集金方法について

集金業務や町内会費などの集金をされたことのある方に質問です。計算などに弱く、お金の仕組みなどがとても苦手です。
二年後に町内会の班長をやることになっています。
その際の集金方法についてなのですが、おつりを用意するとしたらあらかじめ金額を把握して持参しなければなりませんか？最後に集金金額から持参したおつりを引けばいいのでしょうか。
数十件回るのですが、その中で頂いた金額がおつりの必要な金額があったとしたら、最終的に合計金額があってるかの計算はどのようにしたらいいのでしょうか。例えば4500円の集金で一万円の場合など。自分で両替してから計算すればいいのでしょうか。
また、集金して行くうちに頂いた小銭からおつりを出しても最終的には計算は合いますか？
頭がこんがらがってしまいまとまらない質問ですみません。
どなたか教えて頂けると助かります。

質問者からの補足コメント

• 早速のお返事どうもありがとうございます。回答頂けて少し心が落ち着きました。
  理解できてるか不安なのですが、とりあえず13000円を自分で用意して(集金金額と混ざらないように別にする)、おつりが足りなくなったら集金金額の中からおつりを出すと言うことでよろしいのでしょうか？
  頂いた金額から自分で用意したおつりを引いた金額と、人数分×4500円が合えば間違いなく集金できてると言うことで合ってますか？苦手ですみません。。
  捺印されたお宅だけに伺うのはとて効率がよいですね。ありがとうございます。捺印のなかったお宅は別日に伺うような感じでしょうか？

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2023/01/14 19:44

No.3 ベストアンサー 回答者： joypeet 回答日時： 2023/01/14 19:56

合っています、たいていの人はいつものこととお釣り無しで用意してくれますので釣銭はそんなにいりません。

　町内会に入るのは強制でないので　捺印していない所は脱退されたというので行っていません
いちいち　ご参加いただけますかと聞くのが嫌なので捺印してもらった所だけ行くようにしています
この先　赤十字　社会福祉　赤い羽根と集金業務がありますのでこのシステムにしました。
№2の町内会も参考になさってください。目からうろこのシステムでもっと早く知っておきたかったと思いました。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
分かりやすくご回答頂けてとても助かりました。
No.2の方の回答も参考にさせて頂きます。
はじめての質問でしたが、とても助かりました。ありがとうございました。

お礼日時：2023/01/14 20:00

No.2 回答者： trajaa 回答日時： 2023/01/14 19:23

そういう集金の際には『お釣りの出ないよう準備して持参ください』とするのです

お店で商品を買うとかのように計算してみなければ金額がわからない話ではなく
事前に資料とか配布して○月○日に金〇〇○円を班の集金担当まで持参くださいと連絡するのでしょう

お釣りの準備とか集金担当の負担になるようなことは、禁止とするのです
どなたも集金担当を順番にすることになるのですから
『お互い様』ということでルールを作るのです

そうすれば、面倒なお釣りなんて準備する必要ありません

うちの町内会ではそういうルールは何十年も前から決められているのでそれが普通になっています

この回答へのお礼

ご回答頂きありがとうございます。
事前に資料などを作成してできるだけおつりのないようにお願いして乗り切りたいと思います。
負担が少しても減るように皆で工夫してやっていけることを目指したいです。
とても助かりました。回答頂けて少し気持ちが楽になりました。どうもありがとうございました。

お礼日時：2023/01/14 20:04

No.1 回答者： joypeet 回答日時： 2023/01/14 19:15

町内の人の名簿を作ります

お金をもらった人の所に〇をつけます　
お釣りは5500円を二つ透明の袋に入れます　合計11000円
500円を4つ作ります　　　2000円　　立替金は13000円です
これを集金専用に選んだ箱に入れます
後は1万円出した人に5500円のお釣りを渡し
5000円の人には500円をわたしてその都度名簿にしるしをつけて
集まったお金の中から13000を　引いた金額と
支払ってくれた人の数×4500が一致すればいいと思います。
お金を集めるという時は　町会費を何日に集めます
ご参加くださる方は　下記に捺印をしてご用意ください
という回覧板を回して捺印されている人の所だけ決めた日に行くと簡単です。