会社の資料室等の鍵紛失後の対応について

総務関連、施設管理関連のお仕事をされている方、よかったら皆さまの会社の実情を教えてください。

私は総務を担当してから２年になりますが、会社の鍵管理のことで悩むことがあります。
私の会社では、ロッカールームや資料室等については常時施錠しており、関係する利用者数人に入口の鍵を渡して出入りしてもらっています。（カード式とかそんな最新のものではありません(^_^;)。普通のシリンダー鍵です！）
そんな管理の仕方をしているので、誰かが鍵を紛失した場合の対応に悩むところです…。
前任者からは、『予備キーをもとに鍵を複製して渡してあげればよいよ』との申し送りだったのですが、正直「本当にそれでいいの？？」といつも思ってしまいます。
だって、常時施錠してあるってことは大事な物が入っているということ。
鍵を失くしたってことは、万が一悪意ある人が拾えば、その大事な何かを盗むことだってできるということです。

ただその万が一のために、数万円もかけてシリンダーごと変えて、利用者の鍵を全部交換するのかというと…う～ん…やっぱり悩みます。
しかし会社の危機管理からすれば、お金や手間がかかろうが、全部交換したほうがいいと思うし、再発防止のためにも費用の一部を失くした本人から徴収してもいいのでは？と思う次第です。
そもそもナンバーロック式にしたり、カード式にしたりシステムを変えればいいのですが、そこは幹部の英断(費用)に期待するしかないので、諦めてます(-_-)

というわけで質問。
皆さまの会社では鍵を紛失された時の対応はどうされてますか？
規程などがあれば、その内容なども含めて教えてもらえたら嬉しいです！

No.2 回答者： yosifuji20 回答日時： 2013/06/17 14:38

先ず鍵は会社の資産ですから、その紛失は本人の責任です。

その場合は紛失の事情を調べてから、見つからなければ本人から始末書を取るくらいはしても良いと思います。
スペアを作るかどうかは会社の考え方ですが、退職者が持ち出すことなどを考えると安易にしてはいけないことです。
これは会社の方針として決める方が良いと思います。もし錠全体を交換の場合はその費用の一部は紛失した本人が負担するようにしても良いと思います。
ただ始末書や費用負担は社内規定で決めておかないと労働基準法違反の恐れがあります。

ちなみに私が以前いた会社で良く更衣室のロッカーの鍵の紛失があり、この時は本人の実費負担でスペア作成ということでした。

この回答へのお礼

ありがとうございます！
私もスペアを安易に作ること自体、抵抗がありました。
すでに過去に何本作ってあるかもわからない状態です(-_-)（危機管理がひどい）
それって、開けっ放しとあんまり変わらないような…と思っていました！

労働基準法違反の恐れですか(*_*;
たしかにそうですね！
貴重なご意見に感謝します！！
始末書、本人負担を視野に入れた規程を作成して会社に提案してみようと思います(^^)/
本当にありがとうございました！

お礼日時：2013/06/17 15:12

No.1 回答者： kks_no_gen 回答日時： 2013/06/17 14:32

そうそう鍵が無くなることが不思議ですが。

。

既に悪用されていることはありませんか？本当に無くしたのか、鍵管理が甘いから無くしたことにして悪用している者がいる・・・なんてことに。

さて、無くしたら弁償。シリンダーごと替えるにせよ無くした者になんの負担もなければ、注意して取り扱わないのが人間。
弁償（全額じゃないにせよ）制度を公表するだけである程度抑止できると思います。

そして無くさない工夫。キーホルダーはしてますか？　ポケットに入らないサイズとかでかいキーホルダーなんかは旅館の鍵でもよく見かけますよね。
あとは、首からぶら下げるネックホルダーにキーを付けて渡す。置き忘れた落とすことは通常考えられません。
こうした対策をした上で、弁償制度にされてはどうでしょうか。

もし、本当に重要な保管庫ならば、開錠施錠の立ち会いが必要でしょう。そうでもない保管庫なら「しつけ」の問題だと思います。

ご参考まで。

この回答へのお礼

ありがとうございます！
とても参考になりました！！

そのとおりです。
すでに悪用されていても気付いていないだけかもしれません。
多くの人が善人だと思いますが、会社の危機管理ってその反対を想定しておかないといけませんよね…(*_*;

私も鍵の紛失が意外と多いこと（といっても、後でポケットにあっただとか、車の中に落ちていたということがほとんどですが(^o^)）に、社員の意識が低すぎると思っています。
ただどうやっても紛失ゼロにはならないでしょうね…人間ですから。

なるほど！！
失くす前の対策ですね！！！
会社側も打つ手があるわけですね。
質問してよかったです＼(^o^)／
大きなキーホルダーという発想はありませんでした！
本当にありがとうございました☆

お礼日時：2013/06/17 15:25