住民票に関するいくつかの疑問

Question

願わくば自治体職員の方など、専門家様からの回答を期待します。
推測での回答は要しませんので、よろしくお願いします。

(1)「（個人名）方＜例：鈴木方＞」という方書がついています。以前、住民票の写しの交付を受ける際、窓口で職員にこの方書を省略して発行できるかを聞いたところ、できるとの事で、省略して発行していただきました。
これは、方書が「アパート・マンション名＋部屋番号」であっても省略できるのでしょうか。「（個人名）方」だから省略できたのかな？と勝手に思っております。

＜注＞「実際はアパート・マンションに住んでいるにもかかわらず、建物名と部屋番号を届け出ず、あたかも一戸建てに住んでいるかのような住民登録ができるか？」という質問ではなく、住民票の写しの交付を受ける際、「アパート・マンション名＋部屋番号」の方書を省略して発行できるか？というお尋ねです。

（２）住民票の写しの交付を受ける際、本籍地・筆頭者や続柄、住民票コードの記載を省略できるように、「前住所」の記載を省略してもらうことは可能でしょうか？

（３）電算化された住民票発行システムには、発行の履歴がシステム上残り、職員が容易に閲覧しうるものなのでしょうか？　つまり、私が住民票の交付を請求した際、窓口の職員は、システム上で瞬時に、私は前回、いつ、住民票を請求しているか、が分かるか？ということです。申請書などアナログな書類をめくって探すということではなく、あくまでもシステム上のお尋ねです。

yasiti · Accepted Answer

(1)　方書きは省略できるか
例えば１軒家に居候をしているため、便宜上その家主の名前を書いているような場合であれば、○○方を省略しても受け付けています。
アパートなどの集合住宅であった場合には、部屋番号を省略することはありません。建物名は規模によって省略します。
これらは、住民票の写しを発行する度に、方書を入れるとか入れないなどを選択するようなものではなく、
もしも方書が要らないということであれば、住民票自体から方書を削除してしまいます。

「この写しは、世帯全員の住民票の原本と相違ないことを証明する。」などという認証文が住民票の写しにあるように、
住民票の写しは住民票に記載されている内容を証明するためです。
ただし、方書を住所としていない自治体もありますので、質問者さんの自治体とは違うかもしれません。

(2)　前住所の記載を省略できるか
これも先ほどの認証文にあるように住民票を同じ内容でなければいけませんので、省略できる項目ではない前住所は住民票と同じ内容で住民票の写しに記載されます。
どうしても前住所が記載されては困るということであれば、個別の判断になりますが、改製という処理をして前住所の記載をなくしてしまうこともあります。
ただし、改製を行うと前住所の載った住民票の写し（改製原住民票）が５年後には出なくなってしまうため、不利益を及ぼすこともあるのでむやみには行いません。

(3)　発行履歴はすぐにわかるのか
これは自治体の電算システムで全く違います。
私のところでもは最近流行の証明書自動発行機を置いていて、それで出した証明書であれば、誰のカードを使い、どの機械で、いつ（年月日時分秒）、何の証明書を、何通取ったというが瞬時にわかります。
しかし、窓口で使っている端末ではそのような情報は表示されず、紙で申請された住民票の発行状況を調べるような場合には、担当職員がシステムの履歴を調べることになります。

mimorita · Answer

（3）についでですけど。
電算室でログを見る場合、請求によるものか、
誤発行かの確認まではできません。
ですから、保管されている交付請求の申請書と
発行履歴を突き合わせて確認・・・してますよね。
うちではしますけど。

young-moon · Answer

（１）私のとこでは、『方書きは住所の一部』と見なしていて、省略できません。＃１さんと同じ見解です。

（２）前述のとおり、前住所は省略できません。
私のとこでは、改製を行っても一つ前の住所だけは記載されます。

（３）電算化により、ほとんどの自治体で発行履歴のログは保存・管理されています。
しかし＃３さんの仰るとおり、窓口担当職員はログの閲覧ができません。
住民から情報公開請求（誰がいつ私の住民票をとったの？）があった場合に、電算担当部署と情報公開担当部署の許可（決裁）後に確認します。

hanbun · Answer

質問（１）（２）については専門外のため、（３）のみについて。

これは、自治体ごとによって異なります。自治体ごとによって「住民基本台帳」システムが異なるからです（「住基ネット」とは別物です）。
一昔前までは、履歴を残す機能がないシステムが多かったのですが、最近では、個人情報保護の関係もあって、どの職員がどの住民データを閲覧したかなどのログを残す機能がついているシステムがほとんどです。
ですから、質問者さんの住民票が前回はいつ請求されたか、ということは調べようと思えば調べられます。
ただし、調べること自体がまた「個人情報保護」に関係してくるので、普段は調べませんし、窓口職員が簡単に調べられるようなものにはなっていないと思います。多分「私の住民データの閲覧記録を出してほしい」と言ったら「後日連絡するので連絡先を教えてほしい」と言われる（当日にはでてこない）くらい、手間がかかると思います。

Sasabuki · Answer

（１）わたしの考えでは、「～～方」の部分を省略するのは、適切ではなかったと思います。一般的に、方書きの部分も住所の一部とされているからです。
　もし、省略することができるのであれば、住所の一部ではなくて、備考的、補助的な情報として「～～方」という情報を住民票に載せているという見解になるかと思います。
　というわけで、一般的には省略できないけれども、市町村によっては省略するかもしれないということになります。

（２）できません。本籍・続柄・住民票コードについては、住基法に省略できる取り決めがされていますが、他の事項については特別に決まりがありません。住民票の「写し」という名称である以上、コピー機で複写したかのようにすべての事項が載っているのが原則になります。
　ただし、住民票の「写し」」ではなく「住民票記載事項証明書」であれば、自分の望む事項を証明してもらうことが可能です。

（３）少し前まで使っていたシステムでは、発行履歴がわかる機能はありませんでしたが、今使っているシステムでは、発行履歴がわかるようになっているようです。

なるべく簡潔に回答しました。
補足の疑問があれば遠慮なくどうぞ。

住民票に関するいくつかの疑問

(1) 方書きは省略できるか

（3）についでですけど。

（１）私のとこでは、『方書きは住所の一部』と見なしていて、省略できません。

質問（１）（２）については専門外のため、（３）のみについて。

（１）わたしの考えでは、「～～方」の部分を省略するのは、適切ではなかったと思います。

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