赤伝票と黒伝票

経理に関してはまったくの初心者です。

先日、納入された商品を検品したところ、
交換対象となる欠陥があり、メーカーに連絡したところ、

「御社の書式で結構ですので、赤伝黒伝をファックスで送ってください」

と言われました。
正直全く意味がわかりません。

実際にどんな書面を送ればいいのでしょうか。
返品による請求金額のマイナスを依頼するなら
メーカーが赤伝票を送ってくるものだと思ってました。

今回は、交換なので、
請求金額に変更はないはずなんですが、、、
私から送る「赤伝黒伝」の作り方を
教えてください。（記入すべき項目など）

ちなみに、
担当ではないので、経理や簿記などはほとんどわかりません。
わけあって今覚える必要があります。

よろしくお願いいたします。

No.1 ベストアンサー 回答者： minosennin 回答日時： 2008/05/24 11:47

文面から察すると、日頃御社からメーカーへ発注する際、表現は別として「注文書」を送付されているものと思われます。

メーカーから要請された赤伝黒伝とは、当初の注文を取り消す意味で「赤伝」、改めて新規に注文するという意味で「黒伝」という用語を使用されているようです。

ですから、いつもメーカーへ送られる書式に、当初の注文内容で数量をマイナス(数字の頭に△)、新規の注文に普通の数量を書いて送ればよいのではないでしょうか。
もし、書式がなければ、白紙に、タイトルとして「注文書」、日付、相手先名(メーカー)御中、当社の住所、社名、担当部署、担当者名、注文内容(品名・型式／仕様・数量・単価・金額・納期)　「下記(または上記)のとおり注文します」の文言など記入されればいいでしょう。

なお、ファックスを送られた後、電話なりで再確認されれば万全だと思います。

この回答への補足

早速ありがとうございます。

なるほど！なるほど！
すごくわかりやすいご回答ありがとうございます。

たとえば、当初数量10で注文し、3つを交換したい場合、
その注文を特定できる注文番号のようなものを記入し、
交換を求める数量を△3のように表記すれば『赤伝』、
続けて、同じ商品の商品番号を記入し、数量3とした『黒伝』として発注するということでいいのでしょうか。

補足日時：2008/05/24 12:39

No.2 回答者： minosennin 回答日時： 2008/05/24 13:18

その注文を特定できる注文番号のようなものを記入し、

交換を求める数量を△3のように表記すれば『赤伝』、
続けて、同じ商品の商品番号を記入し、数量3とした『黒伝』として発注するということでいいのでしょうか。

＞その通りです。

なお、手違いがあってはいけませんので、メーカーさんへの電話なりでの再確認はくれぐれもお忘れなく。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

電話での確認も間違いなくしようと思います。

早急に解決できました。ありがとうございました。

お礼日時：2008/05/24 13:48