大学同窓会名簿を作ることで問題はないでしょうか？

Question

こんにちは。

大学卒業学年同窓会を今年の12月に行う幹事となりました。
開催通知葉書、名簿、当日出席者名リストを作ることを考えています。
（名簿、当日出席者名は紙ベースか、WEB上は未定）
個人情報保護法、個人情報保護条例等の観点から問題点があればご教示いただきますよう、お願い申し上げます。

＊学年の卒業生は900-1000人です。
＊ただし、大学卒業生の任意加盟同窓会のデータを元に上記葉書等を作ることを考えています。卒業生同窓会員は全学年で軽く5000人を超えます。
＊大学同窓会の持っている連絡先データが必ずしも正しいとは限らず、また非入会者もいるので
不明者は探さなければなりません。その際、連絡先不明者を特定できるような、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先を特定のメールアドレスに送信してもらう、あるいは特定のWEBサイトに書き込んでもらうことで幹事側は連絡先を集めようと思っています。
＊大学の現役学生で、サークル、ゼミの卒業生係りに連絡先不明者の住所、電話番号等を尋ねたいと思っています。
＊事前に通知しますが、今回集めた連絡先データを今後の学年同窓会、そのほかの同窓会活動（勉強会、募金要請等）に使いたいです。

よろしくお願いいたします。

o24hi · Accepted Answer

こんにちは。

◇個人情報保護法
・個人情報の主な規定は二つです。
(1)個人情報の収集の仕方
(2)収集した個人情報の管理の仕方

(1)個人情報の収集の仕方
　個人情報の収集の仕方は次のことが求められています。
・本人から収集すること
・収集の際は理由目的を明示すること

(2)収集した個人情報の管理の仕方
　収集した個人情報の管理の仕方は次のことが求められています。
・利用目的以外の利用の禁止
・第三者への提供の禁止(本人の承諾があれば可)

----------
　以上から，

＊ただし、大学卒業生の任意加盟同窓会のデータを元に上記葉書等を作ることを考えています。卒業生同窓会員は全学年で軽く5000人を超えます。

・当該5000人以上のデータを管理している同窓会が，今回の同窓会のためにデータをWaver22さんに提供すること自体が，法の趣旨に反します。

・つまり，「大学卒業生の任意加盟同窓会のデータ」を使うこと(本人からWaver22さんが直接収集していない個人情報を使うこと)は，Waver22さんについては違法ではありませんが，提供した方は違法になりますから，通知を受けた方から，クレームがくる可能性があるかもしれないですね。

woody-club · Answer

大学同窓会の保有しているデータを使うことが、「共同利用」か「第三者提供」になるかで違いが出てきます。

先ず、参考URLにアクセスして、経済産業省の個人情報保護法に関するガイドラインを見て下さい。
P42に「(ⅲ)共同利用」がありますので、大学同窓会との共同利用に該当するか否か、大学同窓会の判断を仰ぐことです。
P43の「(4)開示等の求めに対して・・・」が一番大変だと思います。
これができなければ「共同利用」にはなりませんので、大学同窓会から見て「第三者提供」になり扱いは別になります。

メール、webから個人情報を収集するには、それなりの注意(利用目的の周知など)と技術(web収集の際の暗号化など)が必要になりますので専門家に相談されることが最善と思います。
特に収集した後は、厳重管理が必要になります。
「卒業生同窓会員は全学年で軽く5000人を超えます」と言うことは、同窓会事務局であっても個人情報取扱事業者になります。
個人情報(データ)の取扱規定を策定しておくことをお勧めします。
収集することの懸案と同等にお考え下さい。

詳細にお伝えしたいのですが、回答の文字数制限がありますので、割愛させていただきます。

参考URL：http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/#02

utilityofa · Answer

直接質問者さまのお役に立つかどうか…。

国民生活センターのホームページに「名簿は作れない？」というタイトルの解説ムービーがあります。
直接は、町内会程度の名簿を想定したムービーのようですが、名簿を作る場合の一般的な注意事項にも触れられているようです。
ご覧になって、ご損はないと思います。

（以下、参考ＵＲＬの国民生活センターＨＰから一部転載）
名簿は作れない？
「個人情報の保護に関する法律」が施行されてから、私たちが良く使う名簿や連絡網を取り巻く環境が変わってきています。国民生活センターにも「娘が通う学校で、以前はクラス全員の連絡先が記載された連絡網が配られていたが、今年は一部の生徒の分しか記載されていない連絡網が配付された。学校側は個人情報保護法に配慮したというが、いざというときに不安である」などの相談が寄せられています。
　名簿や連絡網は、法律やガイドラインなどを正しく理解すれば作成・配付することができます。番組では、国民生活センターの個人情報相談窓口に寄せられた名簿や連絡網の作成・配付に関する事例を紹介しながら、その注意点をお話しします。

参考URL：http://www.kokusen.go.jp/d_haishin/data/d-200803_1.html

大学同窓会名簿を作ることで問題はないでしょうか？

大学同窓会の保有しているデータを使うことが、「共同利用」か「第三者提供」になるかで違いが出てきます。

直接質問者さまのお役に立つかどうか…。

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