保存期間をすぎた書類の廃棄について

年度が変わり、職場整理と引き継ぎの季節です。ついては、保管物の保存期間に関しての質問です。
一般に 「事務書類のファイルは３年保存、お客様の落とし物は半年保管」 とよく言いますが、これは、所定の保存期間がすぎたら捨てなくてはならないという意味でしょうか。それとも、所定の期間をすぎたら捨ててもよい （捨てなくてもよい） という意味でしょうか。

日常的にはどちらでも大差ないでしょうが、たとえは職場に監査が入って、保存期間をすぎた書類が大量に廃棄されずに残っていたら叱られるかどうか、という趣旨の質問です。
よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： AVENGER 回答日時： 2013/04/13 21:07

法律で定められた期間を過ぎたら、廃棄してもかまわないという事です。

保管場所があるなら、廃棄しなくても問題にはなりません。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
質問に合った回答で、助かります。

お礼日時：2013/04/14 00:08

No.8 回答者： g4330 回答日時： 2013/04/14 14:54

　

>日本語の質問ではありません。
日本語で書いてあるのだから日本語として理解するべきです。
日本語は日本人の文化に基いて作られたのだから日本人としての行動を規定するのにベストの文字です。
社内規定も、法律も、憲法も日本語で書かれてるし、習慣や常識と言われることも人々の頭の中は日本語で記憶されてます。

つまり、明文化されていようが、経験として記憶されていようが、日本人が普通に判断する基準に差は無いです。
　

この回答へのお礼

日本語の解釈論を聞いているのではなく、日本の法律ではどういう取り決めなのかという質問です。
あと、おもな回答が、廃棄しなくてもよい、廃棄してはならない、廃棄せねばならないの三択に、キレイにばらけていることについては？

お礼日時：2013/04/14 16:55

No.7 回答者： g4330 回答日時： 2013/04/14 10:36

　

>いや、ですから、内規でも何でも「焼却しなければならない」なのか、「焼却することもできる」なのかという質問です。
日本語では「焼却する」と書かれてれば、「焼却しなければならない」ですよ。
言葉には「する」と書かれてるのだから「しない」選択肢は無い

「例えば、給料は毎月27日に支給する」と規定に書かれてるでしょ。
あれは「27日に支給することもできる」で良いのですか？

お客さんの問い合わせに「調査の後に回答します」と答えた場合は「回答する事もできる」と判断するんですか？
　　

この回答へのお礼

日本語の質問ではありません。

お礼日時：2013/04/14 12:39

No.6 回答者： seble 回答日時： 2013/04/14 09:40

＞７年保存が義務づけられているものの話をしておりません。

だから何？君はそんなに偉いのかね？へぇ、そいつは恐れ入谷の鬼子母神。

＞一般に 「事務書類のファイルは３年保存、お客様の落とし物は半年保管」 とよく言いますが、
＞職場に監査が入って・・・法律ではどうなってるのかという

一般に？一般という法律は無い。何の法律に基づく監査？

この回答へのお礼

この質問内容で、そこまでヒートアップする人も珍しい。（苦笑）

お礼日時：2013/04/14 12:31

No.5 回答者： seble 回答日時： 2013/04/13 22:21

その文書次第ですよねぇ。

税務書類は7～5年の保存が義務付けられていますから3年で破棄したらアウトですし、他の問題での訴訟の可能性などを考えると、一般の事務書類なら3年で破棄して良いという考え方には賛成しかねます。
落とし物も、8ヶ月ぐらい経ってから探しに来て、弊社では半年で廃棄する規約なので、と慇懃無礼に追い返すのと、
いえ、取っておいてありますよ、というのと、どちらが印象良いでしょうか？
JRみたいな殿様商売やるんならそれで構わないでしょうけどね。
（確かに、100円傘なんか取っておく必要無し）
ああ、市役所なのですね。お役所仕事だからな。

この回答への補足

外からみた印象の話をしていません、法律ではどうなってるのかという質問です。

補足日時：2013/04/14 09:01

この回答へのお礼

７年保存が義務づけられているものの話をしておりません。

お礼日時：2013/04/14 00:15

No.4 回答者： PHONY1 回答日時： 2013/04/13 21:14

あなたの会社のコンプライアンスについて、大至急、法務関係の部署に確認しなさい。

あなたの「一般的」なイメージで大切な書類か、くず書類か分からないものを自分の判断で処分する行為は個人情報保護法違反や職務規定違反に抵触するでしょう。
引き継ぎでこのことに関して、上司等から何の指示もなかったのか？
どういう会社か知らないが、あなたの会社と関係がある者が、あなたのこの質問を知ったら、訴えるだろう。

この回答へのお礼

大切な書類であろうが、くず書類であろうが、所定の保存期間を終えたものを捨てるか否かという話です。

お礼日時：2013/04/14 00:13

No.3 回答者： g4330 回答日時： 2013/04/13 21:13

　

書き忘れ
昔、ISO9001の認証監査のとき、社内規定に
「保管期限は発行日から3年後の月末とし、それを過ぎた物は焼却する」
と書いてあったのに4年前の書類が見つかった。
「御社は標準を守る気が無いのですか」と指摘を受けた
　

この回答へのお礼

ということは、捨てなければならない
という見解ですね。

お礼日時：2013/04/14 00:59

No.2 回答者： g4330 回答日時： 2013/04/13 21:09

　

普通は社内の規定で決めます。
保管期限は発行日から3年後の月末とし、それを過ぎた物は焼却する

規定などは、改版があった時の旧版は旧版と表示したファイルに保管する

など
　

この回答へのお礼

いや、ですから、内規でも何でも「焼却しなければならない」なのか、「焼却することもできる」なのかという質問です。

お礼日時：2013/04/14 00:10