役員報酬の変更は議事録を税理士事務所に預けてあるというのはダメですか？

Question

税務調査時に税務署職員から議事録の提出を求められた場合、すぐにその場で見せれなかったら役員報酬の変更部分が否認されると聞きました。
議事録は税理士事務所に預けてあると言えば大丈夫な気がするのですがダメなのでしょうか？

hata。79 · Accepted Answer

「税理士事務所が議事録を作成する場合が多くあると思います。
税理士が議事録を作成したとも言えないですよね？」
いいえ。税務調査官に「議事録は税理士が作成している」と答えてなんら問題はないです。
調査官は議事録を見ると共に「作成時のプロパティ画面を見たい」あるいは「プロパティ画面の写真を撮って見せてくれ」と要求します。

確かに「議事録作成後にファイルは削除してしまった」となれば、当該プロパティは見る事ができません。
そうなると、議事録が「株主総会後に作成されていたものか」「税務調査通知がされてから作成したものか」の証明は難しくなります。

話を元にもどして「税務署職員から議事録の提出を求められた場合、すぐにその場で見せれなかったら役員報酬の変更部分が否認される」という文は、極論です。議事録の必要性を説くために、税務調査官の権限を過大評価してます。
この文章は「立小便を見つかると死刑になるぞ」というのと同じくらい、幼稚な脅しと同じ。

会社法で議事録は法人本店に保存してあるべきなので、すぐに提出ができないのはおかしいから定期同額給与の増額を否認されるなんてことはありません。
あくまで「株主総会議事録が作成されているかどうか」「その作成が株主総会後に速やかにさくせいされていたものか」が争点です。

私見
定期同額給与の規定は「法人所得の恣意的操作を禁止する」のが目的です。
そのため、増額についての株主総会での決議を要し、記録として議事録を求めてます。
　前期決算終了後に役員報酬を増加させているのに、議事録はないという話だけで税務署長が「役員報酬の増額分の経費否認」をすることは法的には可能でしょうが、実際には税務署長が更正決定するのは「非常に稀」ではないかと感じます。
　更正理由が「株主総会の議事録が存在しない」理由だけでは、あまりに法令をドグマ主義で解釈しているからです。
　前期決算終了後２か月程度で役員報酬の増額が実際にされ支払いされていたら恣意的な法人所得調査を目的としてないと認められても良いと考えてます。

hata。79 · Answer

捕捉コメントへ。
株主総会とか議事録とか一般の人なら知らないでも済むんですけど個人事業主が法人なりするってのは「そういうことを知らないといけない立場に自分で飛び込んでいる」のです。
その上で経理税務処理は手に負えないので税理士に依頼するわけですが、株主総会議事録は「法人が作るべきもの」で税理士は依頼されたら作成するだけでしょう。
そもそも議事録は「この資格を有してないと作成できない」ものではないのです。
「税理士が作ってくれてる」状態は税理士がサービスしてるだけの話になります。

代表者が定期同額給与の制度を知らずに、ある時点から役員報酬を増加させたとしましょう。
これは税理士とて超能力者ではないので「知らない」です。
知りうるのは、代表者から相談報告を受けたり、月次監査や巡回で報酬額が上がった事実を把握した時です。
税理士が知った時には「すでに遅い」場合もあります。
決算承認から４か月以上も経ってからですと議事録そのものが「後だしじゃんけん」になります。
前回回答で「議事録作成のプロパティを見られる」は、作成した日時が問題点だからです。
見せたくなければ見せなければ良いんです。議事録作成は後日であると認めるようなものだからです。

あと、ついでに。
「会社法違反の事実を知ったからには、税務調査官はしかるべきところへの通報をするかもしれません」という意見があります。
かもしれませんとボカシてますが、そもそも「しかるべきところ」ってのがありません。
会社法違反状態ってのはアカンことですが、違反してる事実を訴えるには、訴えの利益も必要ですし、原告適格も要件です。
税務署員がどこに通報するというのでしょうか。しかるべきところって何処なんでしょうか。教えて欲しいぐらいです。
少なくとも「出資してる株主」でないと出資先の法人が「違法状態だ」と訴えることさえできない。税務署員が株主の代わりに会社を会社法違反だと言い出すことさえ「ありえない」話です。テキトーな事言うなと思います。

ben0514 · Answer

十分な回答が出ているかと思いますが、私なりの追記をさせていただきます。

税理士を企業経営全般の法律顧問のような考えではいけません。
税理士の業務として議事録を作成することは通常ありえません。また、決算などで必要となったとしても、コピーで十分でしょうし、原本確認はコピーをもらっていれば問題ないことでしょう。
会社法上保管義務がありますが、税務署がそれをもってすぐに否認することはできないでしょう。ただ、会社法違反の事実を知ったからには、税務調査官はしかるべきところへの通報をするかもしれません。

たまたま会社に保管していたものを持ち出しているとかであれば問題になりにくいことでしょう。税務調査ではあまり強い対応は税務調査官もできないはずです。査察などに発展すれば必要なものと言えばパソコンなどの欧州をし、データの編集記録のようなものを見ることはあるかもしれませんが、しっかりと法令に沿った対応ができれば、調査官程度の対応で見せないことも可能なはずでしょう。

法令に沿わない言い分などで拒否をすれば、調査への協力の拒否や不十分ということで、避妊等の処分も可能かもしれません。

税理士事務所が議事録などを作成することもあるかもしれませんが、あくまでも税務上の手続きに即してサービスの範囲で行っているだけで、作成や保管、その内容に責任を負うものでもないと思います。
税理士の中には、制度上無試験で行政書士となることができ、行政書士業務として請け負っていれば作成やその内容への責任を負うこともあるでしょうが、保管は基本しません。しても、業務上控などを保管することはあっても、その保管をもって会社の義務が果たされるものでもないことでしょう。

通常の調査などでしたら、理由をつけて会社に今ないと言えば、それ以上のことは言われなかったと思います。
私は前職税理士事務所職員（税理士資格はない）で、現在は会社を経営しております。当初は税理士への費用も負担であることから、税理士を入れずに決算や税務申告を行い、実際税務調査も受けました。当然立ち会い税理士なしでした。
登記の都合（賃貸事務所で移転等を希望していた）で社長自宅を本社登記し、実業務のすべてを営業所で行っていたので、調査は営業所に来てもらいました。
調査を受けるにあたり、調査で必要な帳簿類を列記してもらい、それは調査用に用意した会議スペースに用意しておきました。さらに執務室に入りたがりましたが、公務員としての守秘義務があるのは理解していることを前提に、取引先との個々の守秘義務がこちらにもあるということを説明し、執務室には入れさせませんでした。そのため、必要なものを言われたら出してあげるという形にしたため、机や書庫・棚を見せてあれみたいなどということはさせませんでした。そのためどういった書類が保管されているかわからないままの調査をさせ、言われたものがなく代替があればそれをだし、都合が悪かったり時間のかかるものは、理由をつけて後日の提示にしたものです。
その理由の中には本社倉庫などという理由もあり、当然調査対象である本社ですので行くと言いましたが、一般の住居の一部であることと探すのに時間がかかるという理由で逃げたこともありましたね。
ただしなんでも逃げていれば悪質に見えたり都合が悪いのかとも言われかねませんので、適宜バランスなどを考えて対応しましたね。
調査官も税理士ではないが税理士事務所での経験があるということで、法令を超えた指示などを出して問題にされたくもないでしょうから、比較的円満に理解した形をとってくれましたね。

対応の仕方次第だと思います。議事録なども後日の提示で、見つからない、紛失、未作成のものをあわてて過去にさかのぼり作成しましたので、日焼けなどもせずきれいな文書ではありましたが、税務署も最近作ったのではなどとは言いませんでしたね。言われたとしてもしっかりと保管していれば、今の時代の文書であればきれいに残っていてもおかしくはありませんからね。

hata。79 · Answer

「すぐにその場で見せれなかったら役員報酬の変更部分が否認される」
極論です。文の作者が議事録の大切さを伝えたいがためにか、実際の税務調査官の持つ権限を過大評価しているようです。

議事録を提出を求めたときに「税理士が預かっている」状態であったので、報酬額の増額を否認するなどは、税務署長の権限でできるものではありません。
税務調査官が議事録の保管が法人所在地にないので、どうたらこうたらと言い出したら「あ、そう。会社法違反だとして訴えてください」で良いのです。
そのことと「定期同額給与額の変更」が税法に沿ってるか否かは別問題です。論点が違うのです。

現実に問題となるのは税理士が預かっていた議事録を調査官に提示した際に、「その議事録を作成したのはいつか」です。
どこで保管してたか？が問題点ではありませんし、顧問税理士なら決算申告のために議事録を預かっていてもなんら不審な点はありません。

税務調査が開始されてから税理士等が「こりゃあかん」と作成したのか、あるべき時期に作成してあったのかが調査官の確認ポイントです。
作成には現在多くはパソコンソフトのワードが使われます。そこで
「この議事録の記録のプロパティ画面を見せてくれ」となります。
プロパティ画面では「いつ作成されたか」が判明します。

会社法を無視して良いという意味で述べてるのではありませんので、私の前の回答を否定する意図はありません。
現実の税務調査では「会社法に違反してますね」と調査先の非をつついて来るケースがあります。
ここで被調査法人がビビッて税務調査官の言いなりになって修正申告書を提出することで、調査官の「成績」が上がることになります。
但し被調査法人が「指摘事項はもっともだ」と修正申告書の提出をした場合には、税務調査官が指摘した内容が税務署長が否認できることかどうかは無関係で、修正申告書の内容は争うことができなくなります。
ですから執拗に「修正申告」を求めてくるのです。

「議事録が本店所在地事務所に保管してありませんでした。定期同額給与の増額を否認します」などと税務署長は申告内容を更正できません。
理由付けが違う。議事録がない、というなら更正できるかもしれません。

「確かに会社法に抵触してるかもしれないが、それは税務署長に言われることではない。訴えの利益を有するのは株主だ」と突っぱねるところも必要なのです。

satoumasaru · Answer

株主総会の議事録でしょうか？

会社法３１８条３項により、株主総会議事録は，株主総会の日から１０年間，本店に備え置かなければなりません。そもそも税理士事務所に預けるようなものではないですよ。

「税理士事務所に預ける」などといえば、株主総会をせずに勝手に役員報酬を決めたと言っているようなものです。

役員報酬の変更は議事録を税理士事務所に預けてあるというのはダメですか？

「税理士事務所が議事録を作成する場合が多くあると思います。

捕捉コメントへ。

十分な回答が出ているかと思いますが、私なりの追記をさせていただきます。

「すぐにその場で見せれなかったら役員報酬の変更部分が否認される」

株主総会の議事録でしょうか？

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