言った言わないの対処方法

所長と私の二人だけの設計事務所に勤務しているのですが、

所長と度々、記憶違いや物忘れでトラブルになります。

例えば、半年前に書いた図面について、
所長　「なぜこうしたんだ！」
私　　「所長の指示だったと思います。」
所長　「そんなはずはない！」
私　　「じゃぁ私の間違いですね、すみいませんでした。」
所長　　「・・・。」　イライラ

いつもこんな感じです。

たった二人なので、メモ（記録）を取っておいても、結果は大して変わりませんし、
実際、どちらが間違えているかは、判りませんので
部下である私のミスで収めるか、なすりつけ合うかしかありません。

それに、全てをメモすることも、実際不可能ですし、
指示しなかったこと等は、記録しようが在りません。

こんな状態の私ですが
何か、お互いが納得できる良い方法は無いでしょうか？

No.1 回答者： ImprezaSTi 回答日時： 2012/10/29 23:53

今のままだと、そんなに都合の良いものはありません。

会社となると、第３者でも分かるように、必ず、書面で残す必要があります。で、良い方法は。
・ボイスレコーダーで、会話を録音し、後で議事録(当然、日付・時間を記入)という形で書面に起こし、その書面に対し、双方の印を押します。　(要するに、この内容で双方、問題ありません　という意味で)
・これを、都度残していくしか無いです。
　あとで責任論になると、この議事録を引っ張り出してくれば良いのです。

　企業では、口頭発注厳禁で、大きいと何億円の費用をどちらが負担するのかで大問題になるようなことがありますすよ。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

当方でも、外部とのやり取りは、基本的には議事録等を作っています。

しかし、小さな所内となると中々難しいものがあります。

いわば、社長と秘書のような関係なのに、全ては見せてはもらえない立場なので、

指示は全て書面にと言っても難しいものがあるんです。

お礼日時：2012/10/30 00:23

No.2 回答者： bara2001 回答日時： 2012/10/30 00:09

業務日誌なり、あるいは日記なりをつけてみてはいかがですか？

ひとつひとつの案件について個別にメモを残しておいても信憑性は低いですが、長年記録をとりつづけた日誌や日記の中にそのような記述があれば信憑性は格段に高まります。
日誌や日記をまるごと偽造するなんてまず不可能ですから。

指示されなかった事項についても、「自分はこうすべきだと思い進言したが、所長からは何の指示もなかった」と書くのです。
その日のすべてのことを記録に残すことは無理だとしても、今までのトラブルの経験から、トラブルになりそうな箇所ってだいたいわかりませんか？
そういうのを記録に残しておくのです。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

実は何度かメモや記録にチャレンジしたことがあるんですが、まさしく「個別のメモ」状態になり挫折しっぱなしです。

日誌や日記などで、長続きするようにチャレンジしてみたいと思います。

お礼日時：2012/10/30 00:29

No.3 回答者： sakana0325 回答日時： 2012/10/30 00:26

なんだか、長年連れ添った夫婦のような会話ですね^^;

私の会社は会長・社長共にあまりデジタル人間ではないので、資料はすべて残します。
見積もりの変更前、変更内容、変更後…。打ち合わせのアポの連絡FAX、打ち合わせ記録書などなど…。
紙は多いですが、どういう流れで変更になったかは解ります。

図面の変更なら、赤ペンで変更箇所を書いたりして、物件ごとにすべて残していくのが良いかと。
CADで行っているのであれば、ファイル名を
○○様邸20121001
○○様邸20121005
…と、日付ごとにファイル名を変えて、なぜ変更したのかが解るようにすればいいと思います。

どっちが指示をしたのか…を責め合うより、なぜ変更したのか…を考えましょう。

この回答へのお礼

夫婦・・・まさしくそんな感じです。

日付ごとにファイル名を変えて・・・をやっているのですが、

所長から、「判らなくなるから、最新のだけあれば良いから」と言われました。

ちなみに、所長の付けるファイル名は、
「ABC邸　最新」
「ABC邸　最新2ｂ」
「ABC邸　変更」
と言った感じです。
私は日付にしてくれと言っているのですが・・・。

お礼日時：2012/10/30 00:39

No.4 回答者： ImprezaSTi 回答日時： 2012/10/30 00:47

外部の人間から見れば、そんなことをしているからズルズルなのです。

責任ある立場での発言であれば、最低、メモを残すのです。　その中で、私的な発言もあるかと思われるので、両者で確認して、その結果を残すのです。幾ら、社長－秘書の関係であっても一緒です。　人の記憶ほど、いい加減なものはありません。事実が白であっても誤って黒と記憶すれば、黒が事実となってしまうのです。

そういう意味で、所長は私的発言と企業としての公的発言を分きまえ、公的発言はちゃんと残す必要があるのです。

この回答へのお礼

＞外部の人間から見れば、そんなことをしているからズルズルなのです。

そうですね。甘ったれた状態だと痛感しています。

が、所長は、気にならないようで、
メモると、「それぐらい頭に入らないのか！」と言われる始末です。

お礼日時：2012/10/30 17:12

No.5 回答者： sakana0325 回答日時： 2012/10/30 01:37

ANo.3です。

所長と質問者様が同じファイルを触るのですね…。
でしたら、自分のファイルは自分で管理してはどうでしょうか？
所長との共有ファイルには今まで通り。
自分が変更した物に関しては物件ごろにフォルダを作り、自分のPCで全て残す（ネットワークの共有が出来ない領域で）
所長との共有ファイルは更新日で確認し、自分の変更した物・変更内容はそのファイルの中に残す。

質問に書かれていた会話の内容は例題でしょうが、
所長の質問は「なぜ変更したのか」なので、的確な理由を答えれば所長は責めないのではないのでしょうか？
質問者様も、変更内容の意味を理解し、なぜ変更が必要だったのかを説明できるようにしましょう。

とはいえ、私も会長がこーいったと言ってしまいますが…。

この回答へのお礼

＞自分のファイルは自分で管理してはどうでしょうか？

所長の隣で仕事しているので、全て丸見えなんで
バックアップの取り方を少し考えてみたいと思います。

＞変更内容の意味を理解し、なぜ変更が必要だったのか

その通りなんですが、感覚的な部分が多く、
「常識」や「当たり前」がコロコロ変わるので・・・。

やはり、全てはメモ（記録）やバックアップを頑張るしかないでしょうね。

お礼日時：2012/10/30 17:24

No.6 回答者： saltmax 回答日時： 2012/10/30 07:16

多くの建設会社、設計事務所では

I/O管理表をもっていてつかっていると思います。
事務所内でも
I/O管理すればいいと思いますけど。

＞所長　「なぜこうしたんだ！」
私　　「所長の指示だったと思います。」

これは駄目でしょう。
何の為にどういう理由でこうするのか
理由付けをはっきり貴方も理解していないと。
例え所長の指示であっても
内容を理解して処理しないと所長の判断ミスであっても
そのまま駄目なものが市場に出てしまいます。

この回答へのお礼

>何の為にどういう理由でこうするのか
理由付けをはっきり貴方も理解していないと。

全く、おっしゃるとおりだと思います。

勉強不足ですみませんが、「I/O管理表」とはどういったものでしょうか？
ウィキでは「産業連関表」と表示されるものでしょうか？

再質問ですみません。

お礼日時：2012/10/30 17:09

No.7 ベストアンサー 回答者： isoworld 回答日時： 2012/10/30 19:02

　お互いが納得できる良い方法なんて、ありません。

成すすべがありません。仮に動かぬ証拠として会話の内容を録音していても、なんだかんだと言い訳されて、結局ツケを払うのはあなたになります。こういう場合は力の強いほう、立場の強いほうが勝つのです。それが不条理で不合理でも、それが世の中の常です。
　それがイヤなら、あなたのほうが力も立場も強くなるしかありません。設計力をつけていまの設計事務所を辞めると宣言したときに、それでは困るから頼むから辞めないで欲しい、と所長が言い出すと、立場の強さが入れ替わります。あ、そう、ではさいなら、と言われたら、いままでどおり無理難題をあなたが引き受けなければなりません。

この回答へのお礼

答えになっていないのが、残念ですが、一番納得できる内容ですね。

ありがとうございました。

お礼日時：2012/10/30 23:00

No.8 回答者： sunsowl 回答日時： 2012/10/30 20:50

私も似たような商売(広告制作)で食っていますが、ご質問のような事態に備えて、最終の仕上がりに至るまでの試作段階のものを、時系列で保管しています。

エビデンスに残せない口頭でのやり取りは、ノートにメモが残っていますし、メールも有効です。
「何故、ここはこうしたのか」についての説明を求められても、大抵は上記のエビデンスと自分の記憶を頼りに回答できますけどね。

大変失礼ながら、ご質問のような事態が生じる理由が私には分かりません。
建築と広告での違いはあるでしょうが。

お互いの記憶力に限界があるなら、何らかの形で記録を残す以外に、解決方法はないと思います。

この回答へのお礼

＞ご質問のような事態が生じる理由が私には分かりません。

凄いですね。
私もそうなりたいです。

広告制作との違いですが、逆に広告業界のことは判らないので何とも言えませが

建築の場合、変更になる理由が多いことが言えると思います。

極端な例えで言うなら、

私は、型ガラスが良いと判断し、
所長が、透明ガラスと指示を出すものの
合わせガラスが使われた実績があり、
施主は、強化ガラスが良いと言い、
法律は、網入りガラス程度とされたので、耐熱強化ガラスとしたものの
金額が合わなくて、網入りガラスに変更し
納期が間に合わないと、また変更になる・・・・。

まぁここまでの事はありえませんが、
数十枚に及ぶ図面の全てに理由があるのでなかなか・・・。

また、計画から、建物の完成まで数年かかることもざらなので、その辺も違うかもしれません。

＞最終の仕上がりに至るまでの試作段階のものを、時系列で保管しています。

私も時折り別所に保管しており、それ自体はある程度有効に使えていると思います。が、
それだけでは、用が済まない状態です。

保管間隔は、どの程度でしょうか？
毎日とかですか？

お礼日時：2012/10/30 23:48

No.9 回答者： CDCTAK 回答日時： 2012/10/30 22:31

言霊という言葉をご存知ですか？　言葉には魂が宿っているとうことです。

まず、「所長の指示」は、「所長のアイデア」になおしてください。
また、「私の間違い」ではなく「アイデア変更」としてください。

要は、より良いものを創るための話し合いであることを、常に忘れないことです。

所長がどのような方かわかりませんが、貴方を憎くは思っていないはずです。
ただ、すぐにどちらが責任というふうに、貴方が話を受け取るくせを注意されているように思います。

絶えず、前向きの態度を崩さないことです。良いアイデアがあれば、どしどし取り入れるという態度を崩さないことです。

すべての責任は所長が取らざるを得ないのですから、貴方に責任など取らせるつもりは一切ないと思いますよ。

二人だけの気軽さ故に、お互いフレンドリーが行き過ぎ、自分が指示したことでも、知らんぷりをすることになります。
そんなことで、せっかくのチャンスを無にしないでください。

この回答へのお礼

確かに、選ぶ言葉によって、効果が全然違いますね。
おっしゃるとおりですね。

＞要は、より良いものを創るための話し合いであることを、常に忘れないことです。
＞良いアイデアがあれば、どしどし取り入れるという態度を崩さないことです。

所長は寡黙な方なので、指示の理由を聞いても、答えが返ってこなかったりです。
例えば、
私　「何で赤なんですか」
所長「赤のほうが、きれいに見えるだろ」
私　「私は隣に合わせて青のほうが良いと思います」
所長「いや、赤の方が良い」

半年後
所長「何で赤にしたか判るか？」
私　「所長のアイデアです」
所長「そんなはずは無い」
私　「所長がきれいに見えるからって」
所長「いや、それは別の物件の話だろ」
私　「・・・じゃあ私の勘違いですね。すみません」

＞貴方に責任など取らせるつもりは一切ないと思いますよ。

それは、判っているのですが、
誰かが間違えている　＝　犯人は私　なので、
こうなってしまうんです。

お礼日時：2012/10/31 00:16

No.10 回答者： saltmax 回答日時： 2012/10/31 06:28

＞勉強不足ですみませんが、「I/O管理表」とはどういったものでしょうか？

I/O＝インプット、アウトプット
情報の入出を管理する表で書式は各社様々ですが
日時、内容、誰から、何を、どうする、指示か要望か、
というインプットに対してどういう処置をしたか日時、相手が
わかる様に時系列で記載する。
契約金額の増減の対象となる程度の価格差があれば
概算でも増減の金額を記載すると後に増減を拾いやすい。
トレーサビリティを確保する為に各々文書番号で管理する。

＞私は、型ガラスが良いと判断し、
所長が、透明ガラスと指示を出すものの
合わせガラスが使われた実績があり、
施主は、強化ガラスが良いと言い、
法律は、網入りガラス程度とされたので、耐熱強化ガラスとしたものの
金額が合わなくて、網入りガラスに変更し

設計変更に対してコスト比較を提示するのは当たり前ですが
要望があったときに
要求品質と法的根拠の提示が施主に対して行われないと
施主も判断に困ります。
予算管理と選定根拠が曖昧だからそんなことになるのではないですか。

この回答へのお礼

お礼が遅くなり、大変失礼しました。

＞予算管理と選定根拠が曖昧だからそんなことになるのではないですか。

全く、その通りです。
が、なかなかI/Ｏ表が思うようにいきません。

やはり、図面上や同じフォルダー内にＩ/Ｏ表のようなものを作るのが一番だと思うのですが、
データを共有して使っているので、私の一存ではうまくいかないのが現状です。

施主や依頼主との打合せは、殆ど所長が行うので、議事録も無く、理由も発案者も不明のまま、
ことが進んでしまう毎日です。

そうは言っても、仕方が無いので、メモ書きを頑張りたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時：2012/11/08 12:29