現金出納帳 立替金

児童クラブでお仕事をしています。
夏休みの行事費は、子供の参加した行事に応じて費用を計算し、夏休みの終わりに親に請求します。それまでの間、担当者が立て替えてましたが、金額も5万を超えますので、他の予算（会計）から出して、集金後戻すようにしたいと思うのですが、会計をどうのように処理すればよいのか分かりません。
立替金として処理できますか？
立替金としたとき、会計簿への記入の仕方や領収書の扱いはどのようにしたらよいでしょうか？
決算報告書を作成するとき、立替金はどのように記入すればいいでしょうか？

児童クラブの会計は自治会の会計程度だと思います。
会計に不慣れで、立替金という項目が適切なものかどうかも分かりません。どなたかよい処理の仕方を教えて下さい。よろしくお願いします。

質問者からの補足コメント

• 

  ＞「なんらかの現金がないと、費用の支払いができない」ので、その現金をどこかから借りてきていると考えればよいのです。
  そうなのです。夏休みの行事を担当する人が、お金を持っているクラブ費会計からお金を何万か預かって、保護者から集金したら預かったお金を返すとしたいのです。
  親御さんに対しては、
  ＞クラブで払った総費用がこれだけあると領収書をそえて証明して、それを親御さんが負担する・・
  おっしゃる通りの作業をし、集金するのですが、
  このようにしたい時には、クラブ費からどんな科目で支出し、処理すればいいのかが分からなくて。
  立替金ではダメなのですね。
  なかなか理解できなくてすみません。どのような科目で処理すればいいでしょうか？
  そもそも出来ない相談でしょうか。

  No.3の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2017/02/19 14:48

No.6 回答者： hata。79 回答日時： 2017/02/20 23:58

「どのような科目で処理すればいいか」とのご質問に。

会社のように、決算を組んでその承認を得て、その後税務署に申告しなくてはいけないという訳ではないんですよ。
「お金をどのように使ったか」という費用が嘘でなければよく、そのために領収書を保管しておくわけです。
出金の際に、企業会計で使う勘定科目なんて使わなくていいのです。
支払った先を記載するのでかまわないと思いますよ。

例
何月何日　　ダイソー。紙コップ他　　２，１６０円
何月何日　　お弁当代　　　　　　　　４３，２００円

てな具合で良いんです。
上記を簿記仕訳ですと、消耗品とか使うことになりますが、無用。
科目なんていらないんですよ。

「なんのためにお金を払ったのか」が分かれば、親御さんたちから「というわけで、頭割りでいくらになりますので、お願いします」と言えます。

ここでダイソーやお弁当屋さんへの支払いを「立て替えている」と考えると、誰が立て替えているんだという話になってしまうのです。
とりあえず「金がない」は話にならないので、クラブ会計から預かるわけです。

何月何日　　クラブ会計から預かり　　１００，０００円
これで充分です。
この後は「お金は出て行くだけ」なのですから、いつ何に使ったかを記録するだけ。

少し計算をするならば、
１０万円ー「領収書の金額の合計」＝現金残高
となるわけです。

領収書の金額の合計を「親御さんの数」で割り、お金を貰います。
これを現金残高を足すと「１０万円」となります。
ならないと困ります。

ただし、ここでクラブ会計から「１０万円渡すけどさ。５万円は返してくれなくていいから」
と言われたら「領収書の金額の合計ー５万円」を親御さんの数で割って出た金額を親御さんから徴収すれば良い話です。

「なあんだ。それだけのことか」と思うぐらいの話ですよ。

これね、立替金という概念を使いだすとウダウダになるんです。
ダイソーに支払ったお金も立替金になってしまうので、出金が全部立替金になってしまう。
「ややや、どうしたらいいんだ」となるんです。

お金がないという集団にお金を立て替えて払ってるのは「クラブ会計」ですから、クラブ会計から現金を預かってる「会計係」は立替金という科目を使う必要はないんです。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
帳簿にはそのまま使途を記入しようと思います。一時的に貸して戻ってくるものなので、そんなに難しく考えなくてもいいのですね。1年間、頑張って会計の仕事をやってみます。

お礼日時：2017/02/21 23:27

No.5 回答者： ラサム 回答日時： 2017/02/19 17:09

すみません、№４の回答は渡したお金が使われて戻ってくる金額が違う内容になっていますので間違いです。

なかったことにしてください。

No.4 回答者： ラサム 回答日時： 2017/02/19 16:19

担当者にいくらかのお金を預けて、後でまったく同じ金額が戻ってくるなら、「仮払金」として処理するといいかもしれません。

担当者からお金が戻ってきて使い道が分かったら、それぞれ仮払金から何々費に振り替えて、残金があったら現金に戻します。

担当者に預けた時：
○月○日　仮払金　５０，０００円　／　現金　５０，０００円

戻ってきた時：
○月○日　○○費　２０，０００円　／　仮払金　２０，０００円
　　　　　○○費　３０，０００円　／　仮払金　３０，０００円
　　　　　現金　　１０，０００円　／　仮払金　１０，０００円　（１万円残金があった場合）

貸方（右側）は　仮払金　５０，０００円　でもOK

No.3 ベストアンサー 回答者： hata。79 回答日時： 2017/02/19 09:13

立替金は「あなたお金がないの。

ちょっと貸して融通してあげるわ」という相手が使う科目。
そのお金を受け取った方は、借入金です。

費用の支出をして、その後親御さんから集金した際には、単純に現金が増えるだけです。
最後に残った現金から「借入金」を借りた部署に返すだけです。

企業であれ、今回のような「児童クラブの会計」であれ、現金について「立て替える」ことは多いのですが、そのお金を払ってる人から見ると「立替金」ですが、お金を受け取ってる人にすれば「借入金」です。
これを誤ると「クラブのお金をどこかに立て替えているのだから、それを返してもらわないといけない」という話になってしまいます。

借りたお金を「貸付金」としたら、あべこべですよね。これと同じです。

いっとう初めに「なんらかの現金がないと、費用の支払いができない」ので、その現金をどこかから借りてきていると考えればよいのです。
会計を担当してる人が立て替えて払ってる場合に「立替金」としてしまうとあきません。
児童クラブからみたら「〇〇さんからの借入金」です。

ここで用意できたお金をあれこれ払って、領収書が残ります。
これを「あれこれ支払があったので、親御さんが費用負担をしてください」という費用割り振りをするのです。
百円均一などで買ったりしたさいには「消耗品」です。
これを、これまた「立替金」で処理してしまうと、すべての支払いと受け取りが「立替金」になってしまうので、わけがわからなくなります。

最後には親御さんから貰うから「立て替えておく」という考え方をしてしまうと、クラブが親御さんに貸付してる話になってしまいます。
クラブで払った総費用がこれだけあると領収書をそえて証明して、それを親御さんが負担するというだけの話です。
間違っても「親への立替金」としないように。
ウダウダになってしまいます。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
自分の理解力のなさが恨めしいところです。
補足しましたので、よい方法があれば教えて下さい。

お礼日時：2017/02/19 15:44

No.2 回答者： ポンポン太 回答日時： 2017/02/18 17:21

児童クラブに会計はいないのですか？予算からいくらか預かっておくわけにはいかないのですか？

この回答へのお礼

ありがとうございます。
会計はありますが、保護者の方から集金するお金なので、一時的にクラブの他の予算から立て替えてと考えてみました。
質問の仕方が中途半端でした。もう少し考えてみます。

お礼日時：2017/02/19 14:54

No.1 回答者： ラサム 回答日時： 2017/02/18 17:17

立替金は本来払う必要のないものを一時的に支払った時に使う科目なので、この場合は適切ではないと思います。

回収するお金でしたら、「未収金」を使う方が適切だと思います。
立て替えている人から領収書を受け取ってお金を渡し、領収書の日付で処理をしますが、費用科目を立て（借方：行事費、貸方：現金）、費用科目を未収金に振り替えます（借方：未収金、貸方：行事費）。二行の仕訳になります。
後日お金が回収できたら、その日付で未収金を相殺する仕訳をします（借方：現金、貸方：未収金）。
決算までに戻らなかった場合は、貸借対照表に未収金の科目として残ります。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
質問の仕方が分かりずらくてすみません。補足を入れましたので、何か良い方法があれば教えて下さい。

お礼日時：2017/02/19 15:34