気を配るゆえに無能と思われてしまう。

　こんにちは。新人みたいな相談ですが、相談させてください。
　
　私は入社して８年経過していますが、相談します。ちなみに、仕事は営業事務です。会社は４人程度の小規模なので全員が全業務はほぼ担当していますが、細かい内容は個別担当しています。

　さて、相談はタイトルどおりですが、上司や同僚に気を配るゆえに無能と思われてしまうことが多々あるので、どう改善したらよいのか皆様に相談に乗ってもらいたいのでお願いします。

　具体例では、電話に出て応対しているときに上司や同僚が声をかけてきたらその声をかけてきているのは電話の内容についての担当していたのか？と思い、すぐさま保留（話はいきなり中断して）したり。
　自分が忙しくてもお客様が見えたらお待たせするのは失礼と思い、すぐ「少々おまちください」ということをします。
　また、内本当に細かい電話、客先Ａからの電話も後からＡさんから電話あったの？掛かってきた事の報告が欲しかったと言われる事が多いので、そのように言われるので、細かいことでも上司に報告します。

　私としては仕事をしている上司や同僚が仕事をしやすいように、お客様が快適に過ごせるようにという一心での行動ですが、ところが先日役員と会食をした際に「君はなんでも報告をしすぎだ。すぐ保留したりして目の前が見えていない。」などいつまでも成長が無いような言われ方をしました。

　私としては皆が仕事を潤滑に出来る為と思っても要約したら電話中は上司・同僚を無視してよい。お客が来ても忙しければ声をかけなくて良い。誰から電話が掛かってきたのかも聞かれるまで言わなくて良い。といわれたようでした。まあ、これは極論ですが…

　このような場合には今までどおり気を配るのか、それとも、気を配らないように自身の仕事のみに集中すればよいのか悩んでます。

　多分私自身としては自身の仕事に集中が良いのですが、そうなると「協調性が無い」糾弾される気がしてどうしたら分からないので新人みたいなことで申し訳ございませんが、皆様のご意見を拝聴させてください。

No.6 回答者： localtrain470 回答日時： 2007/05/01 01:23

もっと柔軟に対処してください、ということだと思います。

マニュアル（言われたこと）に頼りすぎてませんか？
ケースバイケース、電話は保留にしたほうがよいこともあれば、すぐにつないだほうがよいこともある。
その判断を、相談者さまが責任をもって、してください、ということを役員の方は伝えたかったのでは？

相談者さまが気を配っているのは、自分がミスしないこと、ではありませんか？
そうではなくて、上司やお客さんなどの立場だったら、どうしたら仕事を進めやすいと思うか？ということに気を配れば、きっと評価はあがると思います。
今、相談者さまは、他人にどう思われるか、を気にしすぎだと思います。
それを捨てて、どうしたら他人が仕事を進めやすいか、を、自分の中で考えて、仕事をしてみたらよいと思います。

よくわからなくて、叱られたり、恥をかいたりすることはあると思います。
誰でもそうです。
でも、その叱られたり恥をかいたりする経験から、こういうときは、こうすればいいんだ、、というのを感覚的に学んでいくのだと思います。
一時的には恥ずかしさやストレスでいっぱいになるかもしれませんが、その経験が必ず次の肥やしになると思って頑張って下さい。

No.5 回答者： ookoko 回答日時： 2007/04/30 19:51

キツイようですが、あなたは「気を配っている」というだけではないと思います。

【優先順位】考えていますか？

＞電話に出て応対しているときに上司や同僚が声をかけてきたら　
＞その声をかけてきているのは電話の内容についての担当していたのか？と思い、
＞すぐさま保留（話はいきなり中断して）したり。

この対応で、電話の相手の方に失礼なことはもちろん、
話の内容が途切れてしまう事で、もう１度最初から、途中から聞き直すようなら
無駄な時間も使っていることになります。
上司や同僚も、電話中と気付かなかったから話しかけたのかもしれません。
電話中だとわかったら、後ででいいよということかもしれません。
まずは「電話中」ということを見せ(受話器をつけた耳を見せればわかります)、それでも待っているようなら、
電話の用件を全て終わらせてから、電話相手に
「すみません、少々お待ちいただいて宜しいですか？」と尋ねます。
(相手からかかってきた電話なら、尚更、必ず確認して下さい。
かかってきた電話で待たせるのは失礼ですが、上司・同僚が、電話相手の方に急ぎの用事があるのかもしれません。ずっとかけていたけどつながらなくて困っていたかもしれません。まずは断って待ってもらいましょう)
そして、上司・同僚に「○○さん(電話相手)ですが、用事ありますか？」と尋ね、違うなら、「すみませんでした。」と伝え、電話を切ってから、上司・同僚の話を聞きます。

＞自分が忙しくてもお客様が見えたらお待たせするのは失礼と思い、
＞すぐ「少々おまちください」ということをします。

「少々おまちください」と伝え、すぐに切り上げて対応するということですよね？
当然です。正しいと思います。
いくら忙しくても、お客様を無視するのは以ての外です。
他のお客様や、電話対応中なら「お待ち下さい」と伝え、対応中のお客様が終わってから、対応したらいいと思います。
自分の仕事中なら、相当な大至急ではない限り、中断して、すぐに対応すべきです。

＞また、内本当に細かい電話、客先Ａからの電話も後からＡさんから電話あったの？
＞掛かってきた事の報告が欲しかったと言われる事が多いので、
＞そのように言われるので、細かいことでも上司に報告します。

当然です。正しいと思います。
ただ、忙しいときに「電話がありました」などと口頭で報告しているなら問題です。
忙しいときにそんなこと言われても、頭には入らないし、鬱陶しいだけです。
打ち合わせ中、電話中、急ぎの仕事中など、忙しいようなら箇条書きしたメモをサッと渡しましょう。

私が事務をしていたときは、共通のメモを作りました。
不要紙の裏を使い、みんなで同じフォーマットを利用しました。

　　／　　（　）　　：
社名
名前
電話番号
電話あり　訪問あり　
電話下さい　電話します　ＦＡＸください　メール見てください
用件
担当

というようなメモです。
しょっちゅうやり取りのある会社以外は、かならず相手の電話番号も聞き、念の為記入しておきます。
もし、就業時間になっても、担当者に伝えられなかったときなどは
相手の方にその旨の電話も入れるためです。

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
先ほど１２時３５分ころ、○○会社の△△さんから電話がありました。
昨日、伺った際にお渡しした資料に間違いがあったとのことで、
電話で確認したいそうです。
お手数ですが、御手隙になったら電話下さいとのことです。
宜しくお願いします。
■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

こんなダラダラしたメモは以ての外です。

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
　４／３０(月)　１２：３５頃
○○会社　　△△さん　から電話あり。
電話下さい(手があいたら）

用件
昨日渡した資料に間違いあり、
電話確認希望

担当　
××
■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

こんなメモなら、電話中でも、パッと読めて、頭に入ります。


話は反れましたが、是非実践してみてください。

そして、失礼ですが、
この質問の文面を読んだら、あなたの仕事の出来具合がわかります。
感想は、
「まとまりがない」
「意味がわからないところがある」
「何を伝えたいのか、わかりにくい」です。

あなたの優先順位ができていないから
上司に

＞電話中は上司・同僚を無視してよい。
＞お客が来ても忙しければ声をかけなくて良い。
＞誰から電話が掛かってきたのかも聞かれるまで言わなくて良い

などという指示をされたのではないですか？
優先順位をしっかり考えた上で、「気を配っている」と発言すべきだと思います。
きつく言ってすみません。あなたの先輩になったつもりで助言します。
がんばってください！！

No.4 回答者： mo-ccha 回答日時： 2007/04/29 12:32

＞電話に出て応対しているときに上司や同僚が声をかけてきたらその声をかけてきているのは電話の内容についての担当していたのか？と思い、すぐさま保留（話はいきなり中断して）したり。

まず、これは非常にマズイです。
ご自分がかけた電話が、話の途中でいきなり保留になったら、「え？何？」ってビックリしません？
大多数の方が、このような対応をされたら、自分をないがしろにされたと感じて腹を立てると思います。
おそらく取引先などから、この対応に対する苦情がけっこう来ているのではないでしょうか。
先の方々がおっしゃっているとおり、「今電話中」ということをしぐさで示せばよいです。

もし私が声をかけた側で、どうしても質問者さんに急ぎの用があるときは、用件をメモして質問者さんに見せます。
このとき質問者さんの立場だったら、電話の相手に対して「申し訳ありませんが少々お待ちください」と断り、相手の承諾を得てから保留にします。
電話が上の空にならないようにしながら、メモで同僚に返事をするかも。

同僚との話が長くなりそうで緊急性がある場合は、「緊急の問い合わせが入ってしまったので、いったんお電話を切り、こちらからかけ直させていただいてもよろしいですか」と聞きます。
電話も同僚のほうも、どちらも緊急というケースも考えられますので、臨機応変さが必要です。

＞細かいことでも上司に報告します。

要点でない部分まで報告しているのでは。
日常会話では回りくどい言い回しなどもよく使いますが、それを整理して、どうしても言わなければならないポイントだけ報告するようにしてください。
もしも、どこが要点なのかを判断するのが苦手なのであれば、親しい友人や家族などに、帰宅してから添削してもらうといいです。
ひとつひとつの事例に対して具体策を考えるのが、遠回りなようで確実ですよ。

＞上司や同僚が仕事をしやすいように、お客様が快適に過ごせるようにという一心での行動ですが

すばらしいですね。後は気遣いの方向の軌道修正を行うのみです。
地道に工夫してみてください。

No.3 回答者： kiyoxxx 回答日時： 2007/04/28 11:53

あなたのお気持ちはよく判ります。

よく気のつく性格なのですね。
考え方は間違っていないのです。
ただ行動が少々エキセントリックに見えるのでしょう。
電話中は相手との話しに集中しましょう。
話に割って入ってこない限り、電話での会話の優先権はあなたにあります。保留にする場合、話の流れを途絶えさせないタイミングで行いますが、相手に同意してもらわなければ勝手には保留にしてはいけません。
来客は仕事の内容にもよりますが、最優先の部類だと考えられます。
アポ無しでの来訪が多いのなら受付やインフォメーションカウンターなど置くべきなのでしょうが、会社の事情によってはそうもいかないでしょう。
それでも気づいた人が率先して対応してくれるので全体の業務には支障が出ないのですね。
それでも考慮すべきはご自分の仕事です。
慌てなくてもいいのです。
来訪者と目が合ってもゆっくりうなずき、まず辺りを見回します。
あなたのほかにも気づいている人がいるかもしれません。
少し待たされてもお客様は目が合ってうなずいてくれているだけで、安心するのです。
アポのない来訪者は基本的には待たせても問題は無いのです。
報告は全ての事ではなく、優先順位を考えましょう。
その都度報告するのではなく、時系列にまとめてみてはどうでしょう。
内容もその時に吟味すれば無駄な報告をしなくて済みます。
そして第一にはあなたも会社の一員であり、サポートされて然るべきだと言う事です。気のつくことは決して悪いことではありません。
あなたのような人がいなければ会社がうまく回らないのも事実です。
でも言葉は悪いのですが、いなければいないで回っていくのも会社なのです。

No.2 回答者： moon78 回答日時： 2007/04/28 11:39

皆に気を配るのも仕事に集中するのも極端ではいけません

真面目な方なんだと思います
まずは仕事の優先順位をしっかり考えられることです
電話を受けていてnakshinさんで応対が可能であれば
電話の途中で保留にすることも電話を変わることもする必要はありませんし
(いきなり保留では失礼ですね＾＾)
自分が仕事に追われているときにお客様に対して
声掛けをすることが仕事に支障がないと判断された時は声掛けをされればよい
電話も独自のメモをお作りになって
受けている最中に必要事項をお書きになれば
デスクもしくは本人がいらっしゃるときにお渡しするなど
nakshinさんも他の方もいらぬ時間を費やす必要はなくなります
けれど問題は
nakshinさん自身に余裕が無いということでしょう
人の目を気にするあまりご自分の仕事でのポジションを見失われています
皆が潤滑に動けるというお気持ちも判りますが
一番のお気持ちは皆に良く思われたいと思うnakshinさん自身の意識の強さでしょう
迅速に対応しなくてはならないこともおありますが
ご自分が行動する前に
数秒今自分は何に重きを置くべきかを考えられて行動されたら如何でしょうか
人の評価を得たいと思う気持ちは誰にでもあることですが
上司からの指摘があったということは
見透かされている部分が無きにしもあらず
元々気が付く性質であられるみたいですから
それはそれでnakshinさんの良いところとして置いておいて
その部分よりも仕事の優先順位、常識上の判断力を少しずつ意識されていってください
上司も同僚も人間ですから
完璧ではありません評価も千差万別です
あまり気にされませんように＾＾
頑張られて下さいね

No.1 回答者： himawari223 回答日時： 2007/04/28 11:29

こんにちは

電話中に、話し掛けられても、電話の相手には関係ないことですから、無視する。

また、この内容は、〇〇さんの担当だなーーと思っても、相手が話していれば、聞いておく。相手が〇〇に伝えてと言えば伝える。
が、一人で処理できないないようでしたら、上司に報告する。

お客様がみえたら、いらっしゃいませ！！と明るく・元気に言う。お客様が話しをあなたにしてきたら、対応すれば、いいと思います。

仕事の第一は自分の仕事を完全にする、ことです。周りとの強調も大切ですが、ほどほどでいいのでは。周りの人全員に１００点をつけてもらうのは、不可能と思います。