外部業者と工程管理。どう管理してますか？

会社で外部の業者に当社ECサイトの構築を依頼していまして、構築に詳しくても開発業者とはあまり接点がない私が新しい担当になりました。
私が開発することはありません。

当社からサイトのデザインや、使用者(お客様)からの要望や異常動作の検証の指示などを外部の業者とやり取りしているのですが、引き継いだやりとりは基本メールで、ひとつのメールを50回くらい送信受信を繰り返し、そのなかで案件クローズや案件の追加、修正指示などをしていて、側から見て非常にわかりづらいです。
それに文字がどうしても多くなるので、重い敬語や時節の挨拶、すごく謙った言い回しでの業務指示など、本当に見づらいです。
せめてExcelの表や、弊社にはありませんがチケット管理システムを使った方がいいなと思います。

質問です。
・このような工程管理を行う場合、どのようなやり方で業者とやり取りしていますか。
・チケット管理システムの導入ができない場合、どのように工程管理したら良いでしょうか。

No.2 回答者： yokohamahope 回答日時： 2022/07/08 11:33

工程会議を定期的に行って進捗・課題管理を行います。

・手段は会議室にて開催でもテレビ会議でもなんでも良い
・開催サイクルはプロジェクトの期間によって決めて良い
・ツールや書式について委託者に所定のものが無ければ、受託者に任せても良い
＞ひとつのメールを50回くらい送信受信を繰り返し
＞重い敬語や時節の挨拶、すごく謙った言い回しでの業務指示など
実態がよく見えませんが、異常ですね。
開発業者の中の担当者が適切な手段を理解していないだけで、業者自身はその程度のスキルはあると思いますので、業者の上層部と相談するのが良いですね。

No.1 回答者： zircon3 回答日時： 2022/07/07 17:19

開発作業を受ける側からしますと。

。。

(1) 開発内容に関しては仕様書を作成する
　　仕様書は開発の段取りによっては画面の見た目や操作方法などを示した機能仕様書と、それらの機能を一つ一つどう実現するかを示した詳細仕様書にわけて作成する。
　　加えて各仕様書の目次を決めるが、発注元からのリクエストが無ければ自社の開発標準に定められたものを使用する。

(2) 仕様の追加・変更・削除に関するやりとり結果のエビデンスを作成する
　　打ち合わせの場合は議事録を作成する。
　　メールでやりとりする場合はメール本文でだらだらと話の内容を書くのではなく資料を作成してそれを添付するかたちで行い、発注元からはそれに対する査読結果などのかたちで受け取る

(3) 仕様の追加・変更・削除の具体的内容が決まったら仕様書の改定する
　　加えて仕様書の表紙ページのすぐ後に改定表を設け、そこに何年何月何日に目次のどの部分で、具体的にどうなっていたものをどう改定してかを簡潔に記すことで履歴がわかるようにする。
　　更に加えて仕様書の改定部分にも改定したことがわかるよう付記をする

(4) 進捗管理は所定の形式の文書（週報）と工程表で行う
　　週報には前回報告から今回報告までの間に行った具体的作業内容と、次回報告までに予定する作業内容を記す。
　　それ以外に問題点とそれに対する解決策なども記す。
　　工程表上のいずれかの作業に遅れがある場合は作業項目ごとの回復策とそれぞれの工程回復の目標時期（見込時期）を記す。

そんな感じで。(_ _)