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No.2ベストアンサー
- 回答日時:
現在、銀行から送られてくる書類は、その種類毎に分けてファイルに日々束ねていけばよろしいでしょう。
(以下、当座預金の入出金や振込みが頻繁に発生する、という前提で回答しますが。)
しかし、会社の営業年度が終了したならば、1年分を表紙をつけて綴りこみます。例えば、3月末決算の会社ならば、前年4月1日から翌年3月末まで、といった具合です。表紙にはテプラなどで、何の書類か、何年4月~何年3月か、といった表示をきちんとしておきましょう。
そして、過去1年分の書類綴りは身近に置いておきます。必要に応じて、すぐに取り出せるようにしておくためです。
最長で過去何年分の書類綴りを保管しておくのかは、その会社の規定次第ですね。
最長過去5年分を保存しておく決まりならば、直近の1年分(つまり、昨年度分)は身近に置いておき、あとの4年分は段ボールなどに入れて倉庫に保管しておけばよろしいと思います。営業年度が更新されるたびに、一番古い綴りはシュレッダーなどで廃棄します。
銀行関係の書類は、会社にとっては重要な機密事項ですので、常に鍵のかかる場所に保管しておくべきでしょう。
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