大学祭で協賛品を募る方法について

現在大学祭実行委員をしている者です。今回新たな企画で、企画単位での企業から協賛品(化粧品のサンプルやヘアケア用品など)を募るという案がでました。

従来のやり方であれば企業に電話→企画書郵送→再び企業に電話→企業からの返答→契約 という流れなのですが、
今回私たちが求める協賛品は化粧品のサンプル等なので、事業所・支店に電話を掛けるべきなのか、それとも店舗にかけるべきなのか迷っています。どちらにせよ初めての試みなので、いきなり電話をかけてしまって失礼にあたらないのか心配です。

・協賛品を募る場合、事業所・支店に電話をかけて問題はないか
・いきなり電話を掛ける以外の方法はないのか
この2点を教えていただきたいです。お願いします。

No.2 回答者： potatorooms 回答日時： 2014/01/21 22:49

よほどの新設大でない限り、初めてってことはないのでは？

同じ大学から複数、同時期に依頼がくると、迷惑する（混乱する）ので、その点が大丈夫かを確認のうえ、行動を取られるのは問題ないです。

担当の係が分からない場合、大代表に掛けることをオススメします。受付側も慣れているので、対応しやすいと思います。

No.1 回答者： tryouts 回答日時： 2014/01/21 21:26

・協賛品を募る場合、事業所・支店に電話をかけて問題はないか

特に問題ありません。
但し、電話の場合であれば簡潔に企画概要・貴社へのメリット・協賛依頼品のイメージを伝えられる練習はしておいた方が良いかと。

・いきなり電話を掛ける以外の方法はないのか
昔協賛を募った際には、大学からOB名簿を借りて、まずOBに連絡を取り担当部門の紹介をしてもらいました。

現在であれば、個人情報保護の絡みでOB名簿自体がなかったり、勤務先が記載されていない場合がありますが、代用品としてFaceBookで協賛を取りたい企業にOBが居るかを探すのがいいのではないでしょうか。
そこで連絡を取り、趣旨を説明した上で担当部門の紹介をお願いするのが効率的ですし、親身になってもらいやすくなります。

ちなみに卒業して10年たっても、20年たってもそれ以上でも、母校の後輩から頼られるのは、昔を思い出し懐かしいこともあり、うれしい物ですので、思ったより協力的なOBが多いものです。