管理会社が作成する管理組合の総会の出欠票とその扱い

Question

今回管理委託費が値上がりするとの事で月の管理費がかなり値上がりしました。
この議案に反対の人が結構いたのですが、
管理会社（値上げしたい会社）が作成した書類が　
欠席票を出した人＝理事長に委任という書類形式で
数人に聞いたところ、欠席＝委任してしまう事がよく解らず
あくまで当日は予定があるので欠席するので出欠票提出したとの事でした
それらが賛成票に加わり、ぎりぎり可決されてしまいました
普通の人は調べない限り議決権行使書を提出する事知らないと思います。出欠票には
１、出席
するか
２、欠席
下の方に小さく欠席の場合理事長に委任、もしくは法廷代理人をたてる
しか記入がないので予定のある知らない人は理事長委任になってしまいました。
この様な出欠票に
・議案に反対の場合は議決権行使書を提出する事により反対できる旨記入があれば一番なのですが。
そもそも委任状自体、記入してただ理事会ポストに投函するだけで
関心の無い人も多かったみたいでその紙をポストの下のゴミ箱に捨ててあったのも結構見ました。
僅差でこの様な状態では委任状を勝手に作成する事も可能なので、
数人で管理会社に委任状や出してない人の確認の為書類の提出を要望したところ、個人情報で見せられないの一点張りでした。
見せられなければ不正もできるし、
提出したかの確認もできない訳ですが。

この様な内容に法律で決まりや対策はないのでしょうか？
又、監督官庁や相談するところはありますか？

mat983 · Accepted Answer

書かれた出欠票は一般的だと思います。
こういう場合は、欠席すにのしても、「管理費値上げには反対」
と意思表明しなければ、理事長委任になってしまいます。
但し、個人情報で見せられないとはおかしいです。
大差の結果ならまだしも、僅差ならオープンにしなければ、一方的すぎます。
下記の財団法人マンション管理センターに相談してはいかがでしょうか。
http://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/torikumi/manshonsoudan.htm
http://www.mankan.or.jp/

st_tail · Answer

管理会社の社員です。
値上げする側が何を、とおっしゃるかもしれませんが、一応マンション管理のプロとして、お答えします。

まず、総会の出欠表と委任状が一体になった形式は、ごく普通に使われているものであり、代理人を立てない場合は理事長、または議長委任とする事は、これまたごく普通に行われております。今回の場合も、たとえ小さな字であっても、きちんとその事が書かれていたので、全く問題はありません。

委任状の確認ですが、これは管理会社に要望しても、個人情報の絡みで難しいのが実情です。これは質問者様の個人情報が、管理会社から勝手に他の住人に知らされる、と言う事と全く同じことです。管理会社が拒否するのはお分かりいただけるでしょう。
このような場合は、理事長に要望しなくてはなりません。理事長は、当然議長として、委任状や議決権行使書を確認しているはずですし、要望があれば、疑念を持たれないためにも開示するはずです。ただ、法的に開示の義務があるか、と言われれば、無い、と言う答えになります。標準管理規約では、理事長（議長）は、総会の議事録を作成し、組合員からの請求があれば閲覧させる義務がありますが、委任状の保管、開示の義務はありません。

今回の場合、＃１さんの書かれている通り、行動を起こすのが遅すぎます。
一度総会が開かれ、そこで総会が正当に成立し、そこで承認された議案は、覆すのは非常に難しい、と言ってもよいでしょう。議案書が配布された時点で、反対されている方をまとめて、代表者宛の委任状を集める、あるいは議決権行使書で反対表明をする、などの手を打つべきでした。

しかし、修繕積立金の値上げであればわかりますが、管理委託費を上げる、それに伴う管理費の値上げで、反対者がせいぜい半数程度、というのも、なんとなく信じられませんね。今のご時勢では、管理組合から管理委託費をもっと下げろ、と言う要求が来るのが普通なのですが。

teinen · Answer

質問者様は，委任状を出して欠席した人を特定し，説得して，総会で議決した管理費値上げを覆そうとなさっているのでしょうか。
　管理組合総会開催前に議案書が配布されますから，その時に多数派工作をすべきだったのですが，今となっては後の祭りです。
　
　質問者様がお住まいのマンションの管理組合規約がどのように定められているか存じませんが，うちの管理組合規約ですと，情報開示は管理会社に請求するものではなく，理事長に請求することになっています。
　
　区分所有者は自らの権利義務を認識しなければなりません。総会開催案内に「議決権行使書を提出することにより議案の賛否を意思表示できる」と記載する義務はありません。そのようなことは区分所有者として知っておくべきことです。
　理事会が議案を提出する訳ですから，「提案に反対する人は議決権行使書を提出してください。」なんて書く筈がないでしょう。
　「無党派層は寝ててくれていい」と発言して物議を醸した首相（当時）がいましたが，為政者側の本音であり，管理組合理事会としても同じ思いです。
　無関心な人に対して啓発するのは，質問者様のような方がしなければ誰がするんでしょうか。
　まずは管理組合規約を熟読してください。

管理会社が作成する管理組合の総会の出欠票とその扱い

書かれた出欠票は一般的だと思います。

管理会社の社員です。

この回答への補足

質問者様は，委任状を出して欠席した人を特定し，説得して，総会で議決した管理費値上げを覆そうとなさっているのでしょうか。

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