幹事！効率良く予定を組むには・・

自分は２０代後半の男でよく幹事を任せられます。
任せられると言っても、嫌いではないので自ら幹事をやっています。

今まで結婚式の二次会・飲み会・合コンなどほとんど自分がやってきました！
これから先も幹事をやることが多いと思います。

そこで良く幹事をやる方に聞きたいのですが、
効率良くスムーズに予定を組むためにしてることを是非教えて下さい！！

例えば、自分は来月に飲み会がある時は、１ヵ月前にみんなに一斉メールを送ります。
『来月の○○日に飲み会があります。参加の方お願いします』！
大雑把ですがこのような感じでメールをみんなに送ります。

みんな返信をくれるのですが、約８割は・・
『了解！行けたら行く・たぶん行ける・まだわからん』　など微妙な感じです・・・。

これだとお店の予約も出来ないし、当日何人が集まるかさえ分かりません・・。
いつもこんな感じで困っています。。

もっと効率良く予定を組める方法があれば、是非教えて下さい！
何でも結構ですので宜しくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： hanzo2000 回答日時： 2011/04/14 16:18

返事をしやすいように、わかる範囲で飲み会の詳細を書いてあげる。

場所、予算、お店の傾向、すべて決まっていないにしても、
わかる範囲でキチンと書く。

そのうえで、参加申し込みの締切日を設定する。
参加してくれる人は、○月○日までにお返事ください、と。

参加不参加の連絡がない人には、締切日直前にも確認メールを送る。

締切日を過ぎたら締め切る。
1～2日くらいの猶予はあってもいいかもしれない。

イベントのあと、参加できなかった人、
特に、参加不参加の連絡すらなかった人に対して、
イベントの報告メールを送る。
「こんな風に楽しかったよ。でもあなたが来なかったから少し寂しかったよ。次は参加してね」と。
そうすれば、次回の出席率は上がるでしょう。

こんな感じかなあ。

No.2 回答者： RosaCanina 回答日時： 2011/04/14 16:18

> 例えば、自分は来月に飲み会がある時は、１ヵ月前にみんなに一斉メールを送ります。

その「１ヶ月前」も例えの内なら良いのですが、本当に１ヶ月前に知らせているのでしょうか？
ならば、「そんな先のことは分からない。」が皆さんの本心と思いますよ。

せいぜい一週や二週前くらいに知らせて、出欠を確認する方がベターと思います。
どうしても早く知らせたいなら、知らせるだけは１ヶ月前くらいにしておいて、
出欠の確認は１週間くらい前にしては如何でしょうか？

または、やはり、知らせるだけは先にしておいて、
実際の出欠はメールの返信ではなくて、敢えて回覧板を回して出欠確認をしてみるとか。
各出席予定手者の勤務地が離れていたり、部署が広範囲に及んでいるなら難しいですが、
例えば、同じ一部屋の範囲で済むならば、意外に効果的ですよ。

回ってきた出欠表を見れば、誰が出席して欠席するかも皆さん分かるし、
回覧板が回ってくれば、忘れていた方もそんな行事があることを思い出すし、
回ってきたら次へ回さねばならない気持ちが働くし、結構早く出欠確認が済みますよ。

回覧板が面倒なら、どこか壁やホワイトボードに、
行事予定とその出欠確認表を目立つように貼り付けておく方法もあります。

No.3 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/04/14 16:22

幹事に負担が掛かって申し訳ないとは思うが、予定って本当に直前まで分からないんだよなー。

だから
予め場所、もしくは店を決めておく（予約はまだ）
　↓
「○日に△△でやります。×日（予定日の1週間くらい前）までに返事を下さい」と通達
　↓
×日の2,3日前に返事が無い人に順次連絡を入れる
　↓
×日の翌日あたりに店を予約する
　↓
その際、何日までなら人数変更出来るか店に聞いておく
　↓
タイムリミットまでに人数変更が出たら対応する

という流れはどうだろう？