経理処理で立替人へ現金を渡す際、どのように渡していますか？

社員１０人ほどの会社で経理・総務を担当しています（経理初心者です）。
現在、交際費やガソリン代、交通費など、社員が立て替えた場合、

(1)立替人が出金伝票を記入し、領収書を添えて経理へ。
　↓
(2)経理は、立替人へ支払う現金を封筒（使用済みの封筒）に入れ、封筒の裏側に合計金額を記入し、出金伝票を添えて立替人へ渡す。
　↓
(3)立替人は、出金伝票に受領印を押し、出金伝票のみを経理に戻す。

ちなみに、お金の出入りの管理は、出金伝票を元に会計ソフトへ入力しています。


上記の方法では、立替人が出金伝票を戻し忘れた場合にトラブルになりそうです。
また、経理が立替人へ現金を渡す際、その場で封筒内の金額と出金伝票の合計金額を確認させていません。皆忙しいので、取り合えず忘れないうちに受領印を押して出金伝票を経理へ戻しているのが現状です。

今のところトラブルは無いのですが、一般的にはどの様なやり取りをされているのか教えていただければと思います。

No.1 回答者： taiken-23 回答日時： 2009/02/09 16:30

一般的には殆どｈｏｓｓｉ－さんと同じやり方です。

だから間違いが多いのです。

※正しい間違いのない方法を教えます。

◎あくまでも同じ科目の場合で説明します。それと「１０人が仕訳伝票を起票できるのですか？」出来なければ立替人と仕訳伝票起票が出来る人対象に書きます」
(1)立替人は領収書をＢ５判の台紙に左から５～６Ｃｍの所から数枚重ねてもよし、領収書が少ないときは重ねなくてもいい。・・・領収書の左側を糊付けします。「監査時を含め要するに検票・検証がしやすいようにする。」
(2)Ｂ５判の台紙右下に領収書の合計を記入する。
(3)(2)を仕訳の出来る人へ渡す。
(4)仕訳伝票起票出来る人は内容をチェックして仕訳伝票を起票する。
(5)(4)を経理出納担当者へ渡す。
(6)経理出納担当者は検票をしする。「もし経理出納担当者しか仕訳伝票を起票出来なければｈｏｓｓｉーさんが検票後検印して上司へ渡し検証印後」現金をこのようにして渡します。
「Ｂ５判型位の透明なビニール封筒状の袋へ厚紙に、Ｂ５判の用紙に名前・月／日・適用・金額を記入一覧形にして貼り付け１０人分を作成する」
月／日ごとの金額を入れてビニール袋まま立替人へ渡します。相手が確認して現金を受取ったら押捺をしてｈｏｓｓｉ－さんへ戻す。
(7)このビニール袋はｈｏｓｓｉ－さんあなたが保管管理します。
(8)現金を取りに来なかった場合はビニール袋を大型金庫に収納して預かり保管して翌日渡します。
※私の会社「職場」は５０人以上も居るので大変ですが手提げ金庫と出納帳が合わない時は合うまでやり直しをさせます。頑張って(^・^)

この回答へのお礼

ご回答、有難うございます。
なるほど、これならば間違いが起こりませんね。大変参考になりました。

そして、もう少し教えてください。
Ｂ５判の用紙へは、例えば、

｜　日　付　｜　　　適　　　用　　　　　｜　金　　額　｜　受領印　｜
｜2/1～2/5｜ガソリン代・交際費等 ｜　\25,000　 ｜　　　　　　｜

という感じで、合計金額を記載しているのでしょうか？

我社の場合は、仕訳伝票(出金伝票）の適用・金額を立替人本人が記入するので、伝票も一緒にビニール袋に入れて渡せば、立替人本人も金額と明細の確認が取れますよね？
Ｂ５版の一覧表の他に、伝票にも受領印を押させるのか否かは考えたほうが良さそうですが・・・。

お礼日時：2009/02/09 18:13