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「公告(広告ではない)をしたことを証する書面」と「催告をしたことを証する書面」が必要だからです。
このうち,公告は官報によって行うべきこととされています(会社法449条2項)。
公告をしたことを証する書面としてこの官報を添付するので,まずはこれで1通です。
そして催告は,知れている債権者(当該会社の直接の取引先のうち,当該会社が債務を負っている相手)には,格別に(個別に)催告をすることとされています(同条同項)。
こちらについては債権者が100人いれば100人それぞれに催告書を送るので,その控えをそのまま添付するとなると100通になってしまいますが,その催告書のあて先以外は全部同じなので,催告書のひな形と催告先名簿を綴ったものをその代替えとして使用します。これが1通です。
ということで合計2通になるんです。
催告と公告の2本立てにする理由としては,直接の相手方なら催告だけで足りるように思いますが,債権者は直接取引をしている相手だけとは限りません。回り手形や回り小切手の所持人も債権者であり,それらについても保護の対象とすべきですので,その方法として官報による公告を義務付けているのです(会社が定めている公告をする方法(登記事項です)だと,直接取引をしている人だとそれを確認している可能性がありますが,回り手形等の受取人がそれを確認することは期待できませんし,また公告方法が日刊紙の場合には,発行地域が限定されたものであることがあるからでしょう)。
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