会社のパソコン管理について

皆さんこんにちは
今私は知り合いの会社でパソコンの切替作業のお手伝いをしているものですが、担当者から社内のパソコン管理表について相談されています。150台あるパソコンをEXCELで作成してみましたが、いまいちしっくりきません。表ですので問い合わせがあったときにすぐに確認することができませんし、項目が多くて調べにくいものになっています。
会社のパソコンをお金をかけずに管理されている方何かアイディアを分けてください。
ちなみに、管理する項目は
氏名・IPアドレス・コンピューター名・OS・サービスパックレベル・マシンタイプ・マシンシリアル・保守有無・リース有無 等です。
宜しくお願いします。

No.4 ベストアンサー 回答者： you-m 回答日時： 2004/10/09 18:10

項目数がそのくらいであれば、管理台帳としてはさほど多い方ではありません。

Accessを使った方がいろいろ汎用的ではありますが、日常の業務に使用するための画面を作らなければ、使い勝手はExcel以下です。
ただし、ある程度作りこめばかなり効率的な管理ができるでしょう。

その項目数でよいのであれば、Excelの機能を使ってどうにかすると思います。

１．管理番号という項目を増やす
現状の最大の問題点は、その機械を一意に特定する番号が存在しないことです。利用者の名前は、マシンを特定するには完全ではないので、一般的にはパソコンに、会社特有の管理番号を付与します。シール等で本体に貼るわけですね。最初の手間はかかりますが、これがあるのとないのでは、管理のレベルに大きく差がでます。問合せを受けたときには、本体に貼ってある番号を言ってもらうだけで、確実に台帳上のどのマシンなのかが特定できますし、管理番号のカラムを検索すれば、すぐに目標のマシンが見つかります。
付番ルールについては、その会社が番号で何をあらわしたいかによるのですが、拠点コードと連番だったり、購入年月が入っていたりすることがあります。少なくとも絶対に重複しない番号が入っていれば、特に問題はありません。

２．Excelの非表示を有効に使う
項目数がある程度あると、横に広がって見辛くなります。
そこで、その時に必要無い項目は非表示にしましょう。
確認だけなら厳密に必要な部分だけを抽出しようとする必要は無いですから、邪魔だと思った項目をざくっと選択して非表示にすれば、一画面に必要なものが入るようになるでしょう。

３．表示倍率を下げる
そのマシンの解像度や物理的なディスプレイの広さによって、限界は変わってきますが、一般的には75%程度で、そこそこ字は読めると思います。２．と併用することで大抵の場面では不自由を感じません。

４．オートフィルタの使用
＃1の方もあげていますが、オートフィルタはかなり便利な機能です。項目に存在する内容のリストを表示して、選択すると該当するもののみが表示されます。例えばリース物件のものだけ表示とか、特定のマシンタイプだけ表示とか、あるいはコンピュータ名に特定の文字を含むものとかですね。

お金をかけずにというのは、どこも考えることですが、人が動けばそれはコストであるという事も考えなければなりません。ある程度、初期投資をすることで、日常の運用コストが100から30に下がるのであれば、長期的にみればかなりのお金の節約になる可能性もあります。
一般に情報機器の運用コストは、見えにくいために、軽視されがちですが、人が動いた分をコストとして計算すると、相当な額が見えてくる事もあります。こういう機会にその辺りの根本的な部分を見直すのもよいかもしれませんね。

No.5 回答者： www999 回答日時： 2004/10/09 20:19

項目数も台数もそんなに膨大というほどのことは無いので

問い合わせる人の数とスキルと頻度によっては
Excelの表を読み取り専用にして共有フォルダに入れて
自由閲覧にしておいても良いぐらいかと思いますが
もっと便利に一斉の問い合わせに答えられるようにというのであれば
webで表示してしまうのが手っ取り早いと思います。
FileMakerであれば、今作成されたExcelの表を貼り付けるだけでデータベースができますし
web公開も簡易にできます。
閲覧者のPCがLANでつながっていて、社内サーバーを閲覧できるという条件付ですがね。

No.3 回答者： taka451213 回答日時： 2004/10/09 16:51

こんにちは。

Accessでもいいと思いますよ。
(^^ゞ

No.2 回答者： hana-hana3 回答日時： 2004/10/09 16:41

ExcelのＶＢＡを使って表示させる事も可能です。

アクセスが面倒なら「カード型データベース」を使ってみるのも良いかも知れません。

参考URL：http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/dos/busin …

No.1 回答者： kalze 回答日時： 2004/10/09 16:35

管理用途やその管理表をどのように扱うのかによりますね。

うちは開発系なので、環境を各プロジェクト内で確かめたいときがありますし、プロジェクトが終わったときに新プロジェクト移行前にセットアップをやり直すことも少なくないので、パーツやチップセットまで管理しています。

私も会社で管理やってますが、質問者さんほどの台数はいまのところないので、エクセルで行っております。

エクセルのオートフィルタで各項目で抽出できますので、その程度でしょうか。

今後台数が増えていったときのことを考え、データベースに乗っけてしまうことをかんがえています。

データベース化して社内WEB化し、いつでも閲覧可能にしてしまえば問い合わせも減りますし、登録も簡単なので。