幼稚園の年度末の会計報告について

初めて質問させていただきます。
昨年の春より、子供が通う幼稚園の役員（書記＆会計）をしています。
その任期ももうすぐ終わりで、子供も卒園を迎えるのですが、最後の保護者会というのが例年２月開催の為に、毎年その時点で概算の決算報告をしています。
でも当然ながらその後も会費の納入もあれば諸々の支出もありますので、最終的な決算とは金額が異なるわけですが、会計の資料として鉛筆で金額を修正した決算報告書があるだけで、一般の会員には最終的な決算の内容は報告されていないのです。
次年度の最初の総会で、新役員が予算案を作成して承認を得るという手続きは踏むのですが、その前に前年度の決算報告をすべきではないのでしょうか？

次年度の役員が決まるのが新学期が始まって１ヶ月以上経ってからですし、卒園児の保護者が前役員と言うことも多く、役員間の引継ぎというものも全くと言ってよいほど行われていません。
少人数な園で色々な面で園長のワンマン運営で、保護者会の活動もいちいち園長の承認を得て行うような感じです。
正直、今回役員になって初めて色々内部の様子を見てきましたが、結構いい加減というか大雑把というか、そんな感じで今まできたようです。

私としては、会費を集めて活動している以上きちんと報告すべきと思うのですが、他の園ではどのようにしているのでしょうか？
２月に会計監査を受け、その後に概算で決算報告をすること自体は決定済みですので、その後の正式な決算報告のやり方を教えてください。

１、　年度終了時（卒園式や終園式）に正式な決算報告書を文書で配布する？
　→　この場合、最終的な内容については一般会員からの承認を得るという方法をとるのは困難になります。事前に概算で承認を得ているので、あくまでその最終的な報告ということで文書の配布のみで済ませてもよいものでしょうか？

２、　次年度の総会で、予算案の承認の前に前年度の決算報告をする？
　→　この場合、報告書に書く役員名は前年度役員？　それとも新役員？　日付は前年度終了の日付？　新年度の総会の日付？

また、もしも「２」の方法を取る場合は、当然報告をする新役員は前年度の運営には関わっていない訳ですし、報告を受ける一般会員も前年度には在籍していない人もいますよね？　同様に本来報告を受けるべきだった卒園児の親は報告を受けないままになりますよね？　それで良いものでしょうか・・・？
そもそも、そんなに厳密に考える必要はないのでしょうか・・・？

是非、皆さんのところのやり方を教えてください。
よろしくお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： haru_aki3 回答日時： 2009/01/29 03:07

幼稚園の父母の会で、会長・会計をしたことがあります。

毎年、２月に決算総会を行いますので、それまでに購入が必要な物など、支出が分かっているものは、支払い等を済ませておき、決算報告を行っています。
そうするとこで、園児や先生ご家族で弔事がない限り、決算報告の数字が変動することはありません。（弔事だけは突発的なものですから。。。）
その後、翌年度５月の予算総会で、予算案の承認をもらう前に、決算総会後の支出の説明をしています。

２の年度が終了してから決算報告となると、卒園児の保護者は　卒園後の５月の総会に参加する必要がでてきます。前年度に関する事項の承認ですから、承認をするのも前年度会員である必要があります。必ずしも全員が参加ではないので欠席する場合の委任状の提出や、総会後に決算報告書を渡す必要性などを考えると、翌年度初めの決算報告は合理的とはいえないと思います。

参考になれば良いのですが。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
そうですよね。確かに２の方法だと、前年度のことなので・・・という部分が気になりますよね。
でも↓下のお礼にも書きましたが、うちの幼稚園で来年度の総会に卒業した役員や保護者が出席したり委任状をとったりというのは現実的でないと思われますので、やはり１の方法でいきたいと思います。
本当なら、今年度の支出を全て済ませて監査＆決算に持ち込みたいところなのですが、会計監査＆決算報告の後にも３月の会費徴収や歳時・卒業進級にからむ諸々の支出が控えており、それらを支払いだけ先に済ますということが出来ない状況です。
（いくつか先に支払いをと持ちかけたのですが、お店の経理の関係上そのようなことは出来ないと断られてしまいました）

でも出来るだけ、早め早めに会計処理を済ませて監査＆決算報告に臨みたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2009/01/29 12:43

No.2 回答者： kyo-mogu 回答日時： 2009/01/28 16:46

　保育所の保護者会で会計の経験有りです。

決算は三月の末日で〆切り作成しますが、その前に一旦締めても可能です。その際には報告書に予定の支出分を算出し何日現在としています。
保護者会の総会は新年度に会長などが決まった後に行われるため、それに間に合えば良かったのです。会計検査は前年度の会計担当者がする事になっていました。総会の時は卒園時の保護者も居ますが、出席をお願いしています。総会では前年度の役員が報告を行い、新年度の役員を紹介し、了承を得て前年度の役員は解任されます。
　新年度の予算新役員ではなく旧役員で決めていました。ほとんどひな形で実際の運営は新役員で決めていきますが。
　総会時に、役員以外の卒園時の保護者は居ませんので最後は分からないままになりますが問題にはなっていません。トラブルが無い限り気にしていないです。まぁ、何かあっても在園児が居られる保護者からの情報で分かりますし。
　会計報告書は総会資料の中に入っていました。総会参加者及び在園児の保護者には一世帯に一冊は配っています。

　決算の手順は会計の帳簿を会長と会計で管理していましたので、お互いに連絡して漏れがないか確認してました。項目毎の計算をしました。
　Ｅｘｃｅｌを使いまくりましたね。後は報告書の書式に合わせて作成して完了でした。

順不同で書きましたが参考になりましたか？

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。
詳しくお話きかせていただき大変参考になりました。
残念ながら、うちの幼稚園では卒業した役員や一般保護者が新年度の総会に参加するというのは難しい気がします。
一応、新年度の最初の役員会には旧役員も引継ぎの為に出席していただくようお願いしているのですが、それですら来ていただけませんし・・・。
とりあえず、今回は１の方法でやるように他の役員の方や園長にも話してみたいと思います。
その上で、今後の課題としてよりよい方法を検討していただくよう提案したいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2009/01/29 12:35

No.1 回答者： zorro 回答日時： 2009/01/28 16:36

他人から集めたお金です。

当然決算報告が必要です。１の方法が一般的です。概算と大差がなければかまいません。

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。
他の方のご意見を伺って色々考えてみましたが、うちの幼稚園での状況を考えると、１の方法が一番妥当で現実的な気がします。
早速、他の役員の方に話して実行の方向で進めていきたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時：2009/01/29 12:30