グッドデザイン賞を受賞したウォーターサーバー >>

すいません、今回事務の仕事を初めて始めてまだ色々勉強中なんですが、
内線電話の回し方がわかりません。
基本的には電話は取らなくて良いみたいなんですが、先日社員の方が居なくて急きょ電話を取る事になり、
内線電話が回せなくてパニクってしまいました。
何番電話何々さんとかよく聞くんですが、どういった方法で回すんでしょうか?
とりあえず、
1.保留ボタンを押す。
2.受話器を置く。
までしか分らず、あとは走って呼びに行きました。
電話も回せないのかという目で見られてショックです。
ネットでも調べてみたんですが、詳しく説明されているサイトがなくて困っています。
どなたかご存知の方、内線電話の回し方の手順をご教示お願いできないでしょうか?

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A 回答 (7件)

こんにちは。

人事や総務で女性対象の事務社員研修で若干講師してmしたが、そんなものは関係なく、少し質問内容が気になったのでつい書かせていただきました。

電話に関しての質問も最近増えてきたようですね。

今sugar0さんがお悩みのことそのものに様々なアドバイスがあるので、少し違う観点から。

例えば新入社員の研修のときには必ず電話応対やマナー研修がだいたいの会社ではあると思います。

でも集合教育はあまり効果はなく実際に手取り足取りと先輩社員が姉さん役で(ブラザーシスターと昔は読んだ)電話の取り方などを研修したものの3時間やそこらの時間ではマスターするのは難しいので、日頃のOJTが一番かと思います。

中途社員でなければだいたいの会社は電話応対の訓練をしてきました。

ご質問の件ですが、新入社員といえ、先輩社員でもそうだと思うのですが、当然会社により電話の機能が違うので戸惑うこともおありかとお察しします。

過去の例からいうと、A4などの用紙に内線番号一覧表をいうものを全社員が持っており、また、なければ作成しその裏面にでも電話の簡単な使い方や機能など手順を先輩や上司が作るのではなく、自分で作ってみてはいかがでしょうか?

そうすれば先輩にはよほどおかしい電話は別として内線番号一覧表と裏面の電話の取次ぎ方を文書ではく絵などを交えて作ってみてはいかがでしょうか?自分ができないことはなるべく早くマスターした方がいいと思いますし、言葉の勉強にもなります。

友達同士で練習するのも手かもしれません。

NTT(西日本:東日本)ではさすが電話の会社とあって、訓練専用の内線電話、電話機は思い切り古いですが、研修などがあれば無料で貸していただけます。

あとは手順をしっかり覚え、今度入社してくる、いい先輩になってくださいね。
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小規模オフィスによくあるビジネスフォンの場合は、電話を取って保留を押すと、ダイヤル(数字)ボタンの上の方にあるボタンが点滅しますので、点滅しているボタンの番号を、電話を受ける人に言えば良いです。


あとは、電話を受ける人が、その番号のボタンを押して、電話に出ればOKです。
※ 内線番号を指定して回す方法もありますが、これは分かりません。
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こんにちは。



>電話も回せないのかという目で見られてショックです。

前の回答者様もお答えになっていますが、電話の内線のつなぎ方は機種やその職場の設定により様々です。
はじめてでしたらわからないのは当たり前ですから、元気を出してくださいね。
私も、別の職場に異動してまず隣席の人に確認するのは、「内線のつなぎ方」です。

あと、これは直接ご質問とは関係ないのですが・・・。

時々、電話の相手に対して「ただ今電話をお回ししますので、少々お待ちください」という方がいますが、「回す」という言い方は「たらい回し」を連想させるのであまり印象のいい表現ではありません。
「電話をおつなぎしますので・・・」という表現の方が、相手の受ける印象はいいと思います。

蛇足ですが、ご参考までに・・・。
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会社の電話は通常「ビジネスフォン」がよく使われています



機種毎に機能や操作方法が異なりますので誰かに教えて貰うか取扱説明書を見せて貰ってください
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普通、事務所にある電話は「ビジネスフォン」と呼ばれる多機能電話機です。



で、ビジネスフォンの場合「転送の方法は、メーカーごと、機種ごとに違う」ので「その機種の取扱説明書を読む」しかありません。
(メーカーが同じでも、機種が違ったら方法が違う、なんて事もあります)

もちろん「会社が違えば、使ってる電話機も違う」ので「転職したら、電話機の使い方を最初から覚え直し」です。

>ネットでも調べてみたんですが、詳しく説明されているサイトがなくて困っています。
メーカーごと、機種ごとに違うので、そんなサイトはある訳がありません。

>どなたかご存知の方、内線電話の回し方の手順をご教示お願いできないでしょうか?
私の会社の電話機と、質問者さんの会社の電話機は、メーカーも機種も違うので、私の会社の電話機の転送方法を教えても無意味です。

会社の総務部や総務課に行けば「電話機の説明書」があると思うので、説明書を貸し出してもらうか、説明書のコピーを貰いに行きましょう。
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機種によります。



1.いきなり内線番号
2.転送+内線番号
3.(転送と決められた一桁の)数字+内線番号

とにかく隣席の人におそわってください。
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転送のやり方は


転送のボタンがあれば、押した後に転送先の電話番号

通常は
転送の特殊番号の後に・・・転送先の電話番号を回す

ので
特殊番号は・・会社により違いますので
通常は18とか頭に1がつく番号です

これは誰かに聞いて下さい
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Q会社での電話取次ぎの方法を教えてください。

非常にお恥ずかしいことをお聞きします。
会社に外線で電話が掛かってきたとします。その電話を内線で他の人にまわす方法を教えてください。よく、「○○さん、3番にお電話です。」とかって言いますよね。その場合、
1.はじめに電話を受けた人はどうやって○○さんに電話をまわすのですか?
2.また、○○さんはどうやってその電話にでるのですか?
3.しかも、3番というのは掛かってきた電話の番号?まわす先の内線番号?いったい何?
こんな感じで、電話の操作のしかた(何のボタンを押すとか)がわからないんです。電話の機種によっても多少異なるとは思うのですが、詳しく教えてください。

Aベストアンサー

電話の仕組みが分からないので、トンチンカンな用語使ってたらごめんなさい。

会社の電話って1つの電話番号でも何本か取れるようになってますよね?
(分かりにくいとしたら、よくテレビとかで電話受付とかしてると一本の電話番号
しか通知してないけど、オペレーターの人がたくさんいて次々に電話取ってる
じゃないですか?あれと同じと考えればいいんだと思うんですけど)

なので、おっしゃってるように○○さん3番にお電話ですっていうことは
1番、2番、3番と同じ番号で3つ(あるいはそれ以上)取れるようになっていると
いうことなので、そのまま最初に電話を受けた人は保留ボタンを押して保留にして
その○○さんは受話器を取って3番のボタンを押せばその外線の電話の方と
話せるということだと思いますので、この場合は転送は不要ということになります。

外線の人がかけてきた番号をその○○さんが取れない、すなわち○○さんが違う
外線番号の電話を使っているとしたら、○○さんの内線番号に転送して電話を回せば
良いですよね?
その場合は外線の人と電話がつながってる状態で転送ボタンをおして
○○さんの内線番号を回せば○○さんと最初に電話を受けた人が繋がります。
その状態で最初に受けた人が受話器を置けば、○○さんと外線からかけてきた
方が話せる状態になる・・・ということです。

お役に立てると良いのですが。

電話の仕組みが分からないので、トンチンカンな用語使ってたらごめんなさい。

会社の電話って1つの電話番号でも何本か取れるようになってますよね?
(分かりにくいとしたら、よくテレビとかで電話受付とかしてると一本の電話番号
しか通知してないけど、オペレーターの人がたくさんいて次々に電話取ってる
じゃないですか?あれと同じと考えればいいんだと思うんですけど)

なので、おっしゃってるように○○さん3番にお電話ですっていうことは
1番、2番、3番と同じ番号で3つ(あるいはそれ以上)...続きを読む

Q職場の方に聞いたのですが、理解がいまいちできていないので、お願いします

職場の方に聞いたのですが、理解がいまいちできていないので、お願いします。

職場の電話機の事です。

ダイヤルボタン上部の小さなボタンに以下の手書きボタンが設定されています。
保留が4つと、ピックアップが1つ、代表電話が1つです。

ダイヤルボタンの横には、内線・転送・フックなど
電話機に元々ついているボタンがありますが、
これらのボタンは使っていないような気もします(不確かです)。
独自に設定した冒頭の手書きボタンを使っていると思われます。

自分以外の電話がなったら、「受話器を取り、ピックアップを押して出る」と
教わりました。
誰かにつなぐ時は、「保留」を押して、その人に直接声をかける、と教わりました。
それ以外は聞けませんでした。

1.外線受信→内線で目的の社員を呼び出し「電話です」と話した後、その社員につなぐ
2.1.で、目的の社員が離席中でつなげず、その旨を外線相手に伝えるべく、再度自分と外線をつなぐ
3.内線受信→内線で目的の社員を呼び出し、「電話です」と話し、その社員につなぐ
4.3.で、目的の社員が離席中でつなげず、不在の旨を伝えるべく、
  再度、その内線を自分の電話に引き取って、かけてきた内線相手と話す

これらの状況の時の、電話機の使い方を教えて頂けませんか。
(機種がわからないので、想像の域を超えないと思いますが、それでも結構です)

あと、今までの勤務先では、
外線、内線、の呼び出し音の区別がはっきりしていました。
自分以外の電話がなった場合、どこの電話がなっていて、内線か外線かもハッキリわかりました。
それと、無人の受付がある勤務先の経験がありません。
(来客者自身が、電話で社内の人を呼び出すアレです)

実は、今の職場の呼び出し音が、わかりにくく、
自分以外の電話がなっても、どこでなっているのかわかりにくいです。
外線は、フロア中に呼び出し音がなると聞いたのですが(フロア全員にハッキリ聞こえる)、
個人の電話機にも外線がなっている雰囲気もあります。(フロア中には聞こえません)
社員の電話の出方を聞いていると、
内線かなと思っても、社名を名乗っているし、
逆に、外線かなと思っても、部署名を名乗って出ています。

こんな状況なので、電話がなっても出れず周囲に申し訳なくて、圧力も感じて、
仕事に集中できない時もあります(気を遣いすぎて)。
更に、社員がなかなか出ないので、電話がなるたび、恐怖に変わっています。

外線と内線と受付からとで、呼び出し音が違うとは限らないのでしょうか?
電話がなっている場所の特定、
呼び出し音の聞きわけ、
1~4の対応の仕方。

職場の電話機が苦手な、機械音痴の私に、どうかご教授いただけませんでしょうか。

職場の方に聞いたのですが、理解がいまいちできていないので、お願いします。

職場の電話機の事です。

ダイヤルボタン上部の小さなボタンに以下の手書きボタンが設定されています。
保留が4つと、ピックアップが1つ、代表電話が1つです。

ダイヤルボタンの横には、内線・転送・フックなど
電話機に元々ついているボタンがありますが、
これらのボタンは使っていないような気もします(不確かです)。
独自に設定した冒頭の手書きボタンを使っていると思われます。

自分以外の電話がなったら、「...続きを読む

Aベストアンサー

こんばんは

外線と内線の鳴り分けは恐らく
ダイヤル上部の『代表電話』と言うボタンの鳴動かランプでされているのではないでしょうか。
それでなければ
ベルの音色かリングパターン(リンリンリンとかリーンリーンとか)
でされてませんか。

機種により
操作ほうほうが変わるので的外れかも知れませんが
受けた電話を直接取り次ぐのであれば
通話中に転送ボタンを押し、転送先の内線番号を押して『ドコソコから電話です。』で受話器を下ろす。
相手が不在、または話中の時は再度、転送ボタンで保留中の通話が帰ってくると思います。

でも
ダイヤル上の4つの保留ボタンはグループで共用なのでは?
内線外線問わず全て保留して(この時自分が何番目のボタンに保留したか確認します恐らくボタンのランプの色、点滅で判断出来るはず)
そして取り繋ぐ人を内線で呼び、保留ボタンの何番目かを告げ電話を取り次ぐ
話中、不在ならもう一度自分で保留応答して電話対応する
でいいと思います。

外線、内線の鳴り分けは電話機の機能のが然ることながら
大元の電話交換システムが対応しているかどうかだと思います。
質問者さんは色々な職場の電話システムを体験しておられるようですし
一度、電話業務を管理されてる人に電話システム見直しの進言してみてはどうでしょう。

こんばんは

外線と内線の鳴り分けは恐らく
ダイヤル上部の『代表電話』と言うボタンの鳴動かランプでされているのではないでしょうか。
それでなければ
ベルの音色かリングパターン(リンリンリンとかリーンリーンとか)
でされてませんか。

機種により
操作ほうほうが変わるので的外れかも知れませんが
受けた電話を直接取り次ぐのであれば
通話中に転送ボタンを押し、転送先の内線番号を押して『ドコソコから電話です。』で受話器を下ろす。
相手が不在、または話中の時は再度、転送ボタンで保留中...続きを読む

Q会社で使われている電話機

会社で使っている電話機に「フラッシュ」というボタンがあります。他の電話機には「フッキング」というボタンがあります。これらはどのような機能なのでしょうか。同じいみなのでしょうか。他の人は、内線をするときにフッキングを使っているような感じです。稚拙な質問ですみません。

Aベストアンサー

機能は「外線を保留状態にする」です。
昔、大きな会社では電話交換手というのが、電話交換機室に常駐していまして、外部から電話があると、交換手がいったん受けて、肉声で繋げて欲しい人を確認して、内線電話をかけて、外部の電話を繋げていました。その時、繋げるべき内線がわかった段階で、外線側をいったん保留にします。その後で内線にかけます。
内線に電話しても相手が必ずしも席にうるとは限らないので、その場合は内線に繋げても仕方ありませんから、保留していた外線を取って、不在の旨を伝えて切断します。
経費節減がうるさくなって、この電話交換手の業務を庶務の女性がすることになります。そうすると、外から電話がかかってきた時、交換機室に着信しても誰もいませんから、庶務の女性の内線電話が鳴ります。
で、庶務の女性は電話交換業務を行うのですが、普通の電話機ですから、「外線をいったん保留状態にする」ボタンなんかは付いていませんから、フックボタンで代用します。
会社にある電話交換機は、通話中の内線電話からフック信号を受けた場合、その内線とつながっている外線を一時保留状態にするという機能をもつことにしました。同じフック信号でも、通話中ではなく、一時保留中に来た場合は、一時保留中の外線を、その外線着信に直前に応答した内線電話機に接続します。これが、外線に戻る機能です。
フック信号で外線を一時保留にした内線から引き続き内線番号のダイヤル信号が来た場合は、一時保留はそのままにして、ダイヤルされた内線電話機に着信信号を送ります。
内線電話機が応答したら、ダイヤルされた内線電話機とダイヤルした内線電話機との間で、通話路を形成した両電話機に開放します。
そして、ダイヤルした内線電話機(電話交換業務をしている庶務の女性の電話機)のオンフック信号(受話器を置く)を受け取ると、内線通話路を閉鎖して、一時保留中の外線電話と、ダイヤルされた内線電話機をつなげます。
イレギュラーな場合として、ダイヤルした内線に人は出たけど、隣の人で、目的の人が外出中である場合は、ダイヤルされた内線電話とではなく、ダイヤルした内線電話と外部の電話を繋げなくてはいけません。
その場合安全な方法は、ダイヤルした内線電話機に受話器を置いてもらい、そのあとダイヤルした内線電話機を置くと「呼び返し」という機能で、ダイヤルした内線電話機(庶務の女性の電話機)が再び鳴って、取る(オフフック信号を交換機に伝える)と外線電話機と接続され、そこで最初に電話を取った庶務の女性が不在を伝えるという方式ですが、まれに、もう一度フック信号を交換機に伝えるだけで外線に戻るという設定をする場合があります。この場合、フック信号の長いやつがオンフック信号ですから、受話器を置いてすぐかけ直す場合、オンフック信号が短くなってフック信号を認識され、電話を切らないで保留してしまう事故につながる危険があります。受話器を本当に置けばこんなことは無いのですが、カッコつけて、受話器を置くところにある白い頼りない奴を押してかけ直す場合に、短いオフフック信号=フック信号になってしまいます。
まとめると、外線の電話を一時保留にしたり、それを解除したりする機能に使われる場合が多いです。
ちなみに、キャッチホン機能を使う場合は、キャッチホン契約をした回線を使って、局交換機にこのフック信号を伝える必要があります。上記説明したフック信号は、内線電話機から会社の交換機に伝わる信号ですので、内線電話機のフックボタンを押しても局交換機にはフック信号は伝わりません。これを伝えたい場合に「フラッシュ」ボタンと名前を変えて使う場合もあります。この場合は、会社の電話回線でキャチホンを活用しているというレアケースの場合です。ほとんどの場合は、フックボタンと同じに使われています。

機能は「外線を保留状態にする」です。
昔、大きな会社では電話交換手というのが、電話交換機室に常駐していまして、外部から電話があると、交換手がいったん受けて、肉声で繋げて欲しい人を確認して、内線電話をかけて、外部の電話を繋げていました。その時、繋げるべき内線がわかった段階で、外線側をいったん保留にします。その後で内線にかけます。
内線に電話しても相手が必ずしも席にうるとは限らないので、その場合は内線に繋げても仕方ありませんから、保留していた外線を取って、不在の旨を伝えて切断...続きを読む

Q電話にある「キャッチ」と「短縮」について

電話にある「キャッチ」と「短縮」ってどんな機能でどんな使い方をするのでしょうか?ずっと気になっていたのですが・・・・つまらない質問ですがよろしくお願いします。

Aベストアンサー

「キャッチ」
普通はキャッチホン機能を使用するときに使います。キャッチホンはNTTなどとキャッチホン契約(有料)をしていないと使えませんが、通話中に他の人から電話がかかってきたときに、話し中とならずにその人の電話に一旦出ることができる機能です。
Aさんと電話中→キャッチホンの音が受話器からなる→電話のフックを軽く1回たたく→Aさんは保留となり通話中にかけてきたBさんと会話→もう1度電話のフックを軽く1回たたく→Bさんとの電話が切れて再度Aさんとつながる
だいたいこのような流れになるのですが、ポイントは通話先を切り替えるときに受話器を置くところにあるフックを1回たたく事にあります。ヘタをすると全ての通話が切れてしまったり、切替がうまく行かないなどと言ったトラブルが発生しますが、慣れてしまえばどうといったことはありません。
電話機メーカーの方ではこのようなトラブルを起こさないように、キャッチボタンを押せばフックを軽く1回たたいたのと同じ動作となって誰でもキャッチホン機能を気楽に使えるようにしています。

「短縮」
短縮の方はその名の通り短縮ダイヤルで、使い方は機種によっていろいろですが、オーソドックスなのはあらかじめ短縮の1番におそば屋さんの電話番号を記憶させれば、次からおそば屋さんの出前を頼むときは短縮ボタンのあとに1を押せばいいといった感じの使い方ですね。

「キャッチ」
普通はキャッチホン機能を使用するときに使います。キャッチホンはNTTなどとキャッチホン契約(有料)をしていないと使えませんが、通話中に他の人から電話がかかってきたときに、話し中とならずにその人の電話に一旦出ることができる機能です。
Aさんと電話中→キャッチホンの音が受話器からなる→電話のフックを軽く1回たたく→Aさんは保留となり通話中にかけてきたBさんと会話→もう1度電話のフックを軽く1回たたく→Bさんとの電話が切れて再度Aさんとつながる
だいたいこのような流れに...続きを読む

Q内線電話の取次ぎマナーを教えてください。

内線電話のマナーで困っています。
後輩を教育する立場になり、たくさんことを毎日聞かれ、慣例で行っていたことの根拠が示せずに悩むことが増えてきています。

そのなかの一つ、内線電話対応

外線電話で相手から「○○さんおられますか?」問われたとき、社内の人間は呼び捨てにして、完結に相手に答えるようにしています。

内線電話の場合、自分より目上の人から内線電話がかかってきて、職場内の上司を呼んだとき
「○○課長はいますか?」
この後にどういう言葉で返すのが適切でしょうか?
「いらっしゃいます」「おられます」「います」

また、同じシチュエーションでお休みのとき、
「お休みをいただいています」「欠席です」

外線電話マナーは調べやすいのですが、内線電話では微妙なところで、職場内でもいろいろな意見があります。

みなさんのところではどうでしょうか?
よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

秘書してます。
社外の人は尊敬・丁寧語、社内の者を下として話すのが基本ですが、社内だと職場によって違ったりしますよね。うちでは以下のようにしています。

>明らかに自分より目上の人から内線電話がかかってきて、

取り次ぐ人(自分)とかかってきた方の順位は考えず、かかってきた方と取り次ぐ方の順位で考えるとわかりやすいです。

基本的に、
・同じ部内で電話があったら、部長から順位をつける。
・他の部の人から電話がかかってきたら、
 (例え、他部社員→自分の部長であっても)
 自分の部以外を上位、自分の部の者を下位とする。

というわけで、
>目上の人から内線電話がかかってきて、職場内の上司を呼んだとき
>「○○課長はいますか?」

「はい、おります。少々お待ちくださいませ。」が適切です。
またお休みの場合は、お休みはその方から頂いてる訳ではないので
「申し訳ありません、本日休みを取っております。」となります。

ご参考になればと思います。

Q電話を通話中にオンフックボタンを押すと?

会社のビジネスフォンにオンフックボタンがついています。通話中に押すとどうなりますか?そもそもオンフックボタンの効果がわからないのですが、保留とはどう違うのでしょうか。

通話中、オンフックをすると、相手の声がスピーカーから聞こえるが、こちらの声は相手には聞こえないのでしょうか。

昔、てぶら電話、というのがありました。てぶらボタンを押すと、受話器を耳に当てなくても相手の声がスピーカーから聞こえ、こちらの声が相手に聞こえるというものです。

それとは違うのでしょうか。教えてください。お願いします。

Aベストアンサー

通話中、オンフックをすると、相手の声がスピーカーから聞こえるが、こちらの声は相手には聞こえないのでしょうか。
>受話器を上げていれば聞こえますが、受話器を上げていなければ相手に声は聞こえません。

てぶらボタンとは違います。

オンフックボタンを押すと、受話器を上げなくても発信ができます。
マイクボタンを押せば、てぶらボタンと同じ機能になります。

Q電話のかけ方

いままで(29歳)家や携帯以外で電話を取った経験がなく、会社(派遣先)で大変困っております。

このまえ外からかかってきた電話を取り次いで、呼び出して私の用は終わったのですが、ランプがついているので、私が受話器を置くと切れる(通話が)のかもしれないと思って受話器を横に置いたままにしていました。

それから、「内線で3番」といわれたのですが、内線というのは短縮と書かれたボタンの横に書かれてあるだけで、あれこれ押していたら別の方がこられて用はすんでしまいました。

自分で書いていても大変恥ずかしいですが、どなたか会社での電話機(内線など)の使い方、またマナーなど教えてください。お願いします。

Aベストアンサー

なかなかその職場の方に「電話の受け方を教えて下さい」って言えない雰囲気なのか、聞きやすい方が近くに居られないのではないでしょうか・・
他の方も言われてますように電話の機種によって使い方は様々なので一概には言えませんが、会社の方が言われた「内戦で3番」は短縮と書かれたボタンの横にあるのではなく、その下、もしくは横などにたくさん並んだ1とか2とか書いてあるだけのボタンはありませんか?それだと思います。(職場によっては1とか2とかの番号の上に課や係などのが書かれてあり番号が見えなくなっている場合もあるかもしれません)
・・なので「○○さん、内線3番!」と言われたら、「内線」と書かれたボタンは無視して、受話器を取って「3」と書かれたボタンを押せばいいと思います。
それと電話を取り次ぐときは、「保留」ボタンを押してから受話器を置けば切れる事はないと思います。
その電話がかかって来たときに光っていたボタンが「2」だとすると、「・・・少々お待ち下さいませ」などの後に保留ボタンを押し、受話器を置いてから「○○さん、××会社の△△様よりお電話です。内戦2番です」・・などでよいと思います。
もちろん機種によって違うのでこのとおりではないかも知れませんが何かヒントにでもなればいいと思って書いてみました。

なかなかその職場の方に「電話の受け方を教えて下さい」って言えない雰囲気なのか、聞きやすい方が近くに居られないのではないでしょうか・・
他の方も言われてますように電話の機種によって使い方は様々なので一概には言えませんが、会社の方が言われた「内戦で3番」は短縮と書かれたボタンの横にあるのではなく、その下、もしくは横などにたくさん並んだ1とか2とか書いてあるだけのボタンはありませんか?それだと思います。(職場によっては1とか2とかの番号の上に課や係などのが書かれてあり番号が見え...続きを読む

Q受話器をおくタイミング

ビジネスフォンで同じ部屋の同じ番号の別の電話に回すとき、
「Aさん、Bさんから○番にお電話です」といいますが、
受話器を置くタイミングはどのようにしたらいいのですか?

私の認識では
1.保留に使えば一度受話器をおいてもよい(外線は生きていてAさんは番号を押せば取れる)
2.保留を使わなければAさんが受話器を上げるのを見計らって受話器を下ろさないといけない
ということでよいですか?

機種により違うということで一般的なやり方を教えてください。

Aベストアンサー

こんにちは

1は、受けた外線通話を保留操作で保留ボタンに光らせてと言う事ですか?
であれば、言われている通りだと思います。

2、は保留操作をしないで、転送操作でダイレクトに転送したい内線番号に転送すると
言う事でしょうか?
通常は言われている通り口頭で誰々からの電話である旨を告げてから、受話器を下ろすと
思いますが、同一フロアー内で転送先の内線電話が視認出来る状態であれば
別段相手が出る前でも受話器は下ろせると思います。
この時は相手の転送先の電話機はベルが鳴った状態です。

Q社内 内線電話での最初の挨拶「お疲れ様です」を言わない人

内線電話をかけた際、最初に部署と名前を言い、「お疲れ様です」
と言うのですが、それに対して、無言の人がいますが、おかしく
ないですか?

私   プルル(電話をかける)
相手  ガチャ(電話をとる)
相手  「はい。△△課ですが」
私   「○○課の○○です。お疲れ様です。」
相手  「・・・・」
私   「・□□さんいらっしゃいますか?」

こういうやりとりのなかで「・・・・」っておかしくないですか?
通常は「お疲れ様です」の返事が返ってくると思うのですが、
結構いるんですね~。

皆さんの周りではどうでしょうか?

Aベストアンサー

そういうやからは確かにいるようです。おかしいことは事実です。上司の指導不足です。

Q電話応対のとき、聞き取れない…怖いです

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋ぎます」といったところ、実はお客様が言っていたのは「××店」だった)、それ以来電話に出るのが怖くてたまらなくなっています。

自分の電話応対の言葉遣い等に自信がないというのももちろんありますが、
一番ネックに思っているのが「聞き取れない」ことです。(電話だけでなく、日常会話でも「え?」ということがよくあります)

あまりに不安だったので、耳鼻科に2件かかって聴力検査をしましたが、どちらも異常なしでした。
でも、聞き取れません…
能力の問題でしょうか。
努力次第できちんと聞こえるようになるでしょうか。
きちんと聞き取れるようになるトレーニングなどあれば教えていただければ幸いです。

聞き取り能力が上がるかなと思い、テレビ音源を1,5倍速で聞いてみたりしていますが、今のところ効果は出ていません・・・

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋...続きを読む

Aベストアンサー

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚える。
 担当部署、担当者に電話をつなぐのであれば、
 自分自身が意味不明な質問をされるわけでもなければ、答えなければならないわけでもない。
 
 ここで自分を楽にするために、まず担当部署や業務を触りでもいいから覚える。
 できるなら担当者まで覚える。
 そうすると自然と体は楽になるはずです。
 聴力に問題がないのであれば、聞き取りにくいのは聞き取れないと思ってしまう自分が
 無意識に聞こえないようにしてしまっていると思うからです。

 要は自信がつけばいいわけです。
 自分の会社の部署名、仕事内容などで、聞いたことのない単語を減らしていけば、
 そのうち楽に電話が聞けるとおもいます。


2、相手にあわせない話し方。
 聞き取りを失敗したときなど、ついついあわてがち。
 ここであえてゆっくりとした話し方をしてみてはいかがでしょうか?
 
 聞き取りを何度もするとクレームになったりしますよね。
 焦る自分がさらに早口にさせてしまったり、自分の言葉が相手に聞き取れないくらいに
 小さい声になってしまったり。。。
 
 ここで自分が過剰反応をしてしまうとさらにしんどいと思います。
 
 聞き手がゆっくり質問を返すと、意外と相手もゆっくり答えてくれます。
 あまりゆっくりすぎるのも問題ですが、間違えてもオドオドしないようになれば、
 少なくとも2度3度聞き直すことは少なくなるはずです。

 相手にあわせないというと語弊があるかもしれませんが、
 聞き直す場合はどうしても相手が早口になることが多いと思うので、
 お詫びをしてから、あえてゆっくり聞いてみる。
 これも一つの方法だと思っています。


自分が聞き取れない、聞き取る能力がないと思うのではなく、
心の準備だけでもできれば意外と聞き取れるものですよ。


初歩的なことかもしれませんが、少しでも参考になればとうれしいです。

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚...続きを読む


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