【秘書検定2級】の質問 秘書Aの上司は近くのクリニックへ行っていて、あと30分ほどで戻ってくる。そこ

【秘書検定2級】の質問

秘書Aの上司は近くのクリニックへ行っていて、あと30分ほどで戻ってくる。そこへk社のL氏からの紹介状を持った客が上司を訪ねてきた。K社はAの会社の取引先である。このような場合、Aはこの客にどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）用件を尋ね、それによってクリニックに電話をし、上司を呼び出してもらって指示を得る。
4）上司は外出しているので、用件によってはK社の担当者が話を聞くこともできるがどうするかと尋ねる。

解答は”4”です。

分からない事↓↓↓

○2）は、上司を呼び出すほどでは無いということですか？不意に来た客だからですか？

○4）上司を訪ねてきたのに、なぜK社の担当者に話を聞く必要があるのですか？
また、担当者とは何の担当者なのでしょうか？

○一般的に紹介状を書く時は相手先に許可を貰ってから書きますか？


なぜ4が正解なのかわかりません。
教えて下さると嬉しいです。

質問者からの補足コメント

• 皆さんありがとうございます。
  緊急でもない限り呼び出さない、紹介状については理解できました。
  
  しかし担当者がイマイチ理解できません…
  紹介された来客はK社の社員なんですか？違う会社の人ですか？
  そこがよく分かりません。
  
  担当者に何を聞くのでしょうか…？
  
  すみません。

    補足日時：2021/11/12 17:50

• No.1さん、詳しく本当にありがとうございます。
  理解出来ました、、、！！！！
  
  >「K社の担当者」というのは、自社の社員のことで、K社の対応を行っている担当者
  
  ここが理解出来ていませんでした。
  担当者はK社の社員だと思っていました。
  
  K社を担当している社員が、自社に存在するという解釈で合ってますか？
  会社ごとに担当している社員が自社に居るということですよね。
  
  
  学生です。
  社会経験がないので恥ずかしながら想像が出来ず難しかったです。

    補足日時：2021/11/12 18:50

No.5 回答者： wjda 回答日時： 2021/11/12 18:07

問題集の該当質問の写真を貼ってほしい、、

No.4 ベストアンサー 回答者： rabbit_9999 回答日時： 2021/11/12 18:01

No.1です。

> しかし担当者がイマイチ理解できません…

No.1にも書きましたが、「K社の担当者」というのは、自社の社員のことで、K社の対応を行っている担当者、というあたりは理解できてますか？
「K社の担当者」＝「K社の社員」ではないですよ？

> 紹介された来客はK社の社員なんですか？違う会社の人ですか？

普通は違う会社でしょう。
K社の社員なら、紹介状なんか持ってこずに、L氏と一緒に来るでしょうから。

> 担当者に何を聞くのでしょうか…？

わざわざ訪ねてきたと言うことは、Aさんの会社（自社）に依頼したい仕事がある、ということです。
その仕事の内容を、「K社の担当者」が不在の上司に変わって来客からヒアリングすると言うことです。

質問者さんは、学生さんでしょうか？
お仕事の経験ないのかな？と感じました。

No.3 回答者： zara3301 回答日時： 2021/11/12 17:29

K社やL氏が大物で、クリニックが後伸ばしできる程度の用事なら、上司は速攻で呼び出してほしいかもね。

（笑い）

でも、試験なので、
２）「用件を尋ね」　というのがやっかい。　用件の重要性の判断なんてできるのか？　L氏が適当なことを言うかもしれません。
また、「クリニック受診」は上司のプライベートにかかわることなので、「戻ってこい」なんて言わないのが常識。

No.2 回答者： wjda 回答日時： 2021/11/12 16:23

秘書２級かなり昔ですが取得してます。

大切な所用（病院）で外出しており、治療を中断してまで戻って来てほしいと頼むとしたら、誰かが亡くなったとかそんなレベルだと思われます。医療機関にも迷惑がかかります。

k社の人は文を読む限りアポイントがなく来社されたようです。Aは上司に会える話せる様に都合をつける必要はありますが、急ぎならばk社の担当者（来客した人）が話を聞くこともできると言う意味なのでは。担当者の言い回しが少しわかりにくい文ですね。

No.1 回答者： rabbit_9999 回答日時： 2021/11/12 16:10

「K社の担当者」というのは、Aの会社（自分の会社）の、K社の案件を担当している社員、ということですよね。

K社からの紹介状を持っていると言うことは、K社の方がその担当者の対応などを好ましいと思ってくれていると言うことでしょうし、また、似たような案件であると思われます。
であれば、K社の案件同様、その担当者が担当することになる確率が高いですし、そうじゃないにしても、話が通じやすいと思います。
なので、K社の担当者が対応するのは、おかしくないと思います。

上司に連絡しないというのは、「クリニックへ行っていて」という前提だからでしょう。
しかも、上司の携帯に電話するのではなく、わざわざ呼び出してもらうという選択肢になってます。
病院の診察中（上司がどういう状況かもわからない状態）に、クリニックにもそんな迷惑をかけてまでの緊急事態とは思えません。

紹介状に関しては、相手先に許可を取る場合もあれば、特に何も言わずに軽く「あの会社良いよ、行ってみたら？」程度の紹介をすることもありますね。