事務員として知っておくと助かる事を教えて下さい！

Question

初めて事務員として働くことになりました。
お茶汲みなどした事もありません（泣）
手がガクガク震えそうです。
まったくのど素人です・・・
なんでも良いので伝授してください！！！

takuya1663 · Accepted Answer

こんばんは
たまたま人事等で実務や事務社員等の研修など担当してきたに過ぎない者です。

茶菓の出し方は基本がありますが、なかなか文章では伝わることができない面があるので参考になるサイト等は「ある程度」参照されてくださいね。

誰でも何事も初めはどんなベテランでも最初は初心者なので適度な緊張は必要かと思いますが、過度の緊張や不安など「見られている」と思うと余計がくがくすることがあると思います。また研修などと偉そうに書きましたが、これは知っておいたら良いことで実際は訓練という何回も繰り返し反復するようにすることで「慣れ」ということ、またベテランの方にOJTという実地指導などの方が習熟度も早いと思います。
いくら頭に詰め込んでも行動ということが前提なので一概には言えませんが、一般的なことに関して書かせていただきます。（挨拶など社会人として当然のことは別で）

また、参考の別の質問で少し類似した回答などがありました。
http://okwave.jp/qa2121689.html
大前提は事務とは「記録」することかと思います。

参考として研修などのカリキュラムからひとつずつ訓練や研修する機会などの参考にされてはいかがでしょうか。
http://www.because.co.jp/setsuguuoutaisample.htm

仕事で次につながる関連の仕事はお客様と同じで「次工程や前工程はお客様」という意識を常に持っておく。

上司や先輩から仕事を指示された時など必ず上司のところに行き、状況次第ですが、席に座ったままではなくメモ等でしっかりと把握して不安やわからないことなどは記録するなりして、指示された内容を復唱して確認する。

仕事の報告は「結果」や「結論」から報告する。そして５W2Hなど「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」「いつまでに」・・・
（５W１Hや５W2Hなどはこの略で当然ご存知かと思いますが）

失敗やミスや事故、トラブルなど「悪い報告ほど早く」上司に報告する。
（その問題に迅速に対応する必要があるので）

失敗はつきものなので、失敗をあまり気にしないで、同じ失敗を繰り返さないように解らないことは先輩、上司などに聴く。
（メモなどで記録しておく、忙しくて聞けないことも事前にまとめておく）

公的な書類や社内書類でも提出する書類などは必ずボールペンで書く。
（例外もありますが）

計算や入力したものは必ず確認、チェックする。
（可能であれば複数でチェックしてもらう）
また計算は再度上からも下からも検算することや、特に「転記」をした数字や文章などは最も転記の際に間違いが発生しやすいことを留意する。

電話応対は迅速、正確、丁寧が基本（会社の先輩等に見習うなど）
またその際当然メモと筆記用具手元に準備する。
（名指し人不在の場合など外出か来客か席を外しているか把握するなど）

解らないことは上司や先輩に遠慮せずに質問して手順や目的を把握してメモ等に記録しておいて、後で整理して仕事の手順など自分が解りやすいようにまとめておく（後で質問するときなどや同じことを何度も質問することがないようにする）

手が空いたときは上司や先輩に「何か手伝うなどのことなど」がないか指示を仰ぎ、逆に自分では今できない状態に指示があれば、今は何何をしてどれくらいかかるからできない理由などを報告する。
（あくまで仕事の習熟度合いでそんなに一度に多くの指示ははじめはないとは思いますが）

など様々書きましたがほんのひとつであって決してこの限りではありません。また自分は事務だけであるから他のことはしなくて良いのではなく、どんな仕事でもお客様につながっていることや第一線で活躍される実際にお客様と接する他の仕事を縁の下で支える性質であることを意識することなども大切かと思います。

他にも数え上げたらキリがありませんが、他にももっと大切なことはあるはずなので基礎が肝心です。頑張って下さい。
参考程度にでもなれば幸いです。

hzm214 · Answer

意外とみんな知らないので、知っているといいと思うことなんですが、
冠婚葬祭がらみのことですね。

上司の方からお悔やみ電報打っといてくれといわれたり、社長の名前で花輪出しといてくれとか、香典袋用意しといてくれとかですね。そのほかにも中元、歳暮とか、陣中見舞い出しといてくれとか、逆に取引先から何らかのお気遣いしてもらったときなど、なんて言って受け取ればいいのとか、結構わからなくてまごついてしまいます。

ochazuke78 · Answer

仕事は教えてくれるだろうから、普通にやっていれば問題ないと思いますよ。細かい事を言うならお茶は濃さを均等にする為に複数に少しずつ注ぐとかありますが、ほぼ休憩みたいな時間にやる事ですし、そんな緊張するほどの事でも。あとは来客や電話の応対、書類の作成や処理などをやるかもしれませんが、何をやるにしても教わった通りにやれば大丈夫です。疑問があったらなるべく早めに質問を。

事務員だろうとなんだろうと仕事なんて最初はうまくいかないもので、周囲がマトモな人間なら、少しずつミスを減らすなど努力している姿勢があればうまくやっていけるはずです。

事務員として知っておくと助かる事を教えて下さい！

こんばんは

意外とみんな知らないので、知っているといいと思うことなんですが、

仕事は教えてくれるだろうから、普通にやっていれば問題ないと思いますよ。

似たような質問が見つかりました

関連するカテゴリからQ&Aを探す

デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング

マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング