請求書の金額の訂正について

Question

私は2月に未経験から営業所の営業事務兼経理事務を担当しています。
引継ぎが終わり一人になってからは戸惑いながらも何とかやっています。

今回の質問は請求書の金額の訂正についてです。
入金処理のミスやシステム変更による繰越金額のズレ等で請求書の金額が
本来の請求金額と違う場合、請求書の金額を直接訂正して発行してしまいましたが
請求書の金額の訂正は本来はしてはいけないのでしょうか？

また、先月分などでも正しい金額で作り直して差し替えてもらったほうがよいのでしょうか？

今更ですが、後から税務署や会計士などの監査に引っかからないように対処したいと考えますので、
どうぞよろしくお願い致します。

yosifuji20 · Accepted Answer

＞ただ、請求書他、基本的に再発行ができない仕組みでありやむを得ない場合はフォーマットを自分で作る形で対応していますので..

この点は貴社のシステムや処理の仕組みが機能的に少々不足しているところがあると思います。
安易な請求書の再発行をさせないというのは正しいのですが、一方で営業担当者が単価を間違えるなどと言うのは実際に起こるものです。そういう場合の訂正方法もきちんと定めてシステム的にできるようにしておかないと、かえって大きな間違いの元になります。
特に再発行や訂正の都度担当者が適当なフォーマットを手作りで処理するというのは感心しません。それでは後になってその事実がわからなくなる恐れがあるからです。

もし機会があれば社内でそのシステムや処理手順について、会社の正式な方法を定めるということをするべきだと思います。

そこには所定のフォーマットで行うことと、必ず第三者の承認を必要とすること、その記録が残るということが必要です。
一度社内提案してみませんか。

私はかつて非常に多くの得意先に売上げ処理や請求をする部門のマネージャーをしていましたが、そこでは訂正伝票をはじめとしてすべての伝票は私の印鑑が必要で、その控えは全部保管するという仕組みになっていました。もちろんシステム的にも修正のメニューが入っていました。

yosifuji20 · Answer

>先月から始まった新しいシステムには問題が多く、例えば締日を過ぎてから締日前の日付で売上が上がってしまい請求書の記載に間に合わなかった場合、次の請求書にも載りません。
>何かにつけて修正に時間と工数を要し、すぐに結果が出ません。

これは会社の上層部は問題にしていないのでしょうか。本当だとしたら欠陥システムですね。
販売システムは少なくとも売上げの計上と請求、債権管理が完全にできるというのが最低条件ですよね。

締日を過ぎてから締日前の日付で売上が上がってしまいというのは設計上こういう事情を考慮していなかったのか、あるいは締日を過ぎてかもら締日前の日付で売上をあげようとする人が絶えないという社内事情なのか、そのあたりを早急に調べた対処しないとかなり混乱する恐れがあります。
システム担当者は締め美日の後で売上げがア上がるなどということはありえないという立場かもしれません。

ＳＡＰは世界的には有名で広く使われるソフトですが、一方で日本的なきめ細かな例外処理を念頭に置いたシステムとも思えません。
細かなことは気にしないで人間がシステムにあわせて仕事をするというようなイメージが強いですね。
この例外処理を入れると場合によっては非常に高くつくことがあるのでシステムの人たちはしたがらないのかもしれません。

でもこれは会社の基本システムですから、不具合は大きな声を上げて修正を要求しないといけないですね。
あなたの上司にもこの事実を強く訴えるべきだと思いますよ。

yosifuji20 · Answer

実務的には書き誤りはあるので、請求書の訂正は良く起こります。
その場合は請求書を受け取る相手の意向が重要です。
会社によっては訂正を認めないで再発行を要求するところもあります。

私が勤めていた会社では、訂正の場合は必ず発行元の訂正印がなければ ダメという条件でした。これは納品書も同じです。
税務署や会計士には、その請求書や納品書が客観的に外部の第三者が発行したものであることが明らかであれば十分です。
１番いけないのは社内で勝手に訂正してしまうことです。これでは税務署に文句を言われても仕方ないし、場合によっては下請代金支払遅延防止法に引っかかります。

ということで相手にこちらの事情をお話になって両社了解の方法で処理するというのが賢明な方法です。

onoe · Answer

totopapapa さんこんばんわ

＞本来の請求金額と違う場合、請求書の金額を直接訂正して発行してしまいました・・・
やはりお客様にお金を頂く以上、請求書の訂正は好ましくありません。
監査の際「なにゆえ訂正した請求書」かを疑われ、訂正理由を問い質される可能性があります。何よりもお客様の心証も悪くなります。お客様には訂正の無いきちんとした請求書を発行送付しましょう。
もしやむを得ず訂正しなければならない時には、きちんと二重線で削除しててあなたの訂正印を押印して、必ず手書きで正しい金額を記入しましょう。訂正理由は請求書には書かなくていいです。しかし伝票なりメモ帳なりにきちんと残しておき、いつでも説明できるようにしておきましょう。具体的には「請求金額訂正報告書」なり「報告ノート」なりを作って、その経緯を残しましょう。とにかく訂正の理由が明確であれば、後に問題となっても対処可能です。理由が不明瞭であることの方が一番の問題です。

＞先月分などでも正しい金額で作り直して差し替えてもらったほうがよいのでしょうか？
一度訂正発行した請求書をさらに正しい物に差し替えてもらう為に、再度請求書を二重発行するのは好ましいことではありません。その理由は請求書に記載された金額分が一旦決済され金額が一致していれば、請求と決済が一旦完結します。請求書を二重発行したり、前の請求書を返してもらう等の作業を繰り返すと計算間違いが生ずることから、それは避けた方がいいのではないかと思います。
つまりあなたが二重発行したことで倍の金額を請求したことになってしまい、さらに決済金額はその半額だとつじつまが合わなくなるからです。
しかしそこら辺は取引先経理担当者とよく相談してください。先方の意向を尊重して対応した方が良いかと思われます。

hata79 · Answer

請求書の訂正箇所に訂正印を押してますか。
訂正そのものは格好良いものではないですが、訂正印を押してあるなら「合格」だと思います。
訂正印を省いてるとしたら、問題ありです。
正しい請求金額が99万円で、支払いが88万円されてきたときに「11万円不足です」と不足分を請求することになりますが、相手が88万円に訂正してしまっていたら、どうされますか。
「こちらでの控えは99になってる」「訂正がされてる、貴社では訂正が過去にあって、訂正印も押してなかったではないか。」
と開き直られたらどうにもなりません。
人間生善説を採りたいですが、ビジネスの世界では喰うか食われるかという点もありますので、争いの原因を作らせるような「こちらの弱み」をわざわざ作り出すことはないでしょう。
誤った金額での請求書は作り直す、相手に届いてしまってるものは差し替えてもらうのが確実だと思います。
税務署はそのような点の監査（正確には調査）などしませんし、指摘などしませんが、請求金額が訂正されるような企業ですと、債権債務の管理が杜撰なのだなという心証を持つような気がします。

例としては、金額の訂正は間違えた一文字を訂正するのではなくて、全部二重線で抹消して、正しい数字を書きます。
簿記の基本なのですが、このような基本を無視して「一字訂正」処理をしてると、訂正印を押してあっても「なんじゃい、これは」と評価されます。
基本が出来てないということになります。
請求書の金額訂正も同様ですので、訂正方法があってれば合格ですが、既述の理由で「正しいものが相手の手元に残るようにする」のが一番だと思います。
よほどの遠方でなければ、正しい請求書を持参して、誤った請求書をいただいてくるべきものだと認識してます。

請求書の金額の訂正について

＞ただ、請求書他、基本的に再発行ができない仕組みでありやむを得ない場合はフォーマットを自分で作る形で対応していますので..

>先月から始まった新しいシステムには問題が多く、例えば締日を過ぎてから締日前の日付で売上が上がってしまい請求書の記載に間に合わなかった場合、次の請求書にも載りません。

実務的には書き誤りはあるので、請求書の訂正は良く起こります。

totopapapa さんこんばんわ

請求書の訂正箇所に訂正印を押してますか。

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