出産前後の痔にはご注意!

伝票や納品書などは毎日たくさん送られてきますよね。
その賢く、また見返ししやすい片付けのしかた、または整理の仕方を教えてください。

私の会社では、今月分は各倉庫ごとにクリップなどにまとめておいてあります。先月分はまとめて大きな缶の中に入れてあります。先々月分は各倉庫ごとに大封筒にいれて保管してあります。

まず今月分は良しとして、よく見返す先月分と先々月ぶんを整理したいのですが、みなさんの会社などではどのように整理してありますか?
取引先によって伝票の大きさや形も違いファイリングが難しいです。
また数も多く毎月ファイリングしたら相当の量になります。
よく見返すのでそこのところも考慮した方法を望みます。
良いアイデアがありましたら、教えてください。

A 回答 (2件)

No.1様が書かれていますが、まちまちの大きさの伝票であればA4サイズの紙に貼りファイリングする方法があります。


その際、貼り付ける紙の右上に伝票日付を書いておくと、後で見返すときに大きさや日付が記入されている位置が違う伝票内容を目で追わずに済む(同じ箇所に記入した日付を見れば良い)ので、楽ですよ。

何を見返すか、その点を考慮してファイリングした方が後々の探し物の際は便利です。
「日付が重要」であれば、上記の方法で日付順にファイリングし、月ごとのファイルにすればいいと思います。
「取引先別の確認」が多いのであれば、取引先別にファイリング。
その際は、同じ取引先で伝票の様式は同じですから紙に貼る必要は余りないと思います。
少ししか納品書・伝票が無い取引先については、何社かで一つにまとめ、それぞれの会社に見出しをつけておけばいいと思います。

わざわざファイリングするまでも・・・というのであれば、取引先別の伝票を日付順に並べ替え、一ヶ月分ずつダブルクリップなどで留めておくだけでも、後々作業しやすくなるのでは?
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半紙等をA4に切って、日付順に伝票、納品書を貼り付けて月別にファイルし保管します。

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Q請求書、納品書などの整理方法

とくに、個人で事業をやられている方や中小企業の経理関係の方におたずねしたいのですが、請求書や納品書などはどのように整理されていますか?教えてください。

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Aベストアンサー

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Q伝票どう管理してます?

小さなベンチャーで経理をやっています。
(というかHPのUPから仕入の管理まで兼任です)

今の会社は、A4のクリアファイル40sheetsの冊子(100円ショップで売っているもの)に1ヶ月ごとの伝票を日付順にそろえて入れています。
小さな会社ですがそれなりに伝票はたくさんたまります。
1年間分の伝票をクリアファイルにいれるとものすごく膨れ上がってしまい、取り扱いに困ります。

みなさんはどのように大量の伝票を管理しているのでしょうか?
また、伝票は日付順に並べて保管してますか?
すごく以前の伝票を出されると日付順に並べるのに苦労します。

よろしくお願い致します。

Aベストアンサー

振替伝票は同サイズのファイルが市販されていますから、
1年を4期に分けて綴じています。
3年程経過して、もう、殆ど見なくなったら、
暇な時にクリアファイルの古いものを切って、表紙を作り、
黒紐で綴じれば、市販ファイルよりかさ張りません。

他の伝票は担当が違うのですが、
2~3ヶ月は取り外し自在のファイルに綴じます。
サイズがまちまちですから、一応A6サイズに揃えてたたみ、
1ヶ月毎に厚めの不要の用紙で背表紙部分のみ作りますが、
マチをとってしっかり折り、「何年何月」とテプラーを貼って
数か月分を黒紐で綴じていきます(量により調整)。
1年ごとに(何年度と表示した)専用のダンボール箱に入れて保存します。

それほど神経質に日付順とこだわらなくても、月さえ分別されていれば、
あとから探す場合も、前後を見ますから間違いは無いでしょう。
取り出して伝票がほしい場合は紐を緩めてコピーをとります。

契約書や銀行関係の重要な書類は袋状のクリアファイルに入れますが、
伝票類はそのままの綴じで良いと思いますよ。

Q伝票類のファイリング方法について

昨年入社した会社で経理事務をしています。
入社時に前任者(8年勤務)からファイリング方法を引き継ぎ、約1年その方法で作業しましたが、疑問に思うことや面倒に感じることがあります。
 ex.
 請求書は、入金日の順に綴るので(同じく仕入伝票も支払日の順)
 後で参照したい伝票を探すときに苦労します。

社長はやり易いように変えてもよいと言いますが
私は経理の知識がそれほどあるわけではなく
自分の方法に変えてよいのか不安です。
かといって、税理士さんに相談する程の内容でもないような気がして・・

詳しい方、アドバイスお願いします。

◆今までの方法を自分なりに変えてもよいのでしょうか?

◆特に見積書・請求書・納品書・仕入伝票あたりの
 ファイリングのお手本がわかるサイトがあれば教えてください

Aベストアンサー

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・#5さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
質問文から察するにあまり規模は大きくない会社のようですね(違っていたらごめんなさい)。
特にそういう場合は、社長が今までそのファイリング方法で、何を見ていたのか(判断していたのか)を考え、それを妨げないようにしましょう。
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・ファイルする場所を変える場合は、以前のファイル(またはそれがあった場所)に、「○○はどこどこへ移動しました」と書いた紙などをしばらくの間貼っておき、他の人にもわかるようにしておきましょう。


私の場合は、2年くらい黙ってそのままやりました。その後、少しずつ変えていった感じです。

こんにちは。
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Q伝票整理のお仕事について、質問です。

伝票整理のお仕事について、質問です。

今週の金曜日に、パートの面接に行きます。
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『伝票整理、電話応対など簡単な仕事』とあります。

独身時代、お世話になっていた会社で営業事務をしておりました。
手の空いたときなど、伝票の入った箱をドサっと渡され
月別、会社別に仕分けしてそれをさらに日付の昇順だったか降順だったかで
並べなおしてファイリング。
その後電卓叩いて、月毎や会社毎の数字を出すという仕事(といえるのか?)
をしていたことがあります。

これは、多少なりとも伝票整理をしていたことになるでしょうか?
それともこの程度でアピールするのは、恥ずかしい(カンチガイ)でしょうか?

Aベストアンサー

ひとつも恥じることはありません。
立派な伝票整理のお仕事だと思います。

面接先の会社がどの程度のスキルを求めているかわかりませんが、アピールはすべきだと思います。

あと、パソコンの基本的な操作、知識(エクセル、ワード、メールなど)があればさらに評価されると思います。

面接がんばってください!!

Q納品書 請求書のファイリング

はじめまして。
納品書と請求書のファイリングなのですが、みなさまの会社ではどのように行っていますか?
納品書は納品書で業者別、請求書は請求書で業者別でしょうか?
納品書と請求書を同ファイルにファイリングするのは"有り"ですか?
業者によってサイズもバラバラ、同じ業者でも納品書と請求書のサイズが違う場合があり、どうも上手く整理ができていません。
よきヒントを宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

納品書は、請求書の明細として業者別にファイルします。請求書は、支払時の明細ですから、別に一覧できる内訳表を作成しまとめてファイルします。同じファイルでは保管しません。
納品書と請求書のサイズが違う場合においては、保管の面倒になりますので、わら半紙等の台紙に糊付けして保管しています。

Q納品書と請求書の保存

請求書が来たら納品書に基づいて金額を確認するので
請求書保存の際、納品書も添付したいと思ってますが、
普通は別々に保存するものなのでしょうか…
今まで関わった会社のほとんどが分けているので、何か理由があったら教えてください。
特に多いのは事務用品や宅急便(こちらは送り状です)の納品書です。

Aベストアンサー

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても何ら問題
    はありません。
    (会社にとって一番合理的な分類で保存して下さい)
  → このような管理方法で、請求書から納品書を紐付けする事ができ
    ない場合は、この方法を採用してはいけません。
◯納品書と請求書を一緒に保存
  → 納品書管理者と請求書管理者が同一。納品書管理者から請求書管
    理者へ帳票の回付ルールが決まっており、一緒に保存する為の、
    の作業量が甚大でなければ良い管理方法です。
    (納品書と請求書が物理的に紐付いている為)
  → 当該管理方法に要する作業量が甚大でなければ、こちらの保存方
    法の方が管理しやすいと思われます。
    但し、大量の納品書・請求書がある場合は、あまり向いていないと
    思われます。(一概に言えませんので御社の状況をご勘案下さい)

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても...続きを読む

Q伝票処理と伝票整理

伝票処理とか伝票整理とは、具体的にはどのようなことをするのですか?

Aベストアンサー

伝票処理:金額や取引先などの情報をコンピュータに打ち込むのが一般的です。
伝票整理:種類や取引先などに分けてファイルにとじるのが一般的です。

Q納品書・請求書の照合について(仕入)

商品を仕入れて販売する小さい会社の経理です。
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多めに仕入れていくつか在庫にしておいて、残りを販売することもあります。
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でもこれでは、納品されてないのに、請求書に多めに記載されるかもしれないし、間違ってるかもしれないといった感じでどこまで確認していくのが良いのか悩んでいます。

納品書・請求書を扱う方、どういう経理処理しているのかチェック方法教えてください。
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Aベストアンサー

私は納品書が到着した時点で 仕入れ/買掛金 の伝票を起こしており、
(摘要欄には納品書No.など入力(会計ソフトを使用していたので))
月締めの請求書がきたらその月の各社ごとの細かい買掛金と照合してました。
買掛金 10回分で100万円と、請求書100万円が合っていれば処理、
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納品書を見て、その都度仕入/買掛金伝票を起こしたほうがより正確です。
何より、仕入れ商品は会社の資産であり売上げに繋がるものですから、
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Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

例えば、シート1のC1に5を打ち込んだら、シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される。

また1列すべてを自動で表示させる場合、一つのセルの時と違いがありましたら教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コ...続きを読む

Q仕入伝票のファイリング方法

お世話になります
アドバイスありましたら宜しくお願いします

現在総務の仕事をしています
年度も変わり売上伝票(毎年更新し新しいファイルに交換)、
仕入伝票(満タンになったら交換、平成16年の伝票なんかもありました・・・)

そこで問題があります

売上伝票は自分の会社から発行するものなので書式は1パターンのみですよね
しかし、仕入伝票はいろいろな会社のパターンがあります
(A4、A5、B4 1/3長。。。縦、横を言い出すときりがありません)
仕入先は100社以上超えます。電材屋 配管屋 商社 車屋 印刷屋 などなど

そこで何か良いファイリングの方法は無いでしょうか?

現状は長く受け継がれた伝統のファイリング(汚)方法で
あかさたな順でファイル色が分別されており(コクヨのA5横のフラットファイル)
このファイリング方法では横長などの伝票は恥のほうがグシャグシャになっています

ポイントは何年か前にどこそこの仕入先から仕入れた○○いくらだっけ、とか
どこに売上したんだっけって時に仕入伝票を必要とします

うちの会社ではこうやってるなどの方法があれば教えてください
宜しくお願いします

お世話になります
アドバイスありましたら宜しくお願いします

現在総務の仕事をしています
年度も変わり売上伝票(毎年更新し新しいファイルに交換)、
仕入伝票(満タンになったら交換、平成16年の伝票なんかもありました・・・)

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売上伝票は自分の会社から発行するものなので書式は1パターンのみですよね
しかし、仕入伝票はいろいろな会社のパターンがあります
(A4、A5、B4 1/3長。。。縦、横を言い出すときりがありません)
仕入先は100社以上超えます。電材屋 配管屋 商社...続きを読む

Aベストアンサー

仕入担当ですw
弊社でも月々の仕入れ先は100社超えますね。
で、ファイリングはガバットファイルとかいう、背側が伸びるのにファイリングしています。
サイズはA4ヨコです。
おっしゃるように、業者の伝票は様々ですが、基本をA4としてファイリングします。B4なら半分に折ってからとか・・・
A4ヨコなのは、キャビネットに入れるときに、入りやすいし、調べるのにも見やすいので・・・・
ガバットファイルは、背側がファイルの量によって伸ばせるので、伝票が多い月も少ない月も対応出来ます。(背表紙に○○年○○月納品書とか書く)

で、「ポイントは何年か前にどこそこの仕入先から仕入れた○○いくらだっけ、とかどこに売上したんだっけって時に仕入伝票を必要とします」これって、仕入れ元帳で十分じゃ無い???
それとも、もっと細かい情報がいるんでしょうかね?
まあ、とにかく、ファイリングは、サイズが同じで探しやすければ良いと思います。


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