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いつもお世話になります。
タイトルのとおり、会長、副会長が引き継ぐいろいろな資料、例えば領収証を綴じたノートや、電灯料金の引き落とし済みの電力会社からの郵便物、毎年同じような内容が書かれている申し送りノートなど、持ち回りで自宅で保管するのですが、これは大体何年くらい保存しておかなければいけないのでしょうか?あまりにかさばるので整理したいのですが。正式な決まりなどないかもしれませんが、大体慣例で、とかみなさんはどうなさっているでしょう?教えていただけたら幸いです。

A 回答 (4件)

私も輪番での会長職経験者です。


(その後、会計も経験しました)

こういうのは誰かが捨てないと膨大な量になってしまうんですよね・・・
でも誰も腰が引けて処理したがらないものです。(苦笑)
私のところに回ってきた時、五年分のものがありましたがきれいさっぱり自分のところで前二年分だけ残して捨てました!(爆)

一応捨てた年度分に重要な領収書(あとにも先にもこれ一回しか支出しない、高額の支出であるなど)がないか調べた上でです。それだけはあとでもめるといけないので抜き(切り取り)ました。それ以外の決まりきった物は独断で捨てちゃいました。(爆)
(本当は相談したほうがよかったのかも・・・でも誰が捨てたなんて犯人探ししても、そんなのはさぁ?で済みますよね。苦笑)
ただ年度最後の会計報告だけはもうちょっと残しておくのが望ましいかと。それは別綴りになっていましたのでそのまま引き継ぎました。
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この回答へのお礼

お礼が遅くなり申し訳ありません!
そうですね、そのとおりですよね。私もそうしようと思います。ありがとうございました。

お礼日時:2005/04/29 22:12

このようなご質問をされるからには、規約などに特段の定めがなく、前任者もさほど神経を遣っていなかったものと想像します。


参考までに、個人の税務申告ですと、7年間 (一部の書類は 5年間) の保存が義務づけられています。この規程は自治会などにまでおよぶものでは決してありませんが、これを一つの拠り所として、7年間も保存しておけば十分でしょう。
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この回答へのお礼

なるほど。最高7年もっておけば十分ということですね。ありがとうございました。参考になりました。

お礼日時:2005/04/10 15:46

輪番制で会長職を経験しました。



うちの自治会も前任の会長から受け継いだ資料は自分で保管し、自分が担当した年の資料だけを後任に渡す方式でした。

で、前任からの資料は万一のことを考え2年間は保管していましたが廃棄しました。ほとんどが、その年に行われた行事の案内がほとんどで、まず、必要のないものばかりだったからです。

決まりがないのなら自治会で取り決めてもらうのが一番良いでしょう。
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この回答へのお礼

そうですか、習慣になっておられるようでしたら安心ですね。長年、保管が重なっている状態だけに、慣例をかえるかどうかは躊躇します。参考になりました。ありがとうございました。

お礼日時:2005/04/10 15:47

自治会の規約に中に保存期間の定めはありませんか。

なければ、自治会での慣習を前任者にお聞きになるのが最良の方法です。

この回答への補足

ありがとうございます。そうですね、では会長さんの方に聞いて見ます。毎年どんどんたまっていて、過去の役員さんはあまり減らそうとは思われないようなので。。。

補足日時:2005/04/10 15:03
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初めまして。

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「町内で持ち回りでしていること」「隣同士で引き継いでいくこと」「ご不在だったので手紙でお知らせしたこと」「詳細は改めて町内会長から連絡があること」などを上手に盛り込んだ文章はどのように記載するのが通例なのでしょうか。。。

ご教授いただければ幸いです。

そうぞよろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

 別段、難しく考える必要はなかろうと思いますが。

 お隣さんとの親疎しだいですが、ふつうのおつきあいなら、お書きのことをそのまま書けばよいのでは、と思いますよ。


 前 略
 隣の○○です。
 ご承知かと思いますが、毎年順番に、隣移しで担当しております町内会の班長(区長)のお仕事ですが、来年度は貴家の順番となります。
 仰々しく書面にするのもどうかと思う程度の仕事ですが、何度かお留守の時に来てしまいましたので書面にてお知らせ・お願いする次第です。
 なお、仕事内容などの詳細については、後日町内会長から直接連絡があると思いますので、その際はよろしくお願いいたします。
                       草 々

など。

 失礼ながら、町内会の役員の引き継ぎ程度のことで、仰々しく時候の挨拶や丁寧な敬語など、いれるほうが不自然です。軽くいきましょう。

 なお、私自身が「来年」と書いてしまって直したのですが、4月からは「来年度」ですね。
 

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Aベストアンサー

>予算を組むとき、収支の差額は”次期繰越金”として支出に計上されて…

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(注) 前期繰越金は収入です。

>従来通り、次期繰越金との表現で進めたいのですが、単年度決算で、予算書に次期繰越金を設けるのは…

間違いなどでありません。
上の方に「収入の部」、中段に「支出の部」、最後に「時期繰越金」の 3区分にまとめれば良いでしょう。

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http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/community_governance/27329_3.html

Q自治会総会の決議について

私の住んでいる自治会では、次のような規約が有ります。
・総会は自治会員の過半数の出席で成立する。
・出席者とは、実際に総会に出席した者+委任状を提出した者である。
・総会の議事は出席者の過半数をもって決する。
・可否同数のときは議長の決するところによる。

ここで実際の総会の出席状況はと言うと、実際に総会に出席する人は自治会員の約4割で、委任状提出した人約3割を加算して総会が成立しています。また委任状は、誰に委任するかの欄には「議長」とはじめから印刷された物が配布されます。

上記状況で賛否が相半ばするような議事(賛否の数が近いが同数では無い)が有った場合、委任状によって委任された議長が、議事に対し反対若しくは賛成の意思を示さないと、出席者の過半数とならないかと思いますが、現状は実際に総会に出席した人のみの多数決で議決されています。

ここで質問です。賛否が相半ばするような議事(賛否の数が近いが同数では無い)が有った場合、議長が賛成若しくは反対の意思表示をして議決して良いものでしょうか。

Aベストアンサー

規約を見る限りでは、議長は可否同数の時にのみ議決権を持つと解釈されますので、賛否が近くとも同数とならない限りは議長は賛否の意思表示はできないと思われます。

一般的に議長委任の場合は、総会の決定に対する委任という事実上の白紙委任として解釈され、採決結果の記録としては賛成多数の側に加算されることが多いようです。
また、理事者(町内会長)への委任であれば、理事者提案内容に同意する側に加算されることになるでしょう。

その他の総会参加者への委任の場合、もし明確な取り扱いが前もって規約等に規定されてないとすると、賛否の大きく分かれるような議題のある場合には混乱必至です。(それを避けるための白紙委任という慣習があるわけですが)

Q自治会の決算報告書

私の住む町の自治会は、発足30数年になるようですが、以前から気になっていた事があります。
予算-決算=比較増減と言う計算をされていますが、
支出の部で、決算が予算以上に支出されていた場合、マイナス表示されるのは納得できますが、
収入の部でも、予算より決算が増収なのにマイナス表示されます。
(予算100決算150比較増減-50)
聞けば、「発足当初よりこのように記載されているので、そんな質問をされたのは初めてだ」
と逆切れされました。
収入の部では、決算が増収ならば、+表示されるべきだと思いますが、
どうなのでしょうか?

Aベストアンサー

官庁関係の方と民間会社の役員とで
決算書について、もめたことがあります。
あの△ですが、
私どもは明らかにマイナス表示だと思っていますが、
なんと、あれは△▽で増減を表していて、
△はマイナスの逆の意味
従って、比較して増えていますよと云う訳なんです。
もめるはずですよね。

自治会などでは
会計が変わると
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その過程で当初は増(△)の表示だったものが
△ってマイナスよねって訳で
差額は-(マイナス)になってしまったのではないでしょうか。
ありうることです。

Q町内会総会での「議案」承認の判断基準について

町内会の会則に、「総会は会員の過半数の出席(委任状を含む)を要し、議事は出席者の過半数で決定する」と規定されています。
総会の開催にあたって、「委任状」の提出を得ますが、その「委任状」には、「総会に関する一切の議決権を会長に委任します」と記載されています。
そこで、会員総数が300人の町内会において、「委任状」の提出が150人からあり、総会の出席者が、100人であった場合。
総会の場で、ある「議案A」において、採決を取ったところ、総会の場では、70人が「不賛成」で、30名が「賛成」だった場合、その「議案A」の取扱いは、下記のどれが正当かお教え願います。
(1)総会の場では、不賛成が70人であるが、「委任状」が150人から提出があり、
  合計で220人が賛成であるので、過半数(150人以上)の賛成があるので、「議案A」は、
   「承認」されたものと見なし得る。
(2)「委任状」は、総会の開催の成立(過半数の出席)の判断のみに使用し、議事は、
   あくまでも「出席者の過半数を獲得したかどうかで判断すべき」(議決権の委任はできない)
   であり、当「議案A」は、出席者(100人)の過半数の賛成は得ていないの  
   で、 「否決」されたことになる。
(3)その他

町内会の会則に、「総会は会員の過半数の出席(委任状を含む)を要し、議事は出席者の過半数で決定する」と規定されています。
総会の開催にあたって、「委任状」の提出を得ますが、その「委任状」には、「総会に関する一切の議決権を会長に委任します」と記載されています。
そこで、会員総数が300人の町内会において、「委任状」の提出が150人からあり、総会の出席者が、100人であった場合。
総会の場で、ある「議案A」において、採決を取ったところ、総会の場では、70人が「不賛成」で、30名が「...続きを読む

Aベストアンサー

「議案A」は、「承認」された という意味では(1)が正しいです。
ただ、賛成は委任状150票+賛成30票=180表で計算がちょっと
違っていますが・・。

委任というのは、一般的には「法律行為」を相手に委託することを意味
しますので、総会出席の委任(状)というのは、単に出席するという
事務だけではなく、採決に参加するという(法律)行為も含まれます。

委任する相手は必ずしも会長に限る訳ではありませんから、他の人に
委任することも可能です。(誰でもいいという訳ではありませんが)

委任状の書式は慣例で会長と書かれているだけで、必要なら書き直せば
いいだけです。

賛成の人は委任状出して敢えて出席しない、反対の人は意見表明等の
ため出席する。←よって総会当日は反対者のほうが多い、というような
状況は往々にして生じます。(株主総会などではよくありますね)

蛇足ですが、
委任状を取りまとめるというのは、議案を確実に可決させるための
事前戦術ですから、もし積極的に議案を否決したいのであれば、
それに対抗すべく事前に反対票を取りまとめておくという事が必要
になります。これもよくある当たり前の話ですが。

「議案A」は、「承認」された という意味では(1)が正しいです。
ただ、賛成は委任状150票+賛成30票=180表で計算がちょっと
違っていますが・・。

委任というのは、一般的には「法律行為」を相手に委託することを意味
しますので、総会出席の委任(状)というのは、単に出席するという
事務だけではなく、採決に参加するという(法律)行為も含まれます。

委任する相手は必ずしも会長に限る訳ではありませんから、他の人に
委任することも可能です。(誰でもいいという訳ではありませんが)

委任...続きを読む

Q監査役なのに町内会の帳簿をみせてもらえません。

町内会費がどのように使われているか、町内会にはいっている住人は帳簿を開示してもらえるのかをお聞きしたく思います。
今回私の父が町内会監査役になりましたが
町内会長は一切帳簿を開示してくれません。
町内会長は過去に2度使い込み(横領)をしていて
住人は全員自分の部下のように勘違いしており、下の者に教える必要はないと言って
情報漏えいをおそれています。
それと、実際帳簿は見せてもらえませんが
不正をうたがったところ
「不正はここの歴史だ!」といわれました・・・
ただ、暖簾に腕押し・・・何をいっても、お前たちに教える義務はないと
帳簿をみせてくれません。
そして自分の取り巻きだけ(役員)を集めて父の悪口を言っています。
こういった案件は市や区は対応してくれないようです。
法律の専門家にお願いするほか手はないのでしょうか。
乱文失礼しました。

Aベストアンサー

監査役に限らず、町内会会員なら、何方でも帳簿の閲覧を請求できる会則と、なってるのが町内会規約です。そのように規約を作りなさいと、どこの市町村からも指導を受けて、町内会は、地方自治体の外部団体のような組織でもあります。本来なら市や区が、住民全部に情報を伝達しなければならないのに、町内会に連絡して町会全員へ、回覧板を回すような仕事をさせています。そのため、**町内会や00自治会などという団体に補助金が出てるのです。
町会の総会や、臨時総会など、皆さんが集まる席で、お話しください。監査役にも見せないのは、不正があると認識できる。と、公開を要求し、年度末の会計報告と別に、臨時に中間報告を要求してください。
その数字を精査します。入金種類と、出金種類に領収書類を照合してください。
また、会長の選挙では、この会長を選出しない運動も必要でしょう。
横領が事実であれば、告訴も出来ます。公金横領の犯罪です。

Q町内会費の勘定科目

町内会費の勘定科目は何が適当でしょうか?
ご教授ください。

Aベストアンサー

事業をやっている関連で町内会に加入している場合は「会費」又は「雑費」で処理し、非課税です。

自営業で、事業に関係なく自宅で加入している場合は、事業の経費にはなりませんから、「事業主貸し」で処理します。

Q民生委員の 報酬って いくらぐらいなのでしょうか??

民生委員の 報酬って いくらぐらいなのでしょうか??
支払ってくれない人 がいます。しかし 彼は 民生委員でもあるのです。
民生委員だから  困った人の 相談に のっているから
返済できないと いうのです。
どれほどの 報酬が あるのか?  また 実際 困った人に 自腹で お金を 施すのでしょうか?

Aベストアンサー

民生委員は、ボランテアです。無報酬が原則ですが市区町村により、若干相違がありますが概ね6万円程度が年間で、活動費・交通費の名目で支出されています。
土地の有力者や、資産家で無いと中々出来る仕事じゃありません。


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