【無料配信♪】Renta !全タテコミ作品第1話

会社総務部にて経理をやっています。エキスパートが誰一人ないのでここで質問させてください。

支社、部署8部署が、4つの事務所にわかれて会社を運営しています。
備品(購入)申請や、そのほかの申請書は、その部署の上司の検印(決済)もらい、総務部に便で送られ総務部長、代表が検印をするという流れです。
急を要する決済の場合(よくあることですが)、その部署の上司の検印をもらったものをPDFもしくはFAXで総務部に送ってもらっています。総務部長、代表はその時点で決済をします。その印刷物(申請書)は有効ですか?
送ってきた部署の上司の検印は、ちゃんと赤で印を押していますが、出力する際はモノクロで印も黒です。赤を出すためにカラーコピー代をかけるのはばかばかしいと思っています。
ただ一度PDFで検印したものを、再度原本が便で送られてきてからまた検印するのもおかしいと思い。
私の上司は、出力した申請書の検印が黒でもいいのか心配しています。
私は、「会社」が状況によりOKとした場合は、PDFの申請書も、検印が黒でもOKだと思いますが。

教えてください。

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A 回答 (3件)

現在の複写機事情にマッチしたいい質問ですね。


結論は社内でのルールがどのようになっているかによるだけです。
社内の規定で承認した証として、決裁者はどのようにすることとなっているのかです。
リスク管理をしっかりされている会社は、具体的にどのようにするのか文書化されたマニュアルが存在します。
そうでなければ、関係者の皆さんの認識を揃えて決めればいいだけで自由です。

私の会社では全ての書類は定型の様式があり、文書ごとに決済者が決められています。
決められた決済者の朱の印影だけが有効となっています。
従って印影が朱でない書類に記載された内容について、具体的な行動してはいけないことになっています。
役所みたいに固いと言われるかも知れませんが、2重処理などの事故防止に有効なんです。

今でも朱印の書類はオリジナル(原本)で、黒印のものはコピー(複写)と認識するのが一般的です。
しかし現在では簡単にカラーの複製が作れますから、朱印のものは必ずオリジナルであると判断できなくなってきています。
朱の捺印のある書類をカラーで複写するのは原本内容のの改ざん行為の疑惑をもたれる可能性があります。
承認の絡んだ書類の複写は、あえて白黒でコピーするのがまだまだ主流でしょうね。
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これは社内問題ですね。


社外の第三者との取り引き文書では問題になるところですが、社内ならば適当に決めればそれで問題はないでしょう。いわば習慣の問題です。

要は決済が正常に行われているかが、事後的に判るようにしておけば十分です。
貴社の内部でFAX等の文書送付が日常的に使われるのならば、それを現実案として認めても良いのではないでしょうか。

今は電子決済の時代で、稟議書もPCの中で決済する時代です。そこでは朱肉も使われません。(もっとも印影はやはり赤で表示させることが多いと思いますが)

常識的には赤を使うべきかなとは思いますが、黒だから正式決済と認めないというのも意味がないなあと思います。
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>赤を出すためにカラーコピー代をかけるのはばかばかしいと思っています…



論点がずれています。
印影が赤か黒かの話ではなく、PDF や FAX で送られてきたものに正式文書としての効力があるかどうかです。

少なくとも官公庁等から許認可を受けるための書類なら、正式文書としての効力はありません。
民間の他社へ送る書類なら、双方が合意できるならそれでも良いです。

御質問は社内文書のようですから、社内の書類管理に関する規定がどうなっているかによります。
よそ者に聞かれても分かりませんから、会社の上司に判断を仰いでください。
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この回答へのお礼

やっぱりそうですよね 会社がどうするべきかですよね

うちの総務部長は肩書きだけの人で、まず出力をこれから印の部分を赤で出すと言ってきたので、私はカラーコピー代のことを言った上で、社内で、つまりあなたがどうするべきか、どう判断するべきかで決めてほしいと言ったんです そしたら、じゃあ印は赤じゃなくてもいいのかと聞いてきたので
私は今の会社で総務部で経理をやってきて1年半足らずですが、いろんな経験をしてきた上で答えましたが、なんせエキスパートではないのとうちの会社のことしか知らないので、不安になって質問してしまいました

単なる平社員から部長に、あなたが決めてくださいと言わなきゃいけない会社も終わったもんです…
でもはっきりと言いました
もちろん、知識を得た人の普通の反応で「そうか、わかった」でしたが…

愚痴のようなお礼になってしまいましたが…
ありがとうございましたm(__)m

お礼日時:2011/05/19 19:07

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Q印鑑に使う色は朱肉の赤に決まっているのですか。

昔からの疑問なのですが、押印に使用する朱肉は朱色ですね。何でもがカラフルになってきている現代、緑や青、紫やピンク、黒などの朱肉に変わる物、色があってもいいと思うのですが、朱肉以外の色を使用した場合法的効力を持つ書類などは無効になるのでしょうか?

Aベストアンサー

銀行などでもシャチハタNGということはありますが、これは印影の色の問題ではなく、印鑑そのものが変形する可能性があるからでしょう。ゴムでできているはんこは時間の経過とともに劣化するなどし、当初の印影が維持できないことがあり、かつ、出来合いで容易に他人が同じ印鑑を入手でき、はんことしての信頼性がありません。そういう意味で上司の言い分は理解できないことはありませんが、色云々を言われる筋ではないでしょう。わけの分からぬ上司を持ったことについては同情しますが。重要書類だろうが何だろうが、色など個人の趣味の問題です。

Q請求書の角印は黒でも良いですか?

仕事上、毎月大量の請求書を作成しています。そして、全点その右肩に自社名を印刷で記載し、赤(朱肉)の角印を押しています。そこで、その手間を省きたく、角印を自社名と同じく印刷で、しかも黒で済ませたいと考えています。事実、そんな請求書の例を他社のもので見つけました。請求書に赤(朱肉)の角印を押さなければならない、という規則は、税法とか他の法律のどこにも無いようで、どうも慣習のようです。しかし、それをどこに確認したらよいか、分かりませんので、未だ実施(角印の黒印刷)に踏み切れません。どなたか、確認先をご存知ありませんか?

Aベストアンサー

こんな参考URLありました。そういえば角印を印刷した領収書など見かけますね。出入りの印刷屋とか文房具屋にそれとなく確認して見たらどうですか。

参考URL:http://www.ccjc-net.or.jp/~nakamura/denpyou3.htm

Qカラーコピーされた捺印済書類について

本日、自分の所へ捺印依頼があり、社内での捺印処理をすべく持ち回りしてました。
しかし、その書類には一部捺印がしてあった上に、カラーコピーされたいたもので、本来行いたかった捺印をキャンセルし、書類をもう一度作り直すようお願いしました。

印がカラーコピーされているものの効力がないというのは、なんとなくわかるのですがその根拠となる法令とかそういうものはあるのでしょうか。
色々と検索をかけたのですが、見つけることができませんでしたので、こちらに投稿させていただきました。

よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

その文書が私文書であれば一般的には民事訴訟法228条4項が、公文書であればその様式等を定める法令が、それぞれ関わるかと思います。

QPDFで作った契約書に捺印した社印は法的に有効ですか?

社印(実印)をスキャナーして取り込んだ画像を貼り付けて、PDFの契約書を作成しました。

これを、取引先との業務提携などの契約書として、メールに添付し、先方の会社にてプリントアウトされた場合、法的に有効な契約書として認められるのでしょうか?

一般的には、文書のみプリントアウトし朱肉を使って社印を捺印し、郵送にて送るかと思いますが、遠方地など速達より早く先方に届けたい場合を想定し質問させていただきました。

要点は、同じ社印を朱肉で押すか、プリンターのインクで印刷されるかの違いだけだとは思いますが、後者については認められないような気もします。

ご教授下さいませ。

Aベストアンサー

こんにちは。

>社印(実印)をスキャナーして取り込んだ画像を貼り付けて、PDFの契約書を作成しました。
>要点は、同じ社印を朱肉で押すか、プリンターのインクで印刷されるかの違いだけだとは思いますが、

いいえ、違います。スキャンした電子ファイルのみで、契約が成立するなんて、会社の仕事としては常識的ではありません。会社の顧問弁護士さんがいるはずですから、その方にお聞きになってもよいと思います。

会社の実印がどういうものかお考えになってください。法人の実行力を持った契約書に対して、実印は、大変な効力を持っているものですから、スキャナで印影をコピーして使うべきものでもありません。(刑法第167条 私印偽造及び不正使用等というものがあります。)

民事訴訟法第228条4項には、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。 」となっていますが、そのような書類は、それに該当しません。

もしも、電子ファイル(電磁的記録)だけを利用するなら、実印の代わりに、電子認証や電子署名をつけます。第三者機関である認証局と契約を結んで発行してもらわないと認められません。簡易的な電子署名を入れるものもありますが、それは便宜的なもの(メールの発信証明等)に限られます。社判の場合は、電子印鑑もありますが、可能な限り認証が入っているものが良いです。

ただ、実際の業界にもよると思いますが、私の知る範囲では、法律が改正され電子ファイル契約も認められるようにはなっても(民事訴訟法第11条第3項)、会社の社判を押印したものを、電子ファイル(電磁的記録)だけで済ませられるまでには至ってないように思います。

電子認証および電子署名は、「真正な成立、つまり本人性、非改竄性、否認防止」を担保するものでなくてはなりませんが、そこまで一般に認知されているわけではありません。一つは、電子的な「保管・管理」の問題があるのではないでしょうか?

相手に連絡するだけなら、スキャナで取って、PDFファイルにして送れば良いと思いますが、それだけでは有効性がありません。ただし、私は、実印の部分が丸見えというのは、少し抵抗がありますので、スキャン防止用のシールを貼ったほうがよいかもしれません。早い話、「成りすまし」の問題が絡んでいます。スキャナで印影をコピーし、巧妙に、見た目では寸分たがわぬ判を作った詐欺事件もあります。それに、印鑑証明という第三者機関の証明が必要になるわけです。

>これを、取引先との業務提携などの契約書として、メールに添付し、先方の会社にてプリントアウトされた場合、法的に有効な契約書として認められるのでしょうか?

いいえ、プリントアウトしたものでは認められません。前述の民事訴訟法第228条のとおりです。現実に契約上のトラブルが発生した時に、契約者側に不正に作られたものだとシラをきられたら、対応の取り様がありません。通常、第三者機関の認証、証明が必要です。しかし、社判(角印)は、この限りではありません。

電子署名
http://ja.wikipedia.org/wiki/%E9%9B%BB%E5%AD%90%E7%BD%B2%E5%90%8D

電子署名法の解説
http://www.law.co.jp/okamura/jyouhou/e-sign.htm

なお、以下は、当時とは事情が変わってきていますが、それほど大きく違うことはないと思います。
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa145835.html

社判や印鑑の違いは、ここが参考になります。
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=2298329

なお、pdf のロックはあまり役に立つものではありません。

こんにちは。

>社印(実印)をスキャナーして取り込んだ画像を貼り付けて、PDFの契約書を作成しました。
>要点は、同じ社印を朱肉で押すか、プリンターのインクで印刷されるかの違いだけだとは思いますが、

いいえ、違います。スキャンした電子ファイルのみで、契約が成立するなんて、会社の仕事としては常識的ではありません。会社の顧問弁護士さんがいるはずですから、その方にお聞きになってもよいと思います。

会社の実印がどういうものかお考えになってください。法人の実行力を持った契約書に対して...続きを読む

Q「決裁」と「決済」の違いって・・・

経理のド素人ですので、こんな質問をしています。
「決裁」と「決済」の意味の違いを教えて下さい。

あと、出張申請書の「検印」は普通は誰が押すものなのでしょうか?

Aベストアンサー

手元の辞書によれば、
決済は「売買取引を済ませる」こと、
決裁は「案件の採否を決める」こと
だそうです。

出張申請書は・・・・会社によると思うのですが、「直属上司」あるいは「経理担当者」なのでは?

Q契約書、ファクスのやりとりでも有効?

仕事の上での契約書について質問です。

本来であれば、両社の印鑑を押した物を2通作成し、1通ずつ保管することでしょうが、下記の場合でも法的には有効であると判断されるでしょうか? 

契約書をに当方の署名・捺印したものをファクス。
先方さんより、同様に署名・捺印したものをファクスしてもらう。

実態に即したかたちでご回答いただければ幸いです。

Aベストアンサー

ファックスというのは、要するに「コピー」と同じですね。

契約書というのは、文言を印刷し、それにボールペンか万年筆で署名(またはゴム印で記名)して、さらに朱肉で実印を捺印して印鑑証明書を添付するのが普通です。契約書が2枚以上になる場合は、綴じ目に印を捺して差し替えができないようにします。これは、いずれも「改竄ができないようにして、契約の内容をはっきりと残す」ためのものです。上記のようであれば、改竄は事実上不可能となります。

一方、コピー(FAX)でも証拠能力は「一応」あります。しかし、コピーであれば、例えば重要な部分の文言を切り貼りするとか、署名や印影を別な文書から切り貼りするとかの改竄が可能になりますから、証拠能力は原紙と比べて格段に落ちてしまいます。

質問者さんが何故「FAXでの契約書やりとり」にこだわっておられるのか分かりませんが、

契約書をに当方の署名・捺印したものを書留郵便で郵送。
先方さんより、同様に署名・捺印したものを書留郵便で郵送してもらう。

では何か問題があるのでしょうか?もちろん、契約書コピーをまずFAXし、改めて契約書原紙を郵送でやり取りする、なら構いませんが、契約書はきちんと「原紙」を交換しないと、後日に思わぬトラブルが発生し、例えばですが質問者さんが本来負わなくて良い債務を負ってしまう、失わなくて良い財産を失ってしまう危険があります。

内容が重要であればあるほど、「契約書原紙」の確実なやり取りが重要となります。通常、そういう重要な契約は、当事者同士が実際に会って、立会人がいる前で面前署名・捺印してその場で契約書を交換するものですが。

ファックスというのは、要するに「コピー」と同じですね。

契約書というのは、文言を印刷し、それにボールペンか万年筆で署名(またはゴム印で記名)して、さらに朱肉で実印を捺印して印鑑証明書を添付するのが普通です。契約書が2枚以上になる場合は、綴じ目に印を捺して差し替えができないようにします。これは、いずれも「改竄ができないようにして、契約の内容をはっきりと残す」ためのものです。上記のようであれば、改竄は事実上不可能となります。

一方、コピー(FAX)でも証拠能力は「一応」ありま...続きを読む

QExcel 選択も削除も出来ない画像

 教えて下さい。

 メールに添付されていたExcelのファイルなのですが、張り付けられている画像を削除しようと思ったのですが、画像が選択が出来ないのです。

 [編集]-[ジャンプ]を開いて、「セル選択」ボタンをクリック、「オブジェクト」で選択しようと思ったのですが、「セル選択」の画面の「オブジェクト」の項目がグレーになっていて、ラジオボタンが選択できないようになっているのです。

 「オブジェクトが存在しない・・・そんなはずは・・・」と訳が分からない状態です。

 この「選択できない画像」の正体は何なのか。これはどのように設定し、どのように解除するのか。ご存知の方がおられましたら、御教授下さい。

Aベストアンサー

こんばんはっ。
お困りのようですね。
たぶん、「共有」が原因だと思います。

共有解除できますか?

ツール→ブックの共有→複数ユーザーによる同時編集を行う
にチェック入っていませんか?もし入っていたら、解除してください。(offにして下さい。)
もしだめであれば、他の方法も考えますので、補足してください。

Q見積書を取ったら捺印された原本をもらわなければならないか?

会社の備品を各事業所・部門からの依頼に基づき、
本社にいる私が発注しています。購入するものは主
に10万~100万程度の、社員用のパソコンやシステム
用のサーバーなどです。

発注~購入の流れは以下のようなものです。
業者に見積書の発行を依頼、それを各購入部門へフ
ィードバック。各購入部門ではこれをもとに年間予
算枠を使用、社内稟議のために議案書を起案。当方
では稟議が決済されたことを確認したうえで発注。
これらの発注~購入にかかった資料・書類等はすべ
てファイリングして保存しています。

最近、ある業者は白黒のイメージファイル(メール
添付)やファックスで見積書を送ってきます。その
後、郵送で原本は送られてきません。当然ながら見
積書上の業者の社印の印影は白黒です。

これに対し、社内のある購入部門から「稟議のため
見積書の原本が必要。白黒のコピーの見積書は無効
だから送られてきても困る」と言われました。私は
今までそんなことを言われたことがなかったし、フ
ァイルやファックスのやり取りの方がはるかに効率
的なので特に気にもしていませんでした。業者曰く
「見積書に関しては1件ごとに原本を送付する対応
はムリ」と言われてしまいました。

なお、この業者から送られてくる請求書については
印刷とはいえ、社印の印影が「朱肉色」の原本が送
られてきます(印刷された印影が有効なのかどうか
自信ありません)。

社内的というより、外部監査等があった時のことを
想定すると、世間一般的に「見積書の原本を所持し
ていなければならない」という根拠はあるのでしょ
うか?原本であるにこしたことはないのでしょうが
…。領収書、請求書は原本が必要でしょうが、見積
書の位置付けとはなんぞや?

どなたか、わかりやすく説明していただけませんで
しょうか?よろしくお願い申し上げます。

会社の備品を各事業所・部門からの依頼に基づき、
本社にいる私が発注しています。購入するものは主
に10万~100万程度の、社員用のパソコンやシステム
用のサーバーなどです。

発注~購入の流れは以下のようなものです。
業者に見積書の発行を依頼、それを各購入部門へフ
ィードバック。各購入部門ではこれをもとに年間予
算枠を使用、社内稟議のために議案書を起案。当方
では稟議が決済されたことを確認したうえで発注。
これらの発注~購入にかかった資料・書類等はすべ
てファイリングして保存し...続きを読む

Aベストアンサー

見積書って見積期限が書いてあって、その期間内に発注してくれれば価格などその明細の通りに納入できますよというのを約束したものですから、見積期限内に発注したにもかかわらず値上げしてきたというときにしか原本の必要のない書類なんじゃないでしょうか?
ですので、私は外部監査に見積書自体必要ないと思います、価格が適正であれば良いだけですから。不自然な金額の取引記録に対して誰かが横領でもしたんじゃないか?って場合には必要になるかもしれませんので、そのときに個別にお願いすれば良いように思うのですけれど。
相手の担当者が社内の不正処理の担当者とグルであるなら、どのタイミングでも偽の書類を出す可能性はあるので朱肉で押した社印がないというだけで“稟議に使えない”ってのはなんだかなーって気がします。(検討に必要なのは数字だけなんですからね。)

パソコンの類の見積期限って大体1週間とか2週間ですよね?そんなものに原本なんか送ってたら見積期限切れちゃって、業者からすればお客様に不便を強いるだけで何もメリットないですよね。業者としてもお客さんがどうしても原本が欲しいということなら納品書と一緒に後で届けるのが現実的ですよねぇ。

見積書って見積期限が書いてあって、その期間内に発注してくれれば価格などその明細の通りに納入できますよというのを約束したものですから、見積期限内に発注したにもかかわらず値上げしてきたというときにしか原本の必要のない書類なんじゃないでしょうか?
ですので、私は外部監査に見積書自体必要ないと思います、価格が適正であれば良いだけですから。不自然な金額の取引記録に対して誰かが横領でもしたんじゃないか?って場合には必要になるかもしれませんので、そのときに個別にお願いすれば良いように思...続きを読む

Q自分と上司が捺印する場合、どちらの印が右?

捺印のビジネスマナーについて質問です。
会社には数々の公式書類があり、
たいてい複数の立場の人間が印を押すための四角スペースが4、5個横一列に並んでいますが、
この場合、書類作成者である自分は右端、左端、どちらに捺印すべきですか?
わが社では、通常右→左に、より上の身分の者が捺印しているようですが、
日本の風習的に考えると、上司の右に自分の印があるのに、違和感を覚えます。
右が目下、左にいくほど上司、で正しいんでしょうか?

Aベストアンサー

一般的には書類作成者は右端です。左が上位者です。
 縦書きの場合には下から上に向かって捺印されます。
 文章の後ろから前に向かうのが普通でしょう。

Q「以降」ってその日も含めますか

10以上だったら10も含める。10未満だったら10は含めない。では10以降は10を含めるのでしょうか?含めないのでしょうか?例えば10日以降にお越しくださいという文があるとします。これは10日も含めるのか、もしくは11日目からのどちらをさしているんでしょうか?自分は10日も含めると思い、今までずっとそのような意味で使ってきましたが実際はどうなんでしょうか?辞書を引いてものってないので疑問に思ってしまいました。

Aベストアンサー

「以」がつけば、以上でも以降でもその時も含みます。

しかし!間違えている人もいるので、きちんと確認したほうがいいです。これって小学校の時に習い以後の教育で多々使われているんすが、小学校以後の勉強をちゃんとしていない人がそのまま勘違いしている場合があります。あ、今の「以後」も当然小学校の時のことも含まれています。

私もにた様な経験があります。美容師さんに「木曜以降でしたらいつでも」といわれたので、じゃあ木曜に。といったら「だから、木曜以降って!聞いてました?木曜は駄目なんですよぉ(怒)。と言われたことがあります。しつこく言いますが、念のため、確認したほうがいいですよ。

「以上以下」と「以外」の説明について他の方が質問していたので、ご覧ください。
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?qid=643134


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