自治会会計の出納帳について

Question

先週こちらで質問したのですが、まだもやもやしてるので教えてください。

来期の会計担当となりました。会計については未経験です。。私自身仕事していて頻繁に銀行に行けないので、次のようなルールでやっていこうかなって思ってます。

・現金は個人現金と混同しそうで怖いので手元に置きません(一時的に会費を振込するまでは手元におきますが...)。
・役員による支払いは、あらかじめ金額がわかってるものの購入以外は立て替えしてもらいます。
・集めた会費は月末に口座にまとめて入金します。その際に立て替えた金額もまとめて出金します。
・いただいた領収書はノートに貼り付けて月ごとに保管します。

ただこれだけの自分会計ルールを作って頑張っていこうと思うんですが、次のことがわかりません。

① 現金出納帳はいるのか？

現金出納帳は、手元の現金から支払いしたり口座から手元に現金を補充したりする時に記帳するものだという理解ですが、今回は現金を手元に置かないので不要なのでは？と思うのです。

② 他の出納帳はいるのか？

預金出納帳というものもあるようですが、口座への入金や口座振替の記録は通帳に残るので不要ではないかと思うのです。


つまるところ、私のケースにおいて、出納帳が必要な理由がわからないのです。素人でもわかるように教えてください。

hata。79 · Accepted Answer

[あらかじめ現金を手元におき、そこから精算・立て替えをする場合は、預金出納帳はいるのですか？通帳で代用できるものですか？]
現金の出入りをすべて通帳記録でおこなうことで、現金出納簿の代用にするということです。
やればできるのでしょうが通帳の隙間に「なんの支出か」を記し、これを集計して支出報告書を作成するのか、別途支出のみの集計表を作るのかという選択になります。
すると「支出」の科目別合計が「合計支出」と突合すべき額となります。

収入ー支出ー残高　　これは通帳で確認できます。
支出については、領収書を合計することで確認することができます。
これでオッケーと言いたいところですが、「なにに支出したのか内訳を知りたい」となります。
領収書の枚数が少なければなんとかなります。
「えっとこの金額のうちいくらかを他町内会との交際費にしてくれ」などと言い出すんですよ。
前年との比較が必要なので、出来上がってる係数を「いじる」作業がでてきます。

エクセルシートを利用しての集計でしたら容易ですね。
面倒は省略しよう、余分なことはやらない、しかしのちに所属区分の変更を指示された時のために集計は「ソフトの利用」は必須です。

私は現金出納簿をエクセルシートで作成しておくのが良い中と思います。

hata。79 · Answer

立て替え払いしてもらう。
領収書を貰い保存しておく。
通帳で入出金がわかる。

はい。簿記会計を学習したことがある人がする簡略簡便法です。
決算報告書作成前に一定時間をかけて集計して報告書をまとめることができる能力がある人が採用する方法です。

さて「うんにゃあ。わたしぁ簿記会計なんて知ったことがないのですわ。」って人が会計担当になっちまったらですが、これは簡便法なんてやらん方がええです。

めんどくせえなと思いながらも
銀行から一定額の現金を出す。
出納簿を付ける
必要だと言う人に仮に渡す。
領収書と一緒に現金を返してもらう、あるいは不足分（相手が立て替えるという事態がここで初めて発生する）を支払う。
領収書の保存と出納簿に「何を買ったのか」記録して「実際の現金有高」と「帳面の現金有り高」を突合させる。

これをしておくべきです。
現金出納簿の「現金残高」つまり帳簿上の現金と「実際に手元にある現金」は「そんなのあって当たりめえだろうが」とおもうのですが、現実は「あれ？なんであってないじゃ」状態によくなります。

冒頭に記した方法は
簿記会計を熟知した人がとる簡便法です。
熟知してるので一年間分の収支集計をして科目別集計をして、現金まで合わせてしまう芸当が手抜きでできるのです。

「簿記会計素人なんですよね。」
という人が簡便法など採用すると、一年経過して「決算書作って」「科目別の集計がない」などの突っ込みにいちいちすべての領収書をひっくりかえして集計する羽目になります。
これは道を良く知らない人が「近道だってよ」と飛び込んでしまって結局元の道に戻るのとよく似てます。
現地人でないなら多少渋滞にはまっても「本線」をナビの言うとおりに走るのが良いのですよ。

「何でえ。現金出納簿なんてつけても役にたたないじゃん。面倒だし」というのはわかるのですが「それが必要だから。昔の人の知恵だと思って受け入れなさい」ですね。
「なぜ必用なのか」がわからない人が「これいらない」と採用しないのは、「後で大変なのはあんただから、別にいいよ」です。

「うんにゃ。ネットでしったかぶった人に言われて、自分の考えを止めるってのは嫌じゃ。現金出納簿なんてうけてやるか！！」というのはご自由に。
一年後に相当大変な状況を招くおそれ８０％です。
残りの２０％は「町内会がとても緩いので、現金監査もなく、収支報告も作成しない」ぐらいです。あり得ないですが。

ちなみに某税理士が町内会会計を複式簿記で作成し総会で必要な書面を作成したのですが、監査の段階で「わたしぁ複式簿記などわからん。説明してくれ」と言われて困惑した話を知ってます。
「いやしくも監査担当に選ぶなら複式簿記くらい知ってろ」と言いたいのを我慢したそうです。
　書類の内容を審査する人が「書類そのものが一体どういうものか理解できない」というのが町内会の悲しい現実なんです。

この科目はこれにしてくれ、あれにしてくれ、と町内会長に何度も「直し」を入れられて。その直しも読めないようなくしゃくしゃな数字。訂正するのは「数字の上からより太く数字を記載するほうほう」なにが正しい数字なのかがわからん。「これは１ですか７ですか９ですか」と確認をしないと前に進めない。
一つの数字を訂正すると「合計額」まで変わります。
この科目の入れ替えも複式簿記で会計ソフトを利用してたので即座にできたという話ですが、手書きでしたら町内会長のリクエストに応えるために、手書き集計をやり直し、あら数字が合わない、現金が違ってしまうなど修羅場になります。
そして「こうしてくれや」と依頼する町内会長は会計担当が修羅場になってることなど「知ったことではない」のです。

エクセルって便利なものがあるんですから利用しましょう。

hata。79 · Answer

科目ごと支出合計がある収支報告書を作成する必要があるのですから、それを作成するための記帳方法を採用する必要があります。
町内会名義の預金から現金を降ろし、これを保管し、現金出納簿を作成するのがよろしいかと思います。
預金の引き出し→現金残高の増
支出→現金残高の減　このとき現金有り高は手元の現金と合う。
すでにここで現金出納簿が存在することになります。

現金出納簿の摘要欄に「文房具」「修理費」など記しておき、最終的にこれが「収支報告書の科目ごと支出」になります。

複式簿記で処理ができる者ですと「それほど難しくない処理」ですが、単式簿記ですと、収支報告書の作成のために科目ごとの集計をして、それが「現金出納簿の出金合計と合ってる」とする必要があります。

町内会の会計程度でも「現金の管理」は大事な事です。
要は「報告書に記してない現金を、誰かがパクってないか」の検証をされるからです。そのための領収書の存在です。

私見です。
ご質問者が複式簿記による会計ソフトの利用ができる者なら、「会計ソフトで仕訳を入力すれば「収支内訳書」など容易に作成できます。

「いやあ、そういう事ができないんですわ」というなら、現金管理を煩雑にしないために「とにかく立て替え払いしてくれて領収書が貰えれば現金を和す」という方法はかえって困惑原因を作りそうです。
「立て替えるお金の準備が大変」「領収書を万一失くしたら自己負担になってしまう」という不満が出そうです。

私が町内会計をしてた時は、通帳から一定額を降ろして「町内会用」という財布にいれておきました。
現金出納簿の入金欄は「通帳より引き出し」になります。
出金するさいには、その役員さんにある程度のお金を預けて、領収書とお釣りを返してもらって現金出納簿に記して管理してました。
「確かに払ったんだけど、領収書を紛失した」人もいましたので、事実確認をして「出金伝票」を作成して対応しました。

町内会会計は、最初の会費集金額を通帳に入れてしまったら、あとは出金しかないのですし、領収書の枚数は知れたものですから、こまめに現金出納簿に記していけばよいかと思います。

コツ（というほどのものではないですが）は摘要にどう記してわからなかったら支払った先の店名だけにしておき、後に「これは科目を何にすべえ」と相談することです（※）。

大事なポイントは「現金が一定あるいは不明な人が勝手に使用してしまった」事にならないようにすることです。

１円合わなくても「なんでえ？」という世界ですから気を使いますよね。

※
企業の会計処理実務でも支払った額の勘定科目を何にするか悩むことは多々あります。町内会会計担当になって「どうすべ」と悩むよりも、エライさんに決めて貰いましょう。

hata。79 · Answer

町内への「会計報告」のレベルによります。
引き受けした残高、町内会費として入金された額、支出額と記録しておいて「えっと。最後の残高はこれだけです。支出は領収書が有るので確認してくださ。バイバイ」
というレベルならご質問者が現金出納簿など記帳する必要性がありません。

会費入金は合計いくら。
支出については「消耗品費用」「なんとか費用」「かんとか費」
のそれぞれが合計していくらだったのか報告するなら、領収書の保存だけでなく「どんな費用にいくら支払った」か区分しての記録がないと、町内会の年度末総会のような場で会計報告書の提示ができません。

なににいくら使ったか知りたいのだという人には「これが全部です」と領収書の束を見せれば済む、と言いたいのですが、知りたいと思ってる町内会員は「それぞれの項目の合計」を知りたいのです。
支出額が縦の合計だとすれば、その内訳は横の合計です。

「畏れ多くも我が町内会は、会計報告書なんて偉そうなものは不要なのです」というならご質問者のやり方で充分です。

自治会会計の出納帳について

[あらかじめ現金を手元におき、そこから精算・立て替えをする場合は、預金出納帳はいるのですか？通帳で代用できるものですか？]

立て替え払いしてもらう。

科目ごと支出合計がある収支報告書を作成する必要があるのですから、それを作成するための記帳方法を採用する必要があります。

町内への「会計報告」のレベルによります。

似たような質問が見つかりました

このQ&Aを見た人はこんなQ&Aも見ています

関連するカテゴリからQ&Aを探す

このQ&Aを見た人がよく見るQ&A

デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング

マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング