電話の取次ぎ、誰宛なのかすぐ忘れてしまう

社会人2年目です。

電話の取次ぎを良くするのですが、
連続でかかってくることが多く、
メモを取っているうちに誰宛の電話だったのか
忘れてしまうことが多く困っています。

A先輩、B先輩、C先輩が居るのですが
取次ぎ内容のメモを取っているうちに
誰宛なのか忘れ、
そして、メモを書いたかどうかも忘れてしまいます。

（一旦、ただのメモを書き
　次に付箋等に書き直します。）

全ての案件　メモとってもいいのですが、
その場で取り次げるものもあるため、
やはり、どれを取り次いで、どれを取り次いでいないのか。
分からなくなり、混乱してしまいます…。

何か良い方法はありませんか？

現時点考えているのは、

相手　　取り次ぎ先　　内容　　時間　取次ぎ

という表を作成し、
取次ぎした場合は取次ぎのところに○を書く…など
しようかと思っています。

でも、これだと毎回コピーしないといけないため
紙の無駄遣いになってしまうかな？と思っています。

何か、他に方法があれば、よろしくお願いします。

No.1 回答者： kyoromatu 回答日時： 2014/07/28 11:03

それはいささか心配ですねぇ　もう2年目でしょ

そんな程度は慣れて普通でしょう。

大袈裟ながら若年性認知症も疑って
一度物忘れ外来か精神科で相談したほうが良いかも知れませんよ

参考URL：http://jyakunen.com/ninchi/check.html

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
2年目とはいえ、10月で働き始めて2年目突入でしょうか？
10月まで研修でしたので…

最近物忘れも激しいため、
色々脳トレとうやってみようと思います！
ありがとうございました＾＾

お礼日時：2014/07/28 11:22

No.2 回答者： yasudeyasu 回答日時： 2014/07/28 11:03

＞全ての案件　メモとってもいいのですが、

＞その場で取り次げるものもあるため、
＞やはり、どれを取り次いで、どれを取り次いでいないのか。
＞分からなくなり、混乱してしまいます…。

すべての案件、メモを取ります。（メモ帳に）
その場で解決したものはゴミ箱行き。
取り次ぐものはメモ帳を切り離して
先輩の机の上の目立つ所に置く
（机がきたなければ、まぎれないように
先輩のパソコンのディスプレイにセロテープで貼るのもアリです。）

お客さまからの指示が正しくつたわらないと
トラブルにつながることがあります
電話の取り次ぎはそれくらい重要な業務ですよ。


＞A先輩、B先輩、C先輩が居るのですが
＞取次ぎ内容のメモを取っているうちに
＞誰宛なのか忘れ、
＞そして、メモを書いたかどうかも忘れてしまいます。

＞（一旦、ただのメモを書き
＞　次に付箋等に書き直します。）

付箋などには書き直さない。
メモ帳に書くか、初めから大きな付箋に書きましょう。
縦１０ｃｍ横１０ｃｍくらいの付箋が普通に売っています。（もっと大きなものにも）

すべての案件のメモを取るのはお客様の名前を復唱するのと同じで
・名前を間違えない、失礼がない為
・お客様の名前を覚える為
でもあります。

お客様の名前と担当の先輩の名前を
覚えていると、
しばらく取引がなくて久しぶりに掛かってきた時も
すぐ取り次いで対応できますので。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

情報不足で申し訳ありません。
基本的に、同じ会社（またはグループ会社）の人から私の部署にかかってきます。

お客様の名前はだいぶ覚えてきており、
間違えることはあまりありません。

ただ、同じ人であっても、
昨日はA先輩、今日はB先輩あてだったり、
状況によって、違う人への電話だったりします。
（良くあることです）

メモを取ることは大丈夫なのですが、
やはり渡す相手が分からなくなります。
私にいこうとすると電話がかかってきて、
取り次いでメモを取っているうちに
さっきの電話は誰先輩宛だったか？と忘れてしまうことがしばしば。

さすがに、先輩の名前を付箋に書いておくわけにも行きませんし…

また、エコを心がけよう！という風になってきていますので
その方法を使ってしまいますと
1日に付箋1/3はなくなってしまいそうです。
3日で1つ使い切ると…先輩に怒られそうです。

「全ての案件、メモを取ること」は
心がけていきたいと思います！

ありがとうございました＾＾

お礼日時：2014/07/28 11:29

No.3 回答者： yasudeyasu 回答日時： 2014/07/28 11:13

回答２の続きです。

http://img.allabout.co.jp/gm/article/295804/memo …

このメモなら、一番上に「○○様へ」があるので
誰宛か忘れません。

http://allabout.co.jp/gm/gc/295804/

この回答へのお礼

再度回答頂きありがとうございます。

テンプレートを自分でも作成してみようと思います＾＾
ありがとうございました！

お礼日時：2014/07/28 11:31

No.4 回答者： koukouke 回答日時： 2014/07/28 11:24

わたしも使ってますが、電話メモ専用の付箋が便利ですよ！

参考URL：http://www.mmm.co.jp/news/2010/info/20100114.html

この回答へのお礼

回答ありがとうございます！
良いですね＾＾
でも、少しお高い（笑

検討します。
ありがとうございました！

お礼日時：2014/07/28 12:11

No.5 回答者： asano_nagi 回答日時： 2014/07/28 11:31

取り次ぎというか、伝言ですね。

この場合、絶対必要なのは、順に

・誰から
・いつ
・誰に

です。
もちろん、内容も大切ですが、「誰から」さえわかれば、「誰に」すら推定することができます。
「誰から」がわからなければ、そもそも、打ち手がありません。
※「いつ」は、電話が終わったときとかに、時刻を書き添えることになりますが。

なので、「メモをとるうちに、誰宛なのか忘れる」のではなく、メモの内容がおろそかになったとしても、「誰から」「誰へ」を最優先で書いておきましょう。
また、「誰へ」が、３人程度に絞られているのなら、「誰へ」の部分をチェックするだけにしておくとか、（かぶらなければ）イニシャルだけにするとか、あるいは、普通の電話は「誰々さんいますか？」でかかってくるはずですから、メモを三冊持っておくのも有効です。

そして、既にあるように、「メモを転記する」のは無駄なのでやめましょう。
メモを転記している内に次の電話がかかってきたら、だれでも、何かを忘れます。

人は、焦っているときに、完璧を期そうとすると、何かが漏れることが往々にしてあります。
だから、「本当に大切なこと」だけに集中しましょう。

あと、常時パソコンに向かっている環境で、紙に書くよりタイプする方が早いなら、メッセージソフトも有効です。
IP Messanger ( http://freesoft-100.com/review/ip_messenger.php ) とか。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
イニシャルですが、先輩3人とも同じイニシャルでして
区別しにくいです。

メモは、転記する内容は全て書いてあるので
時間の無駄かもしれませんが
紙の無駄遣いは避けられると思っています。
だから…誰宛なのか忘れてしまうのですが…

A先輩、B先輩等のマークを作り、紙に書いていこうかなと
思います。

ありがとうございました＾＾

お礼日時：2014/07/28 12:13

No.6 回答者： phj 回答日時： 2014/07/28 12:08

自分専用の電話取次ぎ帳を作るといいと思います。

大きさは、Ａ４の紙から９枚ぐらい取れるようにすると、１枚あたりは普通のメモ用紙と同じになるでしょう。

そこに
－－－－－－－－－－－－－－－－－
取り次ぎ先
Ａ　　Ｂ　　Ｃ
日時　　
　　／　　　　　　：

お電話先
「　　　　　　　　　会社」
「　　　　　　　　　　様」
電話番号
「　　－　　　－　　　　」

用件






□至急　連絡ほしい
□お電話ください
□電話あったことお伝えください。
－－－－－－－－－－－－－－－－－

のようなものをパソコンで作って、切って束にして使います。

重要なのは「定型」で「絶対に聞かなければならない」ものは、書くのではなく「選択」するようにすることです。

たとえばA先輩、B先輩、C先輩の電話しか取り次がないなら、ＡＢＣと書いて丸をつけるようにすれば、電話を受けながら１秒もかからずにチェックすることができるでしょう。

また、取次ぎ内容も、取り次ぎ先→電話先（会社名・お名前・連絡先）→用件→緊急度という形にしましたが、この順番も必要なら工夫できますし、後株・前株などが重要なお仕事なら、会社名の欄に
「株・有　　　　　　　株・有」のように○をつけることで、簡略かしつつ、確実に確認することができるようになります。

このような定型のフォーマットを作っておけば、コピーして何枚でも使えますし、Ａ４から９枚ぐらい取れれば、付箋よりも安いでしょう。

覚えられない仕事とか、作業などは、定型化してチェックできるようにするのが一番です。

メモ帳するの手間がかかりますが、ミスが限りなくゼロになるのですから、それぐらいの手間をかけてもいいでしょう。
ちなみに、文房具屋に行くと、切り取り線を入れるカッターなどもあります。

No.7 回答者： asano_nagi 回答日時： 2014/07/28 14:00

No.5 です。

一言だけ。
「紙の無駄」を気にされているようですが、伝言を間違えることで、お客様に迷惑をかけるとか、連絡が漏れるとか、そういう損失は、「紙の無駄」程度の金額で済まないはずです。
あなたの仕事は、「（たとえば）事務を円滑に、漏れなく実行すること」です。
「紙の無駄をなくす（ことで、いくつかの伝言が伝えられなくなること）」ではないはずです。

ついでにいえば、自分の「時給」って、計算したことがありますか？
※もともと時給でなければ、基本給÷労働時間とか

もしも、あなたが、メモを転記する時間（たとえば、１分）として、時給869円（東京都の最低賃金）と仮定するとメモの転記だけで、14円ほどの金額を使うことになります。
その間、ほかの仕事ができるとすると、１枚10円のメモ用紙を使ったとしても、転記の時間をなくした方がいい（４円お得）という考え方もできます。

No.8 回答者： doorakanai 回答日時： 2014/07/28 21:41

A先輩、B先輩、C先輩　の名前が

AHO,BAKA,CHINPO　だとしたら
メモの頭に「あ」「ば」「ち」最初の1文字だけ書きます。
部長なら「部」だけ。
同姓の人がいたら、下の名前を1文字書き足すのみ。

全ての案件をメモします。
電話を切った後で日付と時間を書きます。
取り次いだかどうかはメモの隅に「ワタシタ」「OK」とでも書いておきます。
電話片手に書くメモなんてグチャグチャな字なので
渡す用に別の紙に清書します(裏紙使うけど)。
なのでコピーはいちいちしません。

グチャグチャなメモは自分用にとっておきます。
渡したメモをなくされたら困りますからね。

用件その他を頭の中に入れておこうとするからそうなります。
日時・名前・用件は全て書き
頭に入れるのはどの客の担当が誰なのか、大体今どんな案件が動いているのか　程度です。

No.9 回答者： processingdepot 回答日時： 2014/07/28 23:15

あなたが作ろうとしている表は、電話メモとして市販されています。

記入項目の位置が一定ですし、1枚ずつはがせるので効率がいいです。
最初の1冊だけでも自腹で購入してみてはいかがでしょうか。