出産前後の痔にはご注意!

とくに、個人で事業をやられている方や中小企業の経理関係の方におたずねしたいのですが、請求書や納品書などはどのように整理されていますか?教えてください。

わたしは今、「請求書」「納品書」ごとにファイルを作ってバンバン挟んでいってるのですが、業者別にまとめたりした方がいいのかな十も足りします。
そのほか公共料金の領収書やレシートはどのように管理・保存されているのでしょうか?参考までにお聞かせください。

A 回答 (3件)

過去の請求書、納品書を見なければならないことって、どのくらい


ありますか。半年過ぎればまず見ないと思います。
のり貼りも面倒です。私はA4の透明袋付きのファイルに一番上に月の表示を書いた紙を入れ、月毎にいれてます。
楽できれいです。期間が過ぎれば、そっくり抜いて捨てます。エコでもあります。
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この回答へのお礼

ありがとうございます

お礼日時:2006/10/30 01:31

請求書はとても大きなものもありますので、


同サイズに折りたたんで、パンチで穴を開け、時系列で綴っています。
1ヶ月毎に表紙になる紙を折り込み、1年分まとめて1冊にします。
年度毎のダンボール箱に領収証や伝票類と共に放り込んであります。
納品書はそれぞれの注文者が保管していると思います。
原始証憑ではありますが、経理としては領収証があるので特に集めてはいません。
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この回答へのお礼

ありがとうございます

お礼日時:2006/10/30 01:31

請求書は月ごとに、納品書は取引先ごとに作成します。

用紙がまちまちですから半紙等を台紙としその上に貼り付けて保管しています。領収書も同じです。
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この回答へのお礼

ありがとうございます

お礼日時:2006/10/30 01:30

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Q納品書と請求書の保存

請求書が来たら納品書に基づいて金額を確認するので
請求書保存の際、納品書も添付したいと思ってますが、
普通は別々に保存するものなのでしょうか…
今まで関わった会社のほとんどが分けているので、何か理由があったら教えてください。
特に多いのは事務用品や宅急便(こちらは送り状です)の納品書です。

Aベストアンサー

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても何ら問題
    はありません。
    (会社にとって一番合理的な分類で保存して下さい)
  → このような管理方法で、請求書から納品書を紐付けする事ができ
    ない場合は、この方法を採用してはいけません。
◯納品書と請求書を一緒に保存
  → 納品書管理者と請求書管理者が同一。納品書管理者から請求書管
    理者へ帳票の回付ルールが決まっており、一緒に保存する為の、
    の作業量が甚大でなければ良い管理方法です。
    (納品書と請求書が物理的に紐付いている為)
  → 当該管理方法に要する作業量が甚大でなければ、こちらの保存方
    法の方が管理しやすいと思われます。
    但し、大量の納品書・請求書がある場合は、あまり向いていないと
    思われます。(一概に言えませんので御社の状況をご勘案下さい)

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても...続きを読む

Q納品書 請求書のファイリング

はじめまして。
納品書と請求書のファイリングなのですが、みなさまの会社ではどのように行っていますか?
納品書は納品書で業者別、請求書は請求書で業者別でしょうか?
納品書と請求書を同ファイルにファイリングするのは"有り"ですか?
業者によってサイズもバラバラ、同じ業者でも納品書と請求書のサイズが違う場合があり、どうも上手く整理ができていません。
よきヒントを宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

納品書は、請求書の明細として業者別にファイルします。請求書は、支払時の明細ですから、別に一覧できる内訳表を作成しまとめてファイルします。同じファイルでは保管しません。
納品書と請求書のサイズが違う場合においては、保管の面倒になりますので、わら半紙等の台紙に糊付けして保管しています。

Q請求書の保管方法を今後変更したいと考えています

請求書の保管方法について教えてください。
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特に順番にしている訳ではないのであいうえおというきれいな並べ方はしていません。
後で確認するのもとても時間がかかり、変更をしたいと考えております。
取引先は現在約1800件ほどあり、この方法でこのままやっていくのはどうかなと考えております。
今考えているのは、取引先ごとに会計上でふっている番号を利用しその番号順・取引先ごとに保管をしていこうかなと考えております。
ただこの方法だと、ファイルするのにとても時間がかかってしまいます。
他に何か、後で確認するのが容易で効率の良い保管方法があれば教えていただきたいです。
よろしくお願いします。

Aベストアンサー

普通請求書は、締日に向けてひと月1枚しか受け取らないものです。
だから月単位にまとめても、1社1枚に決まっています。決算時には最大12枚しかありません。
12枚しかないものを期日順に並べ直すのは簡単だし誰でもできます。

1800社? これを48で割ってみましょうか。38ぐらいですね。

なぜ48で割ったか? 
アスクルのクリアファイルでポケット数見ると48というのがあったからです。
1800の会社は、1社1ポケットでおさめたら38冊必要です。
でもせっかくだから50冊ぐらい買っておけばいいんじゃないでしょうか。

1ポケットに最大12枚入れるのはお安い御用です。。
38冊こういうものを作って、裏表紙に「あ」「か」とか書いておけばいいのです。
んという頭文字の会社は私は1社しか知りませんから1冊は不要です。
だから「ああ~あと」だとか「あな~あん」というような裏表紙になります。
百科事典みたいですね。
新規に入ってくる取引先がありますから、1冊をぴっちり既存の顧客で埋めてしまうと困るかもしれません。
ですから38ではなくもうすこし余分をみて各冊に少しずつ遊びを作っておきましょう。

このルールでやれば、新人が入ってきてもすぐにポイントがつかめ、まず間違いを起こさないと思います。
そして確認時は、百科事典を引くように書棚を探せば一発です。

別にアスクルで買う必要はないですよ。
ものによっては100ページあるものもあるようですし、すぐに手に入ればいいだけです。

普通請求書は、締日に向けてひと月1枚しか受け取らないものです。
だから月単位にまとめても、1社1枚に決まっています。決算時には最大12枚しかありません。
12枚しかないものを期日順に並べ直すのは簡単だし誰でもできます。

1800社? これを48で割ってみましょうか。38ぐらいですね。

なぜ48で割ったか? 
アスクルのクリアファイルでポケット数見ると48というのがあったからです。
1800の会社は、1社1ポケットでおさめたら38冊必要です。
でもせっかくだから50冊ぐらい買っておけばいいんじゃないでしょう...続きを読む

Q伝票類のファイリング方法について

昨年入社した会社で経理事務をしています。
入社時に前任者(8年勤務)からファイリング方法を引き継ぎ、約1年その方法で作業しましたが、疑問に思うことや面倒に感じることがあります。
 ex.
 請求書は、入金日の順に綴るので(同じく仕入伝票も支払日の順)
 後で参照したい伝票を探すときに苦労します。

社長はやり易いように変えてもよいと言いますが
私は経理の知識がそれほどあるわけではなく
自分の方法に変えてよいのか不安です。
かといって、税理士さんに相談する程の内容でもないような気がして・・

詳しい方、アドバイスお願いします。

◆今までの方法を自分なりに変えてもよいのでしょうか?

◆特に見積書・請求書・納品書・仕入伝票あたりの
 ファイリングのお手本がわかるサイトがあれば教えてください

Aベストアンサー

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・#5さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
質問文から察するにあまり規模は大きくない会社のようですね(違っていたらごめんなさい)。
特にそういう場合は、社長が今までそのファイリング方法で、何を見ていたのか(判断していたのか)を考え、それを妨げないようにしましょう。
また、小さい会社の場合、あまり完璧に整理すると社長が嫌がる、ということもあります。(税務調査の時、あまり詳しく聞かれたくないモノがあったり。)もちろん経理としてはきちんとやらなければならないのですけど。


・ファイルする場所を変える場合は、以前のファイル(またはそれがあった場所)に、「○○はどこどこへ移動しました」と書いた紙などをしばらくの間貼っておき、他の人にもわかるようにしておきましょう。


私の場合は、2年くらい黙ってそのままやりました。その後、少しずつ変えていった感じです。

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・#5さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
...続きを読む

Q領収書の保管方法と、請求書の保管方法について

よろしくお願いします。経理の経験など全くありません。

会社の、22年度分の領収書を、A4ファイルに貼り付けて整理をするよう頼まれました。
その後、弥生会計を使って入力をお願いしたいとも頼まれています。

今の会社で、どのように整理していたか昔の領収書ファイルを見てみると、
月別に、ある程度は種類を分けた感じで、レシートの間隔を狭くして、少しずつ、ずらすような感じで
貼り付けられていました。ただ、日付が整理されていません。

質問1
これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシートは、どのような方法で貼り付けて
いく方法が良いでしょうか?
また、例えば一か月分の高速道路の領収書が40枚くらいあった場合、40枚分を
縦に、ぎゅうぎゅうに並べるのか、それとも、1枚の間隔をあける為、20回ずつくらいを
縦に貼ったほうがよいのでしょうか?

質問2
日付も大事であれば、A4ファイルに貼り付けていくと過程して、左上が月末の日がくればよいですか?

質問3
請求書も別にとってあります。領収書とは全く別物として、請求書ファイルを作り、
領収書と同じような感覚で貼り付けていけばいいのでしょうか?

質問4
弥生会計は、領収書などを見ながら、入力していくのでしょうか?
触ったことがない自分に、本当にできるのか不安で仕方ないです。

沢山の質問、お許しください。
よろしくお願いします。

よろしくお願いします。経理の経験など全くありません。

会社の、22年度分の領収書を、A4ファイルに貼り付けて整理をするよう頼まれました。
その後、弥生会計を使って入力をお願いしたいとも頼まれています。

今の会社で、どのように整理していたか昔の領収書ファイルを見てみると、
月別に、ある程度は種類を分けた感じで、レシートの間隔を狭くして、少しずつ、ずらすような感じで
貼り付けられていました。ただ、日付が整理されていません。

質問1
これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシート...続きを読む

Aベストアンサー

>これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシートは、どのような方法で…

第三者が見てもすぐ探し出せるなら、どんな方法でもかまいません。
日付順でも良いし、支払先ごとに区分してても良いです。

>40枚分を縦に、ぎゅうぎゅうに並べるのか…

様式が決まっているものは同じもの同士を集め、めくりやすいように 2~3mm だけずらして重ね合わせていくのも一つの方法です。

>日付も大事であれば、A4ファイルに貼り付けていくと過程して、左上が…

どちらでもかまいませんが、新しいものほど手前に来るのが普通です。

>請求書も別にとってあります。領収書とは全く別物として、請求書ファイルを…

請求と支払は密接不可分なものですから、対応するものを重ねて閉じていくのが良いです。
このとき、企業会計なら「発生主義」が原則ですから、請求書の日付を優先して閉じます。
したがって領収証の順序は必ずしも日付順とはならなくてもかまいません。

>会社の、22年度分の…
>弥生会計は、領収書などを見ながら、入力していくのでしょうか…

弥生会計問い特定のソフトに限った話ではありません。
区長と仕訳は毎日やるのが本来です。
もちろん、企業の規模によっては週に 1回とか月に 1回とかで良い場合もあるでしょうが、年に 1回はあまりにもずさんすぎます。
税務署から調査に来られたとしたら、必ず指摘を受けると思います。

それはともかく、前述のとおり発生主義でなければいけませんから、納品書や請求書などを見て取引のあった都度に仕訳をしていかなければいけません。
経費の計上時期は、お金を払ったときではなく、取引があったときです。
売上側も同じです。

つまり、3月分として請求されていても支払は 4月以降ということは良くありますが、お尋ねのようなやり方だとこれは 23年度分の経費になってしまいます。
あくまでも 22年度 3月分として計上し、「未払金」や「買掛金」、「売掛金」、「前受金」などの科目を適切に使い分けないといけません。

>これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシートは、どのような方法で…

第三者が見てもすぐ探し出せるなら、どんな方法でもかまいません。
日付順でも良いし、支払先ごとに区分してても良いです。

>40枚分を縦に、ぎゅうぎゅうに並べるのか…

様式が決まっているものは同じもの同士を集め、めくりやすいように 2~3mm だけずらして重ね合わせていくのも一つの方法です。

>日付も大事であれば、A4ファイルに貼り付けていくと過程して、左上が…

どちらでもかまいませんが、新しいものほど手前に来るの...続きを読む

Q納品書・請求書の照合について(仕入)

商品を仕入れて販売する小さい会社の経理です。
仕入先は20社くらいあります。
多めに仕入れていくつか在庫にしておいて、残りを販売することもあります。
納品書は後日郵送でまとめて届くことが多いです。
今までは納品書と請求書の照合はしてなくて、請求書の合計額を仕入として1本で会計ソフトに入力していました。
でもこれでは、納品されてないのに、請求書に多めに記載されるかもしれないし、間違ってるかもしれないといった感じでどこまで確認していくのが良いのか悩んでいます。

納品書・請求書を扱う方、どういう経理処理しているのかチェック方法教えてください。
やはり納品書を見て毎日仕入を入力するのが普通ですか?

Aベストアンサー

私は納品書が到着した時点で 仕入れ/買掛金 の伝票を起こしており、
(摘要欄には納品書No.など入力(会計ソフトを使用していたので))
月締めの請求書がきたらその月の各社ごとの細かい買掛金と照合してました。
買掛金 10回分で100万円と、請求書100万円が合っていれば処理、
請求書が105万円であれば請求明細と買掛金明細を照合していました。

納品書を見て、その都度仕入/買掛金伝票を起こしたほうがより正確です。
何より、仕入れ商品は会社の資産であり売上げに繋がるものですから、
その数字を正確に把握すれば横領や横流しなども防げます。

Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

例えば、シート1のC1に5を打ち込んだら、シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される。

また1列すべてを自動で表示させる場合、一つのセルの時と違いがありましたら教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コ...続きを読む

Q税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか

税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか?

法人税法で、7年の保管期間が定められているものに、
「注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これに準ずる書類」
とあるかと思いますが、ここでいう「送り状」とは、宅配業者に依頼して、
送る箱に貼ったりするものも含まれるのでしょうか?

例えば、送る中身がパンフレットや招待状など無料のものの場合にも
保管しなければならないものなのでしょうか?

Aベストアンサー

送り状保管対象は商品・棚卸資産です。
あなたが印刷業者で配送するパンフレットが印刷注文を受けたもの
であれば保管義務がありますが、パンフレットが商品でなければ
保管義務はありません。

それから送り状というのは商品引渡確認の書類です。
受け取った相手が段ボールに貼ったものでも構わないというのであれ
ば問題ないかもしれませんが、普通は相手が書類として保管できる
状態で渡すと思います。
外箱に貼るにしても、ビニール袋に入れて貼るとか。

Q勘定科目を教えてください。

来客用の飲料や茶菓子等の勘定科目は何にするのがいいのでしょうか?交際費?雑費?消耗品費?教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

一般的には、その内容によって、会議費、福利厚生費、交際費に分かれるものと思います。

その場で商談する際に出す飲料や茶菓子であれば会議費、主として従業員のためのものであれば福利厚生費、来客へのお土産については交際費に該当するものと思います。
(飲料や茶菓子について、来客と従業員、どちらにも出す場合は、どちらが比重が大きいかで判断されれば良いと思います。)

ただ、金額がそれほど大きくなければ、雑費で処理する会社もあるとは思います。
(もちろん、そのうちの交際費については、税務上は交際費で処理すべき事となります)

Q納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか?

従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)


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