飲み会、当日キャンセルの人へメールでの対応の仕方

今日、私が幹事をつとめる飲み会があります。今朝、参加予定の１人から体調不良で欠席したいとメールがありました。

文章には当日連絡や欠席に関しての謝罪がありましたが、料金については触れられていませんでした。以前、体調がすぐれないので、前日に様子を見て連絡しますとメールは貰っていましたが、実際メールが来たのは当日でした。

店は料理７品＋飲み放題コースで予約しており、人数変更は前日までとなっています。店の予約後、参加者全員に日時・時間の連絡をメールした際、「コースで予約しました。キャンセルは前日までにお願いします。」とは書きましたが、ハッキリと「当日キャンセルは料金の支払をお願いします。」とは書きませんでした。

私の説明不足もありましたが、ネットで色々調べると「当日キャンセルの料金支払は常識」とあります。やはり全額(１人分)を支払って貰うべきでしょうか？それとも、１人分多くなった料理はみんなで食べる訳ですから、料理分の料金はこっちで負担した方がよいのでしょうか？

その方は女性で付き合いは短いのですが、謙虚な方というイメージがあります。メールなので断定はできませんが文章からしても、当日キャンセルは料金発生することを「本当に知らない」か「入力が漏れていた」可能性もあるかと思います。

相手の出方にもよりますが、できるだけトラブルは避けたいと思っています。結果的に私が負担になってもしょうがないとも思っています(自分にも落ち度はありますので)。

とりあえず早めに返信はしないといけないとは思いますが、どう書いてよいか困っています。電話番号を聞いてなかったので連絡手段はメールしかありません。似た経験をされた方、アドバイス頂けるとありがたいです。

No.2 ベストアンサー 回答者： -boya- 回答日時： 2013/03/18 11:38

社会人です。

申し訳ないんですが、キャンセルした人に一人分を払ってもらうべきだと思います。
コース以外に発生した追加料金があれば、その分は参加者の割り勘に。

当日のキャンセルは料金が発生する事はごくごく当然ですし、
「キャンセルは前日までにお願いします」
とも説明しているので、当日のキャンセルが出来ない事は伝えています。

皆で食べるからと割り勘とすると、全員から文句が出ると思います。
ルール通りにしているのに、負担を増やすのは理不尽かもしれません。

幹事が負担するのも違うと思います。
皆に幹事役を一任され、予約も周知も滞りなく進め、当日キャンセルNGの
説明もしているのに、個人的に負担をする必要は全くありません。

まず質問者さんがする事は、店に連絡をして「今更で申し訳ないんですが、
健康上の理由でキャンセルが出たので、可能なら一人減らしてもらいたい」
と相談をしてみましょう。

店側に「無理だ」と言われたら、キャンセルする人には、、、
「欠席については了解致しました。ご連絡ありがとうございます。
店には相談してみたが、事前に周知した通り当日のキャンセルは
受け付けてもらえませんでした。
申し訳ありませんが、一人分の料金が発生してしまいますのでご了承下さい。」
と返信するのが良いと思います。

もちろんキャンセルを受け付けてくれたら、
「欠席については了解致しました。ご連絡ありがとうございます。
店と交渉をした所、なんとか当日キャンセルを受け付けてもらえました。」
と幹事の努力があった事も含めて連絡してあげればよいと思います。
（努力があった事を言わないと、今後の飲み会で当日キャンセルが増えるから）

参考になれば、、、

この回答へのお礼

回答ありがとうございました！

経過につきましてはNo.1さんへのお礼に書いた通りです。

非常に迷いましたが、お店へ電話した時に言う内容がありましたので、No.2さんをベストアンサーにさせて頂きます。

できることならお二人ともベストアンサーにしたい気持ちではありますが‥‥。

お二人とも、本当にありがとうございました！

お礼日時：2013/03/19 22:47

No.1 回答者： hirama_24 回答日時： 2013/03/18 10:55

料理を全員で食べないのなら

○○さん、おつかれさまです
飲み会のキャンセル、承りました。
お身体大事にしてください、なお当日キャンセルなので○○○○円が掛かりますので
後日、お支払いをお願いします。

とｃｃで全員に転送しておいてください、全員に知らせておいて証拠とします。

全員で食べて割り勘とするのなら、キャンセルの受付と身体の事を心配するメールを出しましょう

どちらになるかは、まず店に電話してキャンセルがどちらになるか聞いてから判断しましょう

社会人ならドタキャンしたら費用が掛かることは理解してますので説明は不要です。

幹事だけの責任にならないように、全員に知っておいてもらってくださいね。

この回答へのお礼

回答ありがとうございました！

店には料金の半額でキャンセルして貰いました。そして参加者と話し合った結果、体調不良もあり「お見舞い」の名目で折半することになりました。その旨を本人にメールで伝え、すぐに返信が来ました。本当に申し訳なく、次回の飲み会の時に支払いたいとありました(飲み会でしか会う機会はないので)。キャンセル料の件は本当に知らなかった様です。本人の気持ちもありますので、全額頂くか折半するか支払不要か、次回の飲み会の際にみんなで決めたいと思います。

アドバイス頂き、本当に感謝しております、ありがとうございました！

お礼日時：2013/03/19 22:40