃあ付き合いきれないですよね。割高に売らなきゃ見合わないでしょう。
こういうことを考えると、税金を無駄にしないために作ったはずの規則が逆効果になってる気がします。他の回答者様も書かれてましたが、役所側も手間が増えることで人件費が余分にかかるわけですし… こんなんで残業が増えることの方が税金の無駄使いだと思います。

おそらく、報告書や口頭での説明は明文化された規則ではないでしょう。でも校長先生の一存で決めても非難されるほどではないですね。２社以上から見積りを取ることは明文化されていると思いますが、少額の場合は１社でもよいという例外規定も一般的です。でも校長先生は原則を重んじるタイプのようですので、例外を主張しても通らないでしょう。地道に窮状を訴えるしかないですね。教師は教育が本分ですから、そっちが疎かになるようなら校長先生も考慮してくれるかもしれません。

この回答へのお礼

　ご回答、ありがとうございました。
　業者さんのこと、ご明察のとおりです。何回も書類を書いてもらうことになってしまい、行き交うＦＡＸの枚数もすごいですし、納品も遅れることが多くて…。実際の所、千円程度のものなら、職員が自腹を切ってます。小さい子供をかかえた職員などは、書類書きに手間と時間をかけるより、お金を払った方が早く家に帰れる！　と言い切ってます。
　でも、校長の「筋」が間違いないというのも分かってきました。ここでいただいた貴重なアドバイスを基に、校長と交渉していきます。ありがとうございました。

お礼日時：2009/02/22 21:04

No.5 回答者： makoto34 回答日時： 2009/02/22 00:38

官庁での物品購入手続は、その団体ごとに会計規則や契約規則によって定められていると思います。

入札によらず随意契約等によって購入する場合は、２社以上から見積りを取ることが原則と思われますが、一定金額以下の購入の場合はこれを省略できることになっていることも多いと思います。報告書や再発防止の書類の提出についても何か定めがあるのかどうか、会計規則や契約規則等を確認されることをお勧めします。

２社以上の見積りを徴取して価格競争を行い、できるだけ安価なものを購入することは、税金を使用して業務を行っている官庁の義務としては「筋」ですが、これらの手続や書類作成には時間という人件費が費消されることにも注意が必要だと思います。
したがって、購入金額や購入手続に係る人件費等を総合的に勘案して判断すべきものと思いますが、具体的な判断基準については、官庁ごとに購入手続に関するルール（会計規則・契約規則等）が定められていると思われますので、これらに従って手続を進めることになります。

一事が万事この調子とのことですが、それらも個別に各々について、明文化されたルールに基づくものなのか、単にこの校長先生の思いからなのか、確認しておくことが必要かと思います。

この回答へのお礼

　ご回答、ありがとうございました。
　このやり方は、校長のこだわりのやり方です。職場には、数校で経験を積んだ教頭や事務主任もおりますが、学校現場ではやったことがないと言います。３０００円以下の消耗品なら簡単に購入できていたのですが…。
　今年初めて校長になった人なので、自分のこだわりを形にしてみたいようです。学校は校長の裁量が全てなので、それで通ってしまいます。

　「一定金額以下の購入の場合はこれを省略できることになっていることも多い」というところに希望が見えた気がします。明文化されていないか、県庁のルールを調べてみます。ありがとうございました。

お礼日時：2009/02/22 20:51

No.4 回答者： hazu01_01 回答日時： 2009/02/21 22:02

お疲れさま。

筋としては筋です。その校長先生は教育委員会でそのような方法を覚えられてきたのでしょう。
しかし、筋と言っても労力と時間を費やすのはもっと問題です。
そこで、方法として決まって買うものについては、年度当初に予定数量を基に入札をして１個あたりの金額を決めます。それを単価契約と言います。
次に年度あたり、１回あたりの購入金額が安いものは必要な個数を基に予定価格を決め、入札あるいは随意契約を行います。ほんとに軽微なものは一者見積りも可能です。
また、何人もの職員が同じことをすれば、人的費用はかえって高くなるので購入担当者を決め、そのものが一手引き受けてそのような作業をすることが多いです。
予算は年の当初に決められて各公所に配分されます。その段階で今年度何に使うのか検討するわけです。その後、実際の使用状況を見て、職員の希望をとりながら購入していきます。
各職員がばらばらに購入していったのでは、効率的に購入できません。

この回答へのお礼

　ご回答、ありがとうございました。
　実務経験のある方のアドバイスは本当に参考になります。単価契約のこと、各職員がばらばらに購入していてはいけないことなど、ほとんど分かっていませんでした。物品の購入とは、事務職の方がやっていて下さったので、自分の仕事だという感覚も、知識もありませんでした。知らないと言うことは無力だなあと、痛感しています。

　今年から１つ１つの消耗品について書類に決済が必要なシステムになり、あたふたと１年間が終わろうとしていました。
　生徒と過ごす時間を確保するために、来年度に向けて頑張っていきます。貴重なご意見、ありがとうございました。

お礼日時：2009/02/22 20:40

No.2 回答者： edchibi 回答日時： 2009/02/21 19:37

私が現在勤めている会社（一部上場の大企業です）では、この不況で事務用品等の消耗品が一切新規購入禁止になっています。

よっぽどの事情があれば様々な承認を得て購入は出来るようですが。コピー用紙でさえ、なかなか購入の承認がおりない為、暫くコピーやプリントアウトのできない期間ができたりします。

一般企業でもこんな感じです。我々のお金で動いている官庁でしたら当然の事と思われます。

この回答へのお礼

　ご回答、ありがとうございました。
　消耗品の新規購入禁止ですか…。
　中学校では、宿題や試験問題のプリントを印刷出来ない期間があるとか、生徒会のマジックや模造紙を購入禁止、というのはあり得ない事態なので、物がないときは即日購入しようとしてしまいます。
　官庁から来られた校長先生と、そのへんで感覚が違うのかなと思いました。職場で話題にしてみます。ありがとうございました。

お礼日時：2009/02/22 20:28

No.1 回答者： zorro 回答日時： 2009/02/21 19:17

誰のお金でもありません。

国民の税金です。大切なお金は効率的にルールにのっとって使う・・・当然です。

この回答へのお礼

　ご回答、ありがとうございました。
　効率的に、ルールにのっとって使うのが当然と思います。
　ただ、効率的というところで、疑問があって現状を変えていきたいと思っています。
　大切な税金です。大切に使っていきます。
　

お礼日時：2009/02/22 20:21