他部署の依頼

Question

よろしくお願いします。

弊社には５つの部署があります。

その１つの営業部署の課長「Aさん」の依頼の方法に、
大変迷惑しています。

具体的には、「そうお願いしていたはず」、「そちらがやるべき」など
何も事前に話し合いもしていないのに、さも責任が私の所属部署に
あるように押し付けたり、

押し付けた挙句、「きちんと報告しろ」、「早くしろ」など
上から目線であったり、下請けのような文面をメールで送られ、気分が悪くなります。

※Aさんは、メールばかりで直接話をしようともしません

言った言わないの話ですが、その責任の一端はAさんにもあります。

Aさんとしては、自身の利害しか考えておらず、こちらの業務状況など
考慮されていません。

私の部署もそう言われて慌てて着手してしまうところが、良くないと感じます。
（人の良い、おとなしい人が多いのです）

今後は、以下のように交渉し合意の上で、期限や計画を決めて
着手する、という方法に変えていきたいと考えております。

・着手前に「言った言わない」となった経緯や原因を双方で整理する
・双方の業務状況を踏まえ、作業計画を調整し合意する
・そもそも依頼や調整内容はメールなどに残して頂く
・期限に対し間に合わないようであれば、代替え案を双方で検討する

など考えておりますが、上記の経緯もふまえ、客観的に
「こうしてはどうか」などアドバイスを頂けますと助かります。

先ずは一方的な言われ方を辞めさせ、会話や調整ができる関係にしたいと考えています。

こうした部署間のいがみ合いのある会社は、周囲のモチベーションも
下がりますのでなんとか改善したいです。

key00001 · Accepted Answer

「言った/言わない」は、いわゆる「水掛け論」で、答えは得られません。

従い、成果などの答えを要求するビジネスや職場で、「言った/言わない」の口論を仕掛けるヤツは、「バカ」「無能」の類いと考えて下さい。

「当方は聞いていません。これ以上、その話しをしても『水掛け論』で、生産性は皆無です」と打ち切れば良いです。
また、「アナタは『言った/言わない』の話しが多過ぎます。今後もそう言う状況が継続するなら、甚だ不毛・非効率なので、これからは、こちらへの要求事項は、全てメールか、書類化して下さい。」で終わりです。

「〇〇すべき」などと言う「べき論」も、複数部署間では禁句で、ご質問の状況の如く、対立構造の原因になります。
対立構造になる理由は、一方の当事者が「越権行為」をしているからです。
そもそも「〇〇すべき」などと言えるのは、たとえば両部署を所管する役員や部長などであって、一方の当事者の意見は、相手の合意が得られなければ、たちまち対立するのは自明の理です。

本来、職場とは「自分の責任を全うする」人間が集うべき場所ですが、その課長さんの根底は、質問者さんの仰る「自身の利害」とか「責任転嫁」であって、職場にはふさわしく無い人物ですからね。
会社組織などは、そう言う個人の性格や資質に帰属する悪性（属人性）は、排除せねばなりません。

問題解決は、部署間を横断する業務においては、「その課長を外す」が最も簡単で有効な手段かと思いますが、管理職を名指しで「外れろ！」なんてことは言えませんし、会社の中にはいろんな人が居ますので、それらの属人性や多様性を排除するのが、「ルール化」や「フォーマット化」です。

質問者さんの考えておられることも、それに該当します。

ただ、それらを進める上で、最も問題なのは、その課長自身が抵抗するであろうことです。
その課長こそが、属人性で何とか仕事をこなして来たワケで、それを排除され、責任所在の明確化などをされたら、一番困るからです。
中身は、質問者さんが考えている様なコトで概ね良いのですが、それを押し進めるのが難しいと思いますよ。

それをやるためには、現状の問題点などを明確に整理し、その対策として用いる新しいルールやフォーマットが優れていることは無論のこと、何よりは、やはり本来「〇〇すべき」などと判断する立場の、賛同や許可が必要かと思います。

尚、質問者さん案の骨子は良いですが、ちょっと「双方」が多過ぎる様に感じます。
たとえば、要求部署の希望納期が対応可能な場合、双方での検討は不要だし、対応不能な場合、揉めるに決まってますので・・。

たとえば標準的な納期設定などを決め、標準納期以内での緊急時のみ、別ルール，別フォーマットで運用するみたいなやり方にすれば良いと思います。

そうすると、別に急ぎでも無いモノまで、緊急フォーマットで指示してきたりしますので、その場合は「部長印を貰う」みたいにして、ハードルを上げておけばＯＫです。

双方の話し合いも大事ですが、最も大事な話し合いは、ルール化などに際し、お互いが納得することで、日々はなるべく連絡が少なく済む様にして、後は月次の連絡会議くらいで済ませる方が理想では？と思います。

mairyonao · Answer

たまにそういうことありますね。
おとなしくて文句も言えない人や部門には
強気でいる人。

たぶん、、、想像ですが
質問者さんの部門がおとなしい人ばかりってことは、
いくら話し合いで今後のやり方を合意したとしても
元に戻っちゃうんじゃないかな～と思うんです。

最初の一歩として、書かれておられる
やり方の内容で良いとは思いますが、
その一方で何を言われても屈しない、
あるいは反撃出来るように精神を鍛えておかなければ
ならないとも思いますよ。

そのAさんとやらは課長のようですが、
上に部長はいないんですか？
言える人がいたら、Aを飛ばしてその上の人に
文句言って一方的なことを止めさせるんですけどねぇ。。

guess_manager · Answer

いやーな気持ちになりますね。同じ会社で働いているのに楽しくないですよね。

こういう場合は、組織の縦関係を使いましょう。

まずは、直接、Aさんに文句をいうのではなく、あなたの部署の責任者から、Aさんの部署の責任者に対して文句を言いましょう。「業務改善要望書」というタイトルにすれば、そうとうきつい感じのクレームになります。

要望書を出した後は、しかるべく会議を持ちましょう。これまでの無茶な要求が、会社全体からすれば必要な措置であり、実は質問者様の部署がサボっていると見られているのかもしれません。とにかく対面で話し合いをしないことには始まりません。

その席で、質問者様が考えておられるような手順で、正式な依頼書、計画書といった文書のやりとりで確認し合うことの合意を得るようにがんばりましょう。手間がかかって相手は嫌がるかもしれませんが・・・。

それでも部署間の対立になるようならば、もっと組織の上部に訴えるしか無いかもしれません。

他部署の依頼

「言った/言わない」は、いわゆる「水掛け論」で、答えは得られません。

たまにそういうことありますね。

いやーな気持ちになりますね。

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