就職活動でのメールについて

就職活動でのメールについて
現在、就職活動中の大学生です。数日後に、ある企業の最終面接を受けるのですが、その際交通費を支給していただけるということで、金額をメールするようにとの連絡を企業からいただきました。
そこで質問なのですが、企業の方に交通費メールを送る場合、どのような書き方をすればいいのでしょうか？
就活サイトなどを参考に文章を作っていたのですが、なんだか不安になってきたので、こんな風に書くと良い、本文にはこれを入れたほうが良い、などありましたらアドバイスをお願いいたします。

No.1 ベストアンサー 回答者： matumotok 回答日時： 2010/10/15 01:23

こんにちは。

まず、メールという時点で簡略化された通信手段ですので、用件を簡潔に記載するのがベストです。今回の場合、メールの書き方についても採用担当者は見るでしょうから、ビジネスメールの基本をおさえた書き方を調べてください。

まず、宛名があるのは当たり前として、その次に貴方の所属と名前を記述しましょう。○○大学△学部の◎◎です。と。

面接の機会を与えてくれたことと交通費を負担してくれる二点についてのお礼の言葉は一言だけ。お礼が無いのは論外ですが、長々と書き綴るのもマイナスです、見る人によっては必要以上に長いお礼は致命的なマイナスと見ることもあるでしょう。

そして、指示に従って交通費を申告するためにメールを送付した旨を簡潔に述べます。

交通費については、合理的な経路で必要最低額を申告するようにしましょう。例えば、横浜→新横浜→新大阪→天王寺まで行く場合、横浜→新横浜と新大阪→天王寺は地下鉄で移動するのが最も早いでしょう。しかし、割高になります。これらの区間をすべてJRで移動すれば、料金的には最も割安で済みます。多少の時間の無駄はありますが、それを見越して貴方が早めに出発すれば問題はないはずです。ですので、すべてＪＲで移動したことを前提にして交通費を算出してください。また、学生であれば新幹線は指定席ではなく自由席でも問題はないはずです。指定席料金ではなく、自由席料金を請求してください。

しかし、過度に節約だけに気を配るのも不自然です。例えば、札幌から東京への移動に航空機を使うのは妥当と考えられ、それを無理に札幌から八戸まで各駅停車で移動したなどとする必要はありません。常識の範囲内での節約を心掛けた移動をしている旨を伝えればＯＫです。

平成42年9月31日
横浜（JR）→新横浜(のぞみ自由席、閑散期)→新大阪（JR）→天王寺（徒歩）→御社
往復　XY,ZAB円

といった具合に、日付と経由駅と利用交通機関を簡潔に書き、合計金額を明記してください。貴方のメールは会計担当の社員にそのまま転送される可能性がありますが、会計担当者が一目見て内容を理解できるように簡潔明快に記述してください。それを丁寧にしたつもりで

横浜駅からＪＲに乗り、新横浜駅まで移動しました。そのまま連絡改札口を通って新幹線に乗り換えました。新幹線ではのぞみの自由席に乗りました。閑散期でしたので料金は２００円引きでした。新大阪に到着した後、ＪＲで天王寺まで移動しました。天王寺から御社までは徒歩で移動しました。交通費は片道だとVVVVV円ですので、往復の合計でXY,ZAB円でした。

などとだらだらと書くことは決して丁寧ではなく、読み手が移動手段を正しく認識するのに余計な時間を要する結果となります。ビジネスは効率が命だということをお忘れなく。

文末には余計なことをごちゃごちゃ書く必要はなく、

以上、よろしくお願い申し上げます。

と締めればよいでしょう。どうしても何かひとこと付け加えたければ、必ず１行以内に収まるようにしつつ「御社の一員としてどうのこうの」などと書くのは許容されます。

そして最後に、いわゆる署名にあたる内容、つまり、貴方の大学名学部名など所属の詳細、フルネーム、メルアド、連絡先電話番号を記述してください。

この回答への補足

とても詳しく教えていただき、本当にありがとうございます!!!!

すみません、もう一つ質問なのですが、
>面接の機会を与えてくれたことと交通費を負担してくれる二点についてのお礼の言葉
とありますが、どのように書けばいいのでしょうか？
「この度は面接の機会と交通費のご負担をいただき、ありがとうございます。」
で、おかしくはないでしょうか？
よろしくお願いします。

補足日時：2010/10/15 10:08

この回答へのお礼

本当にありがとうございました！！

お礼日時：2010/10/15 21:35

No.2 回答者： kabo-cha 回答日時： 2010/10/15 01:46

No.1の方がほぼ完璧な回答をされているので、細々とした補足を。

まず宛名。相手の会社や部署を正確に書くこと。
たとえば「株式会社教えて商事」を「(株)教えて商事」とか「教えて商事」と書くのはＮＧです。

次にお礼についてですが、つい最近会った方に差し出す場合は、先日はありがとうございました（orお世話になりました）といったことのほうが自然かと思います。

お金関係はわりと問い合わせもあるものなので、携帯電話の番号を書き添えたほうが親切でしょう。
もし不備等ございましたら、お手数ですが下記携帯電話までご連絡をいただけますか、といった感じです。

そして最後に署名ですが、郵便番号と住所も忘れずに入れましょう。
あと、氏名の読み方をローマ字で書くのも好まれます。
　教えて大学　回答学部　就職学科
　　　山田　太郎　Taro YAMADA
みたいな感じです。

さらに細々したことになりますが、htmlメールでなくテキストメールとし、文章は適度に改行と空行をいれます。
件名が適切かを確認してから送信しましょう。

この回答へのお礼

ありがとうございました！！本当に助かりました！！

お礼日時：2010/10/15 10:09