打ち合わせや会議、台本をつくらないとしゃべれません

印刷物の企画・製作をしている２２才女です。
私は今まで約１年間この仕事をしてきたのですが、人が少ないためけっこう任されたりしています。
で、その打ち合わせや会議に参加する際に、しっかりと時間をかけて資料を準備し、すべて頭に入れて理解し、自分は何を発言しなければいけないのかを考えて台本のようなものをつくります。これをしておかないと、しどろもどろした話し方しかできないからです。
でも、今の私には、質問に臨機応変に応えたり、長くしっかりと話し込むということができません。言いたいことだけ台本どおりに言って、それで話が終わってしまうこともあります。今後が不安です。
皆さんは、会議や打ち合わせのときはどんな準備をしていますか？また、どうやって臨機応変に発言をし合っているのでしょうか？

No.3 ベストアンサー 回答者： noname#13675 回答日時： 2005/08/21 10:31

会議と打ち合わせは違います。

会社によりますが、会議は今のあなたのやり方でオッケーのこともあるのでコメントしません。伝統的日本企業の会議は決める場でなく、報告会であることはよくありますから。

ただ、打ち合わせは商談です。必要な資料を手元においておいたら、あとは相手の話を一生懸命聞くことではないのですか？
おそらく「こんなことも知らないのか」と怒られるのが嫌で事前準備をがんばってこられたのでしょう。一年もやれば、どの打ち合わせも同じようになってきていませんか。そうすると、その知識をもとに相手の本当の意図を一生懸命聞くことです。表面の言葉だけではなく、本当の意図がもっと大きな商談に繋がる事もよくあるのです。
簡単な例だと、「いや」が「うん」だったりするのが会話でしょう。

２２歳って誰が見ても若者だと思います。もっと明るく、知らなかったことは謝ってでもいろんな話を聞くことに集中してはいかがでしょうか。そして、積極的な返事をするよう努力するのです。それが立場が違うと、いろんな考え方をする、という理解力を深めることになります。
もし質問されても、的確な答はその場じゃなくてもいいのですよ。
自分自身の記憶を振り返ってほしいのです。別にその場で答をくれなくても、後からきちんとした答をくれたほうが「あー、ちゃんと気にしていてくれたんだ」って思ったことなんてありませんか？一度の打ち合わせで、目的のことすべて決めようなんて思わないことです。

早口でテキパキ話す必要はありません。あなたの性格にそった話し方があると思います。普段、身近な人にこみいった話をしてみるとわかりますよ。それを言葉使いに気をつけてやればいいのです。

仕事は人同士のつながりこそがカギです。楽しくすすめるように考えましょう。あなたの楽しくない雰囲気は相手に必ず伝わります。逆も真です。

この回答へのお礼

なるほどと思いました！私は「ちゃんと話さねばならない」ということばかり考えて不安になって、余裕が全くなかったと思います。でも、相手の話をしっかり聞くことが、打ち合わせをすすめる大事なポイントなのですね。今後は、事前の勉強はもちろんですが、もっと相手の話をよく聞き、よく考えていこうと思います。ありがとうございました。

お礼日時：2005/08/24 19:30

No.2 回答者： say-me 回答日時： 2005/08/20 21:51

４０歳近い男性です。

私は、人前では極度に緊張するため、それほど上手に話せないです。
私の場合も、理事会などの大事な会議では、台本をつくります。
そこには、予想される質問と、それに対する回答を書いてあります。
それでも、しどろもどろっぽく話すこともあります。

あなたは、まだ若いし、たった１年間のキャリアでしょう？
もっとキャリアを積むうちに、自然に「話す技術」が身に付くのでは？

なんか、あまり参考にならない回答で、すみません。

この回答へのお礼

ありがとうございました。そうでうよね！これからもっと慣れてって、技術をみがいて身につけていくようがんばります。自信をなくしていたのですが、不安がすこし解消できました。

お礼日時：2005/08/24 19:25

No.1 回答者： DIGAMMA 回答日時： 2005/08/20 21:42

こんにちは、

　完璧な事前準備ですね。とても良いことだと思います。それは、今後も続けてくださいね。

　さて、「臨機応変」の件ですが、配布資料やパワーポイント等を、見せながらの説明は、誰でも最初は一字一句台本を書いて、その通りに読むものです。
　その方法に慣れたのなら、台本を少しずつ簡略していくことにチャレンジしてください。

【最初は、そのままのセリフ】
　「資料の５ページ目をご覧下さい。０４年度の当社とA社の売り上げ比較がありますが、....」
【慣れたら、簡略化して】
「５ページ目を見せる。グラフの説明（当社とA)」
【更に慣れたら】
　「５ページ、A社との比較」→「5A」

　という具合です。ここまでできる様になったら、時間が余った時とか、突っ込まれた時の、キーワードも幾つか用意してください。（B社、０３年度、等）
　更に雑談のネタとなるキーワードも用意できるようになれば完璧です。あせらずに、３年、５年かけて徐々に学んでください。

　ご参考になれば幸いです。お仕事応援します。

　

この回答へのお礼

具体的な手法を示してくださりありがとうございます。今後は、台本に頼り切らず、できるだけメモを見つつ…というふうにステップアップしていこうと思います。がんばります！

お礼日時：2005/08/24 19:23