事務の仕事が全然覚えられない！

今日で営業事務の仕事について３日目です。
事務自体が未経験なのでなにもかもさっぱりわかりません。
引継ぎされ事務の方が一生懸命教えてくれていますが、仕事の流れが全然理解できません。フォルダもたくさんあるので、これまたどこに何があるかがわからず、テンパってしまいます。
引継ぎ期間があと４日間だけで、まだ仕事の半分も教えてもらってなくて、しかも教えてもらったこともノートをみてもよくわかっていない状態です。今の事務員さんが辞めた後は事務は私１人であとは全員営業さんなので、教わる人いなくてすごく不安です。
営業事務をされている方はどうやって仕事の流れなど覚えましたか？
コツとかあれば教えてください！

No.5 ベストアンサー 回答者： panda_freaks 回答日時： 2007/09/06 18:20

はじめまして。

仕事の流れや全体像が分かっていないと、断片的な部分だけをノートに残しても
分からないのも当然だと思います。
ましてや入社してまだ3日。さぞかし大変かと思われます。
しかし新入社員に引き継ぎを数日で終わらせるなんて
えらくハードな事を要求してくる会社だなと感じます。

何のために作業なのか、仕事の流れを把握しながら覚えるしかありません。
頑張ってください♪

この回答へのお礼

今日は引き継ぎの事務さんがお休みだったのでとっても不安でいっぱいでしたが、他支店の課長がスケットにきてくれたので、なんとか仕事はおわらすことができました。
仕事の一連の流れの説明をしかっり聞けたのでなんとなくは理解できたとは思います。。
ただ来週のはじめも事務さんがお休みで今度は課長のお手伝いがなく
すべて自分でやることになるので、休日の間に今日教わったことをしっかり復習しておきたいと思います！
ありがとうございました！

お礼日時：2007/09/07 00:18

No.4 回答者： giashi 回答日時： 2007/09/06 00:51

仕事の全体像が分かっていないと、教えられてメモをしっかり取っても、その仕事の意味や流れがなかなか理解できないと思います。

教わるときに、まず
・その仕事の目的は何か？
・その仕事を簡単に言うとどんなことか？
を聞いた上で、細かい話の説明を受けたほうが良いと思います。

また、ノートに取るメモですが、これはポストイットなどに１つ１つの細かい単位でメモを取れば、説明された順番が多少おかしくても
それを後で並び替えたりして整理すれば、他のノートにまとめ直す必要はないですよ。

ご参考になれば幸いです。

No.3 回答者： cupang 回答日時： 2007/09/05 23:32

引継ぎの人は、自分はわかって話をしているので、内容が伝わりにくいのではないでしょうか？しかも初めての仕事で、頑張りと緊張で、頭の中に入っていかないのでしょうね。

引継ぎの期間も決まっているし…。

営業事務でしたら、毎月の業務の流れを把握するのが先だと思います。いつまでに締めの処理をして、いつまでに伝票などを出力してとか。
それから、そのためには毎日の業務をどのようにやっていくか、順序立てて聞いてください。

前任者ができる仕事は、あなたにもできるはずです。
もし、自信がないときは、引継ぎの最終日にこっそり、前任者の人に頼み込んで、電話番号を教えてもらっていいと思います。
「どうしても、判らないときは電話してもいいですか？」って。

仕事は要領です。仕事を覚えたなら、後は、あなたなりに簡素化、自動化して効率化を図って楽しましょう。そこまでいくと仕事が楽しくなります。

No.2 回答者： tinycat19 回答日時： 2007/09/05 23:12

新設部を二度作ったことがあるものですが・・。

営業事務私一人で、ずっとやっていました。似たような部があるので、そこの人に、時々質問したり、やり方を教わったり、しながら、自分の仕事にしたと思います。
周囲に一ヶ月やそこらは、聞かないと無理でしょう。
企画事務や人事部と違い、営業の事務は難しくありません。
伝票の書き方、帳簿のつけ方ぐらいで、だいじょうぶ。それ＋電話応対です。
私は新人時代、企画にいました。仕事量は多いけれど、簡単だなと思い、わずかな時間でオンラインや商いをマスターして、新設部を営業体として機能できるように作り上げました。
ベースがしっかりしているなら、事務なんて簡単ですよ。
あと、営業に使われることです。営業とのからみで食べているのですから、くれぐれも営業を怒らせないように。
よい女房役なら、向いている仕事です。おおらかに、営業を支える気持ちでドンマイ！

No.1 回答者： hide555 回答日時： 2007/09/05 22:58

事務営業ではないのでコツは分かりませんが・・・

ノート見て分からないとはどういうことですか？
教えてもらって自分で書いたものが分からない。
そんな人はなにやっても無駄ですよ。
事務なんて絶対出来ません。
自分のノートもうまくまとめれない人が会社のものをまとめる事なんて無理です。
まずは、ゆっくりでいいから相手の話を聞いてノートにまとめてみてください。
そうじゃないとノートの意味がありません。

この回答へのお礼

そうですね。とりあえずメモに書いていっているのですが、上手にまとまっていないので、どのページのものをみればいいかがわからなくなっていました。
今日、新しく大きなノートを買ってきたので、今からメモを上手にまとめてわかりやすい風にまとめてみます。
頑張ります！

お礼日時：2007/09/05 23:38