認識あわせの方法

上司から仕事を任された際に、成果物のイメージが、上司と
認識とズレないようにするために、日々の業務で何をすべきか・・、悩んでいます。

報告、相談などがベースとなると思いますが、
具体的にどう報告するか、例えばドラフトの書類や、目次を見せたりとか・・
なるべく形にして見て頂いたほうが、間違いがない気がします。

「他にこうすれば、間違いが無い」、というアドバイスを
頂けますと大変助かります。


実は前の仕事が、全く実力的に対応できず、
何回も聞いても全体がつかめない、理解できない・・

ということがあり、その結果、成果物も認識があわず
職場の公衆の前で「ふざけるな」というクレームを受けました。

毎日周りから怒鳴られ、目いっぱいになってしまい、
誤った情報を誤解したまま、違う成果を出していたのです・・。

仕事の適正があるか、悩んでいますが、
自身で治せるところは、最後のチャンスだと思って
修正したいと考えています。

よろしくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： ese_ee 回答日時： 2011/11/15 12:53

＞誤った情報を誤解したまま、違う成果を出していたのです・・。

誤っていたのは、情報ですか？それとも貴方の理解？
誤解だからその両方？
情報の誤りなら貴方のせいでは無いかもしれませんし、
「言った／言わない」レベルの話を責任転嫁されたのであれば、
それも、本当は貴方のせいでは無いかもしれません。
その仕事の中でも「全てがダメ」ではなくて、
できたこと／できなかったこと、
うまくいったこと／いかなかったこと
が必ずあったはずです。

とはいえ、プロには結果責任があるので、
頼まれたものと違うものは「成果」とは認定されないですね。
＃それが「ふざけるな」の本質ですかね。

仕事の内容、期待される仕事レベルによりけりですが、
文面から、相手が直接の「顧客」ではなく「上司」であり、
「言われたこと」を「言われた通り」に出来ていないレベル
自他の「認識違い」に躓く、当方では新人教育で同様の事例を扱っている
ということで、新人に近い仕事レベルと推察しますが
（そうでなくても基本中の基本を再確認ということで）、
対策としては、

・貴方が受けとった（理解した）ことを表に出す。
　・口頭だけはNG。必ず文章で残す。議事録を書く。回覧して周知する。
　　「言った／言わない」　は「立場」で負ける。
　・箇条書きにする。
　・絵や図にする。
　・自分の言葉に言い換えて表現する。
　（他人の言葉をコピペしても本当に理解できたか不明）
　・論理的に表現する。（主観と客観の区別、推測と事実の区別等）
　・抽象的な指示は具体化する。
　・曖昧な表現は明確化する。
　・報告される側に配慮する（ひとりよがりでは伝わらない）。
　・必ず作業前に確認をとる。勝手に進めていいのは権限獲得後の話。
　・上記を定期的に継続する（PDCA、ひとりよがり厳禁、抱え込まない）。
　・困ったら周囲に相談する（抱え込まない）。

最初のうちは、
・説明された仕事内容を理解できるまでは、質問を継続し食い下がる。
　理解できるまで絶対に着手しない。
　ただし、頼まれた仕事は絶対に断らない。
・「どうしたらできるか？」を探す。「できない」言い訳を探さない。
＃当然、「できない」言い訳なら「経験ない」「適性」もNGね。

を追加しておいたほうが良い場合があります。

今は、「言われたこと」を「言われた通り」にすら出来ていない状況
とのことのようですが、「その次」「その先」に向けては．．．

・仕事を狭く限定しない
　・「言われたこと」だけではNG
　・「言われた通り」だけではNG
　・「自分の範囲内」だけではNG
　　・裏を読む
　　・先を読む
　　・周囲を読む（仕事全体のつながり、社内、業界）
　　・TPOを読む（時、場所、場合≒コンテキスト）
　　・コンテキストを読む
　　（「文脈」、「脈絡」、「状況」、「前後関係」、「背景」）
　・上司（顧客、最終ユーザ？）の考えることを予測して
　　先回りで準備する。ただし、必ず確認をとる。
　　勝手に進めていいのは権限獲得後の話。

というのも必要になってくるものと思われます。
（当方の業界標準的に2～3年目以降、
そのあとは「管理」「交渉、折衝」や「○億とってこい」だけど）

今から準備しておいたほうがいいでしょう。

余談）
「過去と他人は変えられない」
でも、自分を変えることはできる。
「いつか」「どこか」ではなく「今」「ここ」。
「誰か」ではなく「貴方が」です。

ご健闘を。

この回答へのお礼

有難うございました。

頭ではわかっているけど、実践は中々・・
という状態が続いていますが、
頑張ってみます。

またよろしくお願いします。

お礼日時：2011/11/25 08:42

No.1 回答者： nabituma 回答日時： 2011/11/15 06:54

上司の依頼イメージとあなたの作業と合わないことがあるということですね。

まず上司から依頼を受けた時に内容をしっかり確認する。
上司が〇〇をしてほしい
と言われたら
〇〇の成果物のイメージをできるだけ具体的に自分のことばで説明して上司に
～という風でよろしいですか？
と確認する。

成果物を完全に完成させる前のドラフト、骨組み時点で上司に
こんな感じで進めていますがいいでしょうか？
と確認する。


このくらいでしょうか。
なかなか上司の思うようには資料は作れないものです。

私は逆の立場で部下からの資料にがっかりして、自分で作り直すことも多いです。
上司の指示も本当に具体的に細かいところまでしないと本当におもったものは上がってこないものです。
これが上司のいったイメージでぱっと資料が作れるようになればかなりのものでしょうね。

この回答へのお礼

有難うございます。

やはり完成させる前のドラフト、骨組み時点で確認をもらう、、
というのは大事かと思います。
出戻りが発生しますし・・

工夫を考えてみたいと思います。

お礼日時：2011/11/25 08:19