仕事での怠慢からのミス

まったく言い訳のしようがないミスをしてしまいました。
私の担当業務で管理する書類のことで、管理が全くできておらず放置してしまった結果そのまま忘れて、書類が適切に処理されていない事がわかりました。書類は一年前のものです。

私が定期的に進捗を確認していれば書類遅れにもっと早く気づけたのですが、そのまま確認をせずに他の業務に追われて忘れてしまいました。この間、どこからもお咎めもありませんでした。

ありえないのが実はこれまで何度も同じようなことをやらかしています。上司や先輩から何度も定期的に注意を受けてきてそのたびに気をつけますという事で進捗確認をしようとするのですが、時間が経つといろんな業務に追われて後回しにしてしまったりして、書類が滞ったりしてしまってました。
さっき確認したら、発覚していないだけで他2件滞りがありました・・

今回も正直に上司に報告するしかないのですが、もう信用がない状態でのミスなので言うのが怖いです。仕事がなくなるかもしれません。同僚に振ると言われるかもしれません。それも同僚に申し訳ないです。でも、私がもう他に対策しますと言っても、信用してもらえないと思います。

報告はするのですが、する前にどういう事をまとめたらよいでしょうか。
情けない相談ですみません。よろしくお願いします。

No.4 回答者： yoreyore 回答日時： 2022/08/25 20:58

＞　今回も正直に上司に報告するしかないのですが、……　報告はするのですが、する前にどういう事をまとめたらよいでしょうか。

｢まとめようとはしない｣で、｢合計3件の未処理を発見しました。➊件目……、❷件目……、❸件目……　です。　申し訳ありません｣の以上を上司に報告です。
各案件に関する現状考えられる善後策、今後の発生防止の対策は、さしあたり不要です。　上記　｢……｣の部分は、①いつ、②だれ･どこから、③何の為に依頼されたもので、④だれ･どの部門が対処すべきことで、⑤自分shimocoは何をし損ねていた､⑤現状で自分shimocoが想像している(未処理でいるために生じている不都合)はどのようなものか　の5つです。

過去の質問を辿りましたが、2つ見つけたところで止めました。
その2つは、shimocoさん自身の担当業務ということよりも、他人･職場メンバーの関連でした。　職場の事務担当としては、自分が取り次いだり、気にしていた他人の業務にも、それなりに意を払うべきですが、全責任を事務担当が最後までチェック・フォローするというものではないです。
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/13091457.html
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/12777570.html
他人が深く関わっている業務を、｢あれが未処理・未完了だ｣と気付いても、それを事務員が上司に報告するのは、マズイことの方が多いです。

shimocoさん自身の担当業務で、未処理･未完了なのに放置･失念してしまいという案件があったとして、その案件の質や内容によっては、｢未完了・失念はよくはないが、それはそれで致し方ない｣ということも多いです。　管理職や上級の職員、幹部でも、"課題"や"依頼されたこと"で結果的に放置・失念状態になっていることなど、毎月数件はあると思った方が良いです。
shimocoさん経由で依頼を受けた技術担当でも、おそらく、タイムリーに全件を処理し終えているのではなく、適当に処理してそのままにしている件もたくさんあると思います。　未処理･未完了では｢とてもマズイ｣ことであれば、依頼部門や依頼者が、再度要請してきたり、クレームや問い合わせをしてくることも多いです。　どこでも、何度も繰り返して要請･嘆願を受けていることは多いものです。　それだけ、世間では、｢要処理案件が1000件もあれば、かなりの数の案件が、未処理や失念･優性度が低いなどの理由で、放置されている｣ということでしょう。
shimocoさん自身の担当業務で、未処理･未完了なのに放置･失念してしまいという案件があったとして、その案件の質や内容がどのようなものなのか分かりませんが、内容によっては、そうした未処理･失念だったとして、大問題のように扱われると、上司も困ってしまうということもあります。
なので、回答の先頭に書いたとても単純な報告をすることで、上司の判断に委ねるべきだと思います。
全体状況を知らないのですが、過去の2つの質問やこの質問を読むと、shimocoさんは気を使いすぎの傾向、心配しすぎの傾向、完璧を求めすぎる傾向があるように私には思えます。　
もっと、イイ加減でも良いのではないでしょうか。

No.3 回答者： head1192 回答日時： 2022/08/25 20:08

ミスをした際に他人の心証を左右する要素が大きく二つある。

①善後策の有無
②誠意の有無

No.2 回答者： rexfan 回答日時： 2022/08/25 18:12

定期的に進捗を確認と言っても、あなたの頭の中だけですよね。

だから無責任になり、いやな仕事はつい後回しにするんですよ。
上司でも同僚でもいいです。
「定期的に進捗を報告する」ことによって、頭の中から外に出しましょう。
報告相手を作ることによって責任が生じます。

No.1 回答者： AR159 回答日時： 2022/08/25 17:26

1.事実関係の報告（ありのままに）

2.ミスによる業務への影響と損害
3.ミス発生の原因（単に忘れたではなくそうなった真の原因）
4.再発防止策
5.始末書
まずは1-3をできるだけ早く報告し、4-5はでき次第提出しましょう。

一番ダメなのはチェック機能がないことです。点検表や進捗表などを作って処理漏れを防ぐか、二人で点検し合うような仕組みが必要です。