帳票の電子ファイルでの保存

弊社では、「売掛元帳」という、毎月、月末締め終了後に出力している紙の帳票があります。
元帳の中身は、1ページ単位で、顧客名、その月の顧客への売上、その月の入金状況、売掛金残が記載されていて、毎月数百ページ出力されます。

この売掛元帳を、今までは紙帳票とは別に、バックアップ的にMicrosoft　Office Document Imaging というソフトを使って電子ファイル化（PDFのようなイメージ）していたのですが、この元帳を閲覧する機会がほとんどなく、無駄に保管スペースやインク代などコストがかさむので、今後、紙出力はやめて、この「電子ファイルだけ保管していきたい」と考えています。

この場合、電子帳票保存法にかかってくるのか、e－文書法にかかってくるのか、どちらでしょうか。

ただ、どちらを適用したとしても「ひっかかる点」があり・・・

・電子帳票保存法の要件の1つ、「訂正加除の履歴」がおそらく見られない。
・e-文書法で求められるタイムスタンプなど、お金がかかりそうである。

というのが、今のところの懸念です。
使用している会計ソフトは、IBMのGUI-PACKというもので、かなり古いバージョンのものなので、電子帳票保存法には対応していないと思います。

弊社のようなケースで、今現在電子ファイルだけの保存が認められている、という会社の方がいましたら、電子帳票保存法ではこうすれば認められる、タイムスタンプは今無料のものがある、など是非その辺アドバイスいただけたら、と思います。

よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： kadusaya 回答日時： 2009/11/14 01:58

文書情報管理士です。

>・電子帳票保存法の要件の1つ、「訂正加除の履歴」がおそらく見られない。

この要件は、データベースが「赤伝（修正伝票）」形式で構成されている必要があります。
例えば1000円の商品単価を900円に値下げしたとします。この時、1000円の単価データを900円に変更するのではなく、1000円のデータと-100円のデータが存在し、それを合算して売り上げを計算するシステムである必要があります。
システムの根本的な設計にかかわるので、そのシステムが「電子帳簿保存法に対応」と記載されていなければ確実にダメでしょう。

従って「e-文書法」以外に方法はありません。


>タイムスタンプは今無料のものがある

ありません。

タイムスタンプ局は電子署名法で規定されていて莫大な経費がかかります。タイムスタンプ局専用のデータセンターを建築しないと認可されないこともあるくらいです。
今後も、国内外を問わずに「無料のタイムスタンプ」は存在しないでしょう。


補足ですが、われわれ文書情報管理士（と協会）としてはMicrosoft Office Document Imaging（TIFF形式）よりもPDF/A形式での保存をお奨めしています。
Microsoft Office Document Imagingは一社のみが提供しているソフトなので、Microsoftのサポートが終了すると貴社で保存した電子ファイルがすべて無効になるからです。それに対してPDF/A形式は国際規格であり、Adobe社に何かあっても他社がサポートする可能性が高いからです。

この回答へのお礼

「e-文書法」以外に方法は無いんですね・・。
タイムスタンプも有料でもらうしかない、と・・・。

ここで愚痴ってもしょうがないですが、「紙」であれ「電子ファイル」であれ、出ているデータは同じなのに、なんで電子化のハードルはこんなに高いんでしょうね。
改ざんの余地なんで、どちらにせよあるでしょうし。

しかし、かなり参考になるアドバイスでした。
ありがとうございました。

お礼日時：2009/11/16 12:23

No.2 回答者： eightman33 回答日時： 2009/11/14 17:12

法人税法上は、電子帳簿保存法に対応したソフトで作成されたもの

以外は帳簿として認められません。
電子帳簿保存法の申請は、来期から適用を受けようとする場合、
当期の決算期日の３ヶ月前までに申請書を提出する必要があります。
下記サイトをご参照。

更に詳細を知りたければ↓こちらをどうぞ。
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/ts …

参考URL：http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/den …

この回答へのお礼

＞法人税法上は、電子帳簿保存法に対応したソフトで作成されたもの
以外は帳簿として認められません。

これは初耳でした。
では、はなからこの法律は適用されないということですね。

国税庁のホームページなど関連ページは一通り見たのですが、「んで、結局うちのケースはどうなん？」ということになり、今回の質問となりました。

お答えいただきありがとうございました。

お礼日時：2009/11/16 12:27