納品書や送り状の保管の重要性

工場で経理をやっているのですが、毎日、材料など山のように納品書、送り状が送られてきます。
このような納品書や送り状はちゃんと保管していなくてはいけないのでしょうか？

　請求書はコピーを保管していますが…。

No.6 回答者： ATGtjafba 回答日時： 2016/05/04 01:58

法律面でいえば、納品書は保管したほうがいいと思います。

送り状は不要です。


税法では、「取引等に関して作成又は受領した書類」を確定申告書の提出期限から原則7年保存することが義務付けられています。必ずしもすべての「取引等に関して作成又は受領した書類」が対象というわけではありませんが、取引事実を証するための書類は保存しておいたほうが無難です。
https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

納品書は、取引で納品のあった事実を証する書類です。請求書は、取引で発生した債権の支払請求があった事実を証する書類です。領収書は、取引で金銭の受け渡しの事実を証する書類です。それぞれ、証明する内容が異なります。いずれも保存しておけば、納品・請求・支払という取引の各段階を書類で証明できるようになります。

そのため、領収書や請求書を保存しておく場合でも、別に納品書も保存しておくのがいいといえます。これは、税法以外の場面で取引事実を証する場合でも、同じです。


送り状は、こうした書類に添付されるものであり、取引事実を証するものではありません。そのため、法律上は保存しなくて差し支えありません。


なお会社法は、株式会社の「事業に関する重要な資料」を、帳簿閉鎖時から10年保存することを義務付けています（432条2項）。ここでいう「事業に関する重要な資料」に納品書が含まれると考えるのは、一般的ではないと思います。一般的な考え方によれば、納品書は会社法による10年保存の義務の対象外だと思います。

No.5 回答者： 253200jpg 回答日時： 2016/04/27 10:47

監査が入るし。

。。
納品書は物によって違いますが3年～5年とか保管義務が有るはずです。

もし　そんなの無かったら　幾らでも横領出来ちゃうでしょ。。。

No.4 回答者： plokij75 回答日時： 2016/04/27 10:07

＃２です。

　　「この回答へのお礼 」を読みました。

商品の発注から、納品、請求、支払い/領収等の各ステップで、経理処理する時には、それぞれの伝票が必要でしょう。

監査が入った時に、経理処理の整合性を証明するためには、それぞれステップで入手した伝票（書類）はファイルして保管して置かないと、説明出来なくなるのではないですか。

因みに、商品の納入先への支払いでも、受領印の押された納品書がないと、請求書だけで支払いをしていると、経理処理をミスる恐れはないですか。

No.3 回答者： momoituka 回答日時： 2016/04/26 15:36

規程の期間の保管は重要です。

確か７年間だったような・・・
税務署の人に　こっぴどくしかられ変な疑いを掛けられてしまいます。

No.2 回答者： plokij75 回答日時： 2016/04/26 11:05

納品書や領収書等々の証憑（しょうひょう）書類は、税法で７年、会社法で１０年の期間、保存が必要です。

保管して置かないと、税務署の調査が入った時等に、困りますよ。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。領収書は、すべて保管しておりますが、納品書は保管の優先順位からすると、
請求書などに比べると低くなること
はないのでしょうか？

お礼日時：2016/04/26 22:44

No.1 回答者： gugutto3 回答日時： 2016/04/26 10:14

ちゃんと保管しておかなくてもいいけど、納品と在庫の数が合わない時などに、どの時点で間違いがあったのか判らなくなって、困りますよ。

誰の責任かも判らなくなりますし