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首相が外国の首脳と電話会談をする場合、首相官邸の首相執務室に電話回線をつないだマイクとスピーカーを設置し、首相や通訳官はマイクに向かって話します。
東京以外で電話会談をする場合には、ホテルの部屋等に機材を持ち込んで行います。 会談では首脳が母国語で話した内容を通訳官がその場で相手国の言葉に翻訳して話します。
スピーカーからは両国首脳および通訳官の声が聞こえ、同席した人達が聞くことが出来る様になっています。 電話会談の日時は両国の外務省(米国の場合国務省)の担当局同士が事前に打ち合わせて決めます。
通訳官は外務省の若手職員が勤めます。また相手国によって担当の局長や課長が同席します。
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