どこの会社も効率化のために、仕組み化や情報共有を進めていると思います。 しかし最近、この仕組みと情報

どこの会社も効率化のために、仕組み化や情報共有を進めていると思います。
しかし最近、この仕組みと情報が膨大になり過ぎて、もはや記憶できず、整理しても整理した物がたくさんあり過ぎてもはや把握できず、忘れてしまいます（笑）忘れると当然怒られるし失敗に繋がるし、本当に効率化になっているのか、どうすればいいのか、悩んでいます。
仕組み化や情報共有が仕事になってしまうと、本当に大切な本質的な仕事がお粗末になって、仕事の品質が低下する気がします…

No.3 ベストアンサー 回答者： chu-favo 回答日時： 2024/06/07 16:56

もしシステム化されているのであれば、

それを理解するのが仕事のひとつかと思います。
1人では到底無理、それはどのスタッフに置き換えても同じ、であれば、分業するなり、結果的には把握できるようになればいいし、そこに人材や機械導入が必須なら社内で検討したらいい。
システムは作っただけではダメで、常に検討してより良いものに育てていくものなので。例えば量が問題なら量を減らすか管理者を増やすだけでだいたいは済みます。減らせない増やせない、誰もが質問者さんと同じ手一杯なら、そもそもが無謀。ごく一部の人のみ手一杯で多数ができるのであれば、少数の人が出来るようになるか、多数の出来る人が変わればいい。全ての人が出来ないと困るのであれば、そもそもが戦力外ということかと。なんにしてもひとつひとつクリアにしていかないと行けないことで1人がとやかく言ってても無駄なので、社内でよくよく検討していったら良いかと思います。

No.2 回答者： hyter 回答日時： 2024/06/07 15:48

仕組み化や情報共有を何のためにするのかと言えば

・可能な限り誰でもできるように（業務が属人化しないように）
・配属されたばかりの人でもすぐに戦力になれるように
とかそういう理由です。

だから
> この仕組みと情報が膨大になり過ぎて、
> 忘れてしまいます
になるのがおかしいです。正直言って意味が解りません。

> どうすればいいのか、悩んでいます。
何故"仕組み"を作っているのに自分の記憶に頼っているのでしょうか？

No.1 回答者： mimon01 回答日時： 2024/06/07 14:10

そのために社内や部内で共有できるファイルサーバーを設置して、その内容を検索できるようなシステムを構築しているはずですが、まだ無いのであればシステム部門に提案してください。

特に、就業規則のような社内のルールは、常に最新の物を誰でも確認できるようにしておく必要がありますので、毎年紙で配布するような非効率的な事をしている会社は現存しないと思います。

この回答へのお礼

上記の取り組みを、ほぼ完璧に行っているのですが、その中身が膨大で何が何だか分からなくなっています…

お礼日時：2024/06/07 15:19