マイナンバーって都度提供（と本人確認）なんですか？

マイナンバーの運用方法で混乱しています。

元々の解釈では、通知カードと本人確認書類を提出してもらい、コピー等をとって保管。必要の際に保管庫から引っ張り出して記入し終わったら保管庫に戻す。マイナンバーの内容に変更があった際には再提出してもらう。
ざっくりこんなイメージでした。

しかし、扶養控除等申告書などの場合は従業員に毎年記入してもらいますよね。これは毎年記入してもらうごとに本人確認を行わなければならないのでしょうか？会社側で保管庫の数字と付け合せて確認ではだめなのでしょうか？また、扶養控除等申告書は通常会社で控えるものなのでそのようなマイナンバーが明記されている控え書類は全部保管庫で保管ということでいいのでしょうか？

もう一つ、株主に配当金を支払う場合にマイナンバーを提供してもらわないといけませんが、これも配当があるたびに都度提供を求めなければいけないのでしょうか？

マイナンバーを一度取得したらそれを利用するという考え方と、都度提供を求める考え方とごっちゃになってしまいました。

書類によって区別して整理しなければならなのでしょうか？

No.1 ベストアンサー 回答者： area_99 回答日時： 2015/09/18 18:21

仰る通りの使い方です。

その他に、住民基本台帳カードのように、カードを身分証のように発行することができます。

なので、頻度の多い方は、こちらを利用した方が良いでしょう。

No.2 回答者： ebran 回答日時： 2015/09/18 19:03

回答者には素人の方が多いので、必ずしも正確とは限りませんよ。

内閣官房社会保障改革担当室・内閣府大臣官房番号制度担当室
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

マイナンバー制度のお問い合わせは0570-20-0178まで