名前を忘れてしまう

はじめまして。
質問をさせていただきます。

会社で事務をしているのですが、電話を取り会社名と名前を
相手の方が名乗ってくれるのですが、すぐに忘れてしまいます。
メモをとるにも長い会社名だったりで、メモがとれなく焦ってしまって名前もとんでしまいます。
あとよく聞き間違いなどをしてしまいます。

今日部長に怒られました。

こんなことが、再びないように何かアドバイスなり、短期間でもいいので記憶力があがる方法等ありますか。

No.11 回答者： kitinnto 回答日時： 2013/06/05 22:30

私も同じようにすぐ忘れてしまいます。

私の場合は、「申し訳ありません、名前の漢字をうかがってもいいですか？」といって、名前を聴き直します。
会社名は、「株式会社〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇様・・・ですか？英語ですか、片仮名ですか？」など、少しどうでも好さそうな感じで聴きます。

メモを取るのは、多分やってますよね？私は現在、その後の用件を聴くのに、とにかく内容が的確にとらえられてないらしく、「聴き間違いが多い」と言われて呆れられ、見捨てられかけてしまっています。

でも、聴き間違いじゃないんです。ただ、捉えられていないだけなんです。だって、相手からは次々に情報が入ってくるし、相手自身も要点が解っていない場合もあると思うんです。
「はい」「はい」だけだと、相手もどんどん早口になって行きます。
私もそうですが、
「〇〇さんに繋いでください」→「〇〇でございますね。申し訳ありませんが、もう一度会社名、ご担当者様名をうかがってよろしいですか？」
「〇〇の件なんですが。」→「〇〇の件と言う事ですね？折り返させます。」→「こちらから電話します。」→「忙しく動き回っているので、タイミングが合わないと思います。当方からご連絡させていただけませんか？」
など、確認し、率直に事情を話し、できる限りこちらのペースに巻き込むようにしています。
本当に、電話は厄介です。声がこもって聴きにくいし、相手は名刺を出してくれないから名前も会社名も解りませんし、表情が見えないから相手もこちらのペースを考えてくれないし、「結局何がいいたいの？てか、さっきはそんなこと言ってなかったよね？」と思うこともよくあります。相手も、どうしたらこっちに伝わるか解っていないんじゃないでしょうか？

とにかく、「はい」とは一言も言わず「〇〇〇〇〇ですね。」と復唱をする事でしょうか。「はい」と言うと、「はい、〇〇〇〇〇ですね。」と続けられなくなるんですよね。相手は「はい」が聞こえた時点で、口を開いているんだと思います。
本当に呆れちゃいますよね。人の脳と耳と速記スピードのこと考えろっての！

まあ、そんな事を言っても、相手が上位者です。こっちが頭を使わないと。まあ、注意してくれるうちが花かもしれませんよ。私は「もう電話に出ないで」と言われたいです。ほんと。バイトなのに。しかも時給安い！
・・・とにかく、冷静に。

復唱をしまくり、確認をしまくり、周りの人にも聞こえるようにします。周りだって、実は聴き耳を立ててたりするんですよね。
ひたすら復唱あるのみ、私は明日からシャープペンをやめて「大人の鉛筆」なるものを使うつもりです。速記の時は力が入りますから、ペン先つぶれるしかすれるし、メモってるノートが破れるんですよね。
お互い、頑張るしかありません。

No.10 回答者： knockman 回答日時： 2011/02/21 12:45

初めまして。

私も同じことで悩んだことがあり、今は改善していますので
人事ではないと思い回答させて頂きます。

これをやって私が改善したというポイントは、

1.　メモを常に用意する。　サイズはA4用紙を4分の1に切ったサイズ。
　　（それより小さいと、メモしづらいと感じました。）
　　自分の記憶は信じない。

2.　自分が落ち着くために、受け答えをする時に“私が”ゆっくりはっきり話す。

3.復唱する。

以上です。
特に2.は、気をつけてやっています。

相手が早口だったり、「急ぎなんですけど・・・」と言われると、
必要以上に自分が慌ててしまい、
今の1分1秒を惜しむあまり（慌てるあまり）、後々になって再確認等
余計な時間と手間をかけてしまうことが多いと感じたからです。


以前は、会社名はメモしたのに、名前だけメモし忘れていて、
さらに今受話器を置いたばかりなのに、その名前が思い出せない・・・、とか
本当によくやってました。。。
営業さん達に平謝りです。
電話を取るのが怖くなってしまったこともありましたが、これでは仕事になりませんので、
絶対これはしない！（記憶に頼る）と、絶対これはする！（メモ、復唱、ゆっくりはなす）を
常に頭で念じて電話を取るようにしたら、だんだんと改善しましたよ。

No.9 回答者： stan59632 回答日時： 2011/02/19 13:46

事務職であれば、電話対応はまず基本として要求されます。

まず「記憶に頼る」のは辞めた方がいいです。

必ず電話横、若しくは電話を取る手と逆の手の引き出しに簡易なメモ（裏紙）を
準備して、電話を受けると同時に準備をする、
聞き手と逆手で電話を持ち、相手の話を聴きながらメモをする、
聴きづらければ再度「失礼ですが～」等で伺い、更に復唱する、ここまでしても
間違えていたのであれば、お電話を受けられた方に失礼の無いように伺う、等
きっちりとした対応を身につけられてはいかがでしょうか。

きっちりしている対応をしていれば、必ず誰かがフォローをしてくれます。
ご自身の席の付近で、電話の応対の上手な方はいらっしゃいませんか？
その方に聞いてみるのもひとつの案だと思います。

いくら本を読んでも、マナーを理解していても、実践ができなければ全く意味がありません。

記憶に頼り、きちんとした伝言ができず、お取引相手より「あの子に電話取られたら、あーハズレだと思うのよね」と
いわれる前に、がんばって身につけてください。
言われた子を知っています。でも本人はきちんと出来ているつもりです。自覚は全くないのです。

あなたは、まだ大丈夫です。怒られて、きちんとしなきゃ、と考えて対策を探されています。
他の皆さんの意見と同じですが、「復唱」「メモ」この癖をつけて、がんばってください。

No.8 回答者： doorakanai 回答日時： 2011/02/19 00:23

記憶力ではなく、ヒアリング能力の方が問題では？それを向上させる方法は知りませんが

他の方も書かれていますが、部長が怒ったのは
聞き間違えたままだったからでしょう？
年寄りや役所の人間は、何言ってんだか全然分からない事が本当に多いです。
名乗りもせずに思い付くままダラダラとしゃべるから。

長い社名や変な名前など、ゆっくりはっきり言うべき　という
電話で話す時のルールを相手が分かってないのは、こちらにはどうしようもない。
だからこそ、復唱は必須です。

全然分からなければ、社名とお名前をもう一度頂戴出来ますか？
と言うべきです。きちんと聞き出すべき。
何言ってんだか分からない人には、こういう事ですか？と
短くまとめて内容も復唱、確認するべきです。
確認する側のあなたの滑舌が悪くて相手が聞き取りにくいなら、当然改善しましょう。

それでも分からなければ、折り返しの電話番号を確認しましょう。やっぱり復唱する。
最低ここだけ確定出来れば、後はどうにかなります。

電話って、受け手のせいだけじゃないです。

No.7 回答者： noname#148093 回答日時： 2011/02/18 22:01

聞き返しましょう。

一時期デスクワークの仕事をしていた時、
同じように聞き取れなくて失敗した事がありました。
私の居た職場には基本的に内線のみでしたが、
たまに外線がかかっていて、同じように忘れしまって．．．
その時上司に教えてもらったのですが、
聞き返しても失礼にはあたらないよ。
それより、聞き間違いをして業務に支障をきたす方が問題だよ。
と言われて事がありました。

参考まで．．．．．

No.6 回答者： missing24 回答日時： 2011/02/18 20:45

会社に入社したばかりなのでしょうか？

会社ってある程度、同じところから電話がかかって来ませんか？
会社名が長くても、何度か聞いてれば耳が慣れるというか・・・。

私は去年秋に今の会社に入社しましたが、やはり聞き取りにくい会社名・名前は未だにあります。
そんな時は「失礼ですが・・・」をつけてもう一度聞くようにしてます。

長い会社名は自分で分かれば良いのですから、殴り書きで平仮名でも良いからメモする事です。
あとは緊張してると余計聞き取れないので、電話を取る前に深呼吸するとか・・・。

No.5 回答者： haruka-asuka090 回答日時： 2011/02/18 19:52

昔記憶力を高めるというテストをやっていました

人の名前は復唱する他
手に名前を書くといいらしいです(人差指で)

No.4 回答者： kenthatch 回答日時： 2011/02/18 19:01

こんばんは

焦るあたりからして、そもそも、電話の受け答え、
基本が出来てないのではないでしょうか。
常套句で返事できないのが原因では？

ビジネスマナーの本を買って、の常套句を１晩中でも覚えるまで復唱です。
翌朝には、不意に話しかけられて、つい口に出てもかまやしません。
それくらい脳ミソにたたきこまないと、またいつかやります。

そのうえで
「相手がＸＸ銀行のＸＸです」と名乗ったら、
「ＸＸ銀行のＸＸ様ですね？」とおうむ返しに復唱する。
復唱しながらメモる。出来ないならＩＣレコーダーを常時回し、
復唱している自分の声を書き写す…留守録よりマシです。
例えばＩＣレコーダなんて、やりたくないと思ってふつうは頑張ります。
怒る部長もアレですが、やる気あるんかなと思われちゃっても仕方ないですね。

常套句がすらすら出れば、神経はおのずと、「相手のお名前、会社名、役職、内容…」
にシフトし、不意の呼び鈴だったとしても対応できます…
ご存じかと思いますが、電話は「これからかけます」なんてお知らせも無いのです。
営業なんかだと、普通？は２か３コールで出るのが当たり前です。
咄嗟で不意が当たりまえです。常套句を叩き込みましょう。


要件やコトヅテいたしましょうか？と、相手の雰囲気を読みながら
社内の組織図と職務分掌や権限や関係も思い浮かべ、対処が
出来るようになればゴールではないでしょうか？
（職場や業種によっては伝言不可もありますが）

頑張ってください。

No.3 回答者： snow-white0101 回答日時： 2011/02/18 18:52

復唱したり、話の最後にもう一度言ってもらったりしましょう。

記憶力をあげるトレーニングもあるみたいですが、詳しくないです。。。すみません。

No.2 回答者： TUNE0040 回答日時： 2011/02/18 18:39

記憶力はすぐに付くものではないので、とりあえず応急措置として・・・。

ゆっくりと復唱をしながら会社名や氏名のメモをとること。
あなた自身がゆっくりとした口調で対応をすること。
漢字なら一文字ずつ確認しながら書いていくのもテクニックのひとつです。