立て替えた費用の現金出納帳の記載の仕方で困っています。

経理初心者です。本を読んでもまだ理解ができていない事、またお金もなく、会計士の方にお願いする事ができないため些細な事とは思いますが困っております。どうかよろしくお願い致します。
たとえば社長・役員の人が経費の一部（たとえば水道代4986円）を現金で立て替えて支払い、その立て替え分がいつ返せるか分からない場合（もしかしたら何年かは返せない、本人も了承済み）の場合の現金出納帳の書き方は

　　摘　　要　　　　　　　　　　入金　　出金

借入金　山田太郎　　　　　　　　4986
光熱費　○○（コンビニ名など）　　　　　4986

でよろしいのでしょうか。また、これは口座を通さずに現金です。なので、銀行帳には記載する必要はないと理解しているのですが、いかがでしょうか。勘定科目は未払費用ではなくて借入金でよろしいのでしょうか。
そして、別に、借入金表（未払費用表）を作成して、誰がいついくら何の支払いをするためにお金を立て替えたという事がわかるようにする。
また、これを社長・役員ではなくて社員が立て替えて支払い、いつ返せるか分からない場合でも同じ処理の仕方でよろしいのでしょうか。このような事はきちんとした企業ではあり得ない事とは思うのですが、
私の会社ではまだ設立したばかりというのもあるとは思うのですが、誰かが立て替えて（ほとんどは社長です）返せるようになったら返そうという事になっています。。。
すいませんがどうかよろしくお願い致します。

No.3 ベストアンサー 回答者： okztosh 回答日時： 2003/02/19 14:05

　#2さんのとおり、借入になると思います。

複式簿記ですから、

借方科目：水道光熱費
貸方科目：借入金

　というような感じになるかと思います。
　返済まで何年かかろうと関係ありません。もし、あとで経営者に立替分の費用を払ったなのなら

借方科目：借入金
貸方科目：現金

　というようになります。
　もし、経営者がそのまま自腹を切るつもりで、会社の建て替え分はもういらないよ…という場合には、それは債権放棄（借金の棒引き）を受けたことになり、収入になります。

借方科目：借入金
貸方科目：雑収入

　という感じでしょうか。

　ちょっと話はそれますが…

＞　　摘　　要　　　　　　　　　　入金　　出金
＞
＞借入金　山田太郎　　　　　　　　4986
＞光熱費　○○（コンビニ名など）　　　　　4986

　この場合、「コンビニに」お金を払ったわけではなく、「コンビニで」お金を払っただけですから、適用の支払先は市町村の水道局や電力会社名などになると思います。

No.5 回答者： Jxiong 回答日時： 2003/02/19 16:29

それでもいいと思いますが、

そういう感じの会社なら、役員さんごとの立替帳みたいなのをつくってもいいと思いますよ。
それを、未払金などで役員さんごと管理して月末に社長等借入金などに振り返ればいいかもね。（未払費用は経過勘定）

経理の方法は、こうでなければいけないというのはありませんから、
将来を考えて、管理しやすい方法をおすすめします

No.4 回答者： noname#24736 回答日時： 2003/02/19 14:06

mikannkiさま、ご指摘、ありがとうございます。

完全に勘違いしていました。
terumaruさま、失礼しました。

#の回答は無視してください。

改めて、回答します。

処理方法は2通りあり、ご質問の方法が一つです。
この場合は、社長から借りて、その現金で支払ったという処理になり、別途、借入金の明細書を作成し管理します。

もう一つの方法は、誰かが立替えた場合は、会社の現金が動いていないので出納長には記入しません。

但し、下記のような仕訳はします。
光熱費 *** / 借入金又

これで、借入金の明細書を作り管理していきます。
いずれの場合も、銀行預金に動きがないので、銀行帳には記載する必要はありません。

余裕が出来て、返済したときは、借入金の返済として、現金出納長に記入します。

No.2 回答者： noname#5798 回答日時： 2003/02/19 13:42

すみません、＃１さま（←いつもお世話になっていますが、この場合）は勘違いしていると思います。

「会社の水道料を」社長が立て替えているわけですよね？会社の費用を個人が出している。ということは貸付金ではないと思います。借入金かな？とは思いますが、ただ何年もにわたって個人が立て替えるかもしれない場合はちょっと自信がないです。他の回答をお待ち下さい。

まあこの回答も余計なお世話ですが、ここで質問者さまが「そうか！わかった！」と思って締め切りますと（←感じとしてはそこまで慌ててはいらっしゃらないと思いますが(^_^;)）ちょっと間違うことになると思いますので念のため「ちょっと待った！」をさせていただきました。
もうしばらくお待ちくださ～い(^.^)/~~~

No.1 回答者： noname#24736 回答日時： 2003/02/19 13:19

立替えて支払ったときに、出納長の出金欄に金額を記入し、摘要欄には「社長分の光熱費立替払い」などと記入します。

勘定科目は「立替金」又は「貸付金」を使用します。
返済された場合は、入金欄に記入し、摘要は「社長分の光熱費立替払分の戻り」等と記入します。
会社から見たら個人に貸しているので、「借入金」ではなく「貸付金」です。
又、会社の費用ではないので「未払費用」にはなりません。

現金での入出金ですから、銀行帳には記載する必要はありません。

なお、長期間にわたって貸付たり立替えている場合に、役員については銀行からの借入金程度の利息を取る必要があります。
利息を取らないと、利息相当分を役員賞与と見られ、役員の所得とされま、会社では利益に計上する必要があります。