書類で汚い部下の机を片付けさせたい

とある部下の机が汚いです
といっても、衛生的にではなく、書類が山となっているからです

図面が多い仕事なので書類をそのまま保管しなければいけません
スキャンしてアーカイブ化しているものもありますが、
結局再度印刷する必要がある場合が多いので書類のまま保管が原則です

彼は昼休憩もとらず働き続け成果を上げている我がチームのエースです。
ミスも起こさず成果を上げてくれているので本当に助かっています。
面談の結果、どうやら忙しさが原因となり整理が面倒になっているようです。
事実あまりにも書類が山積みになり仕事量を減らした時期はたしかにきれいにしていました。
後で仕事量を減らしたことに文句を言われました。
仕事を楽しんでくれているのは本当に嬉しいことです。
なので、書類整理のためだけに仕事量を減らすのは避けてあげたいです。

ただし私は書類の山が原因でいつか大きな問題を起こすのではないかとひやひやしています。
また若手に彼の書類を参考にさせたいのですが、山をくずすと彼の仕事に影響が出そうで実行できていません
それに彼が山積みにしていることを言い訳に机を片付けない者が出てこないか心配です。

そこで時間がかからず書類の分類・管理ができる方法を提案してあげられないかと思っています。
本来は彼が見出すべきなのでしょうが、社員全員のスピードアップにつながればなおよしなので一緒に考えたいと思っています。

参考までに、私は以下のルールで管理していました
１）案件ごとに時系列にまとめ、２冊の紙ファイルに綴る
　　１つは顧客打合せ用、もう１つは社内用（原価見積など）です
２）付箋で２冊をリンクさせ、履歴参照を可能とする
３）分類が難しい会議資料や参考資料等はクリアフォルダにいれボックスに保管

また彼の面倒と感じているのは以下のようです
１）打合せが連続し休憩をとれないとき、まとめ忘れる
２）紙ファイルに穴を開けるのが面倒くさい
３）スキャンした直後に作業するとついつい忘れる
４）出先で使用した書類を綴るのを帰ってきて忘れてしまう
５）物に囲まれていると幸せ（多分嘘）

部下の指導でうまくやっている方
自分自身で時間をかけずに書類整理ができている方
綺麗好きな方
どんな方でも結構です。ご助言を宜しくお願いします。

No.4 ベストアンサー 回答者： karakara2016 回答日時： 2017/04/27 17:30

保管場所の不足が原因でなければ改善できるはず。

１）打合せが連続し休憩をとれないとき、まとめ忘れる

部署全員でフォローしましょう。
休憩できないほど打ち合わせがあるなら、書類整理は他の人がやるべきです。

２）紙ファイルに穴を開けるのが面倒くさい

枚数が多くても1回で穴を空けられる道具を用意しましょう。
コピー用紙100枚まで1回で穴を空けられるパンチなら普通に売っています。
それより大きいものも取り寄せれば入手できます。

３）スキャンした直後に作業するとついつい忘れる

机の上の書類が忘れたものだけになれば、スキャン直後に忘れても問題ありません。
帰宅前に机の上の書類を全部整理すれば良いからです。
改善の順番としては最後でしょうか。

４）出先で使用した書類を綴るのを帰ってきて忘れてしまう

貴社後に必ずカバンの中身を全部出して確認すれば解決です。
本来は小学生に宿題を忘れさせない方法なんですけどね。

５）物に囲まれていると幸せ（多分嘘

そんな人もいるでしょうが、置きたければ仕事に関係ない物にさせましょう。
趣味の物に囲まれれば書類を置けなくなります。

No.3 回答者： kazu0801 回答日時： 2017/04/27 10:24

私は5S運動、改善活動は30年数前からやっており、常に担当してました。

各職場で担当者を選出し企業全体で活動してました。
それぞれの担当者は職場でグループ単位（3～6人単位）で改善活動し、半年毎に活動報告をする。
職場で最優秀活動グループを選び、会社（営業所単位）で優秀活動グループが選ばれ発表会が開催されます。
そこで優秀とされたものは全社大会に進みます。 良いものは企業のルールに付加されます。
各グループでは週一回改善活動を行い、金曜日午後15～30分全社で仕事場の改善活動を行います。
自分のPCデータ管理、机の周り、会議室、キャビネット、書庫の整理整頓を行います。
全員参加で行わなければ意味がありません。
月1～2回程度、所長、マネージャークラスが各現場チェックを行います。改善命令も出ます。
優秀でも一人で仕事は出来ません。 仕事が共有できていなければ優秀とは言えません。
常に一人作業で完結する仕事なら、どんなに汚くしてもとりあえず本人が困るだけですが、
連携作業を伴う仕事は共通のルールに基づいて実行するのが鉄則です。
腐ったみかんの方程式です。今のまま放置すれば他の社員も腐っていきます。
改善すれば、個人＆グループの効率能率は向上するのはあたりまえです。
あなたの部下もまだ潜在能力があります。 改善すれば更に戦力アップしますよ。

No.2 回答者： nekoko0831 回答日時： 2017/04/26 11:33

うちの会社は数年前に「５S活動」を取り入れました。

「決まり」にしてしまうことで、散らかっていることに言い訳ができなくなります。
荒治療ですから、期日までに守れない人は書類全部を捨てる！というようにしました。
月に２回、できているかチェックします。

それが習慣になると、散らかすこともなくなります。
５Sについては資料などがネットでもありますから参考にして下さい。

No.1 回答者： ふぐり 回答日時： 2017/04/26 02:10

彼は忙しさをネタにして好き勝手してる様に思います。

どの様な机の配置とかは知りませんが、隣の机の人、周りの職場の人の事も考えてくれ！ってハッキリ言った方が良いですよ！
上司ならば、それくらいの事は言うべきです！
部下の顔色を気にしている様では駄目ですよ！
その彼にナメられて居るのでは？
１週間の内で仕事が比較的楽な日に、整理する日とかを作って見てはいかがでしょうか？
それを言う前に、基準となる事を貴方が考えておかないと、いけないと思いますけどね。