一般事務の仕事内容についてアドバイス下さい

転職して3ヶ月程経ちます、21歳の女性です。

まだまだ分からないことがたくさんあります。
他の会社から、覚書や工事契約書？
のようなもので、先輩事務の方に聞いたところ、
一度法務課に提出して所長印を押して、返すとのことでした。

それ以外にも、よく分からない書類が送られてくるとどう処理すればいいか分からないことが多々あります。

いつまでも聞いてはいられないので一人で処理出来るようになりたいです。

そのため、
・分からない書類が来たらどうするか
・ミスを減らす方法
・仕事を早く覚えるためには


など、一般事務に関わる仕事について何でもアドバイス頂けるととても有りがたいです！
よろしくお願いします。

No.3 回答者： motomoto12 回答日時： 2014/07/02 15:07

がんばっていらっしゃいますね。

以前にも事務のことでご質問されたかと思います。

その時は、ベストアンサーに選んでいただきありがとうございます。

まず、書類の件は、ここで聴くことではありません。
「職場」
で聴いてください。
以前に質問しているかもしれませんが、ごめんなさいね、「若さ」
だから、先輩方は
「また聞いてきた」
で終わります。

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥

です。色々な書類があります。その重要性は、スレ主さんが決めることではない
はずです。
「なんだか、これ緊急性なさそうだなぁー判らないから、後まわし」
と思ったとしましょう。
この時点で、以前にお答えした「信頼」は薄れます。
頼まれた、やらなければいけない仕事は、正しく早く終えましょう。
「正しく」
に自信がないならば、「質問」しましょう。
ここではなく、職場でです。
もし、以前に質問しているならば

「以前に聞きましたが、判らなくなりました、サイド教えていただけませんか？」
と丁寧に聞けばいいし、聞いたことは、必ずメモしましょう。

メモの仕方は人それぞれです。

私の場合は2度書きは整理がつきます。
まず聞いたときは、本当に小さいメモ用紙になぐり書きです。
ではないと、説明についていけないし（笑）
で、後から違うノートに内容を整理して書き直します。
私の場合、そこに書類のコピーを添付したりします。
勿論、書類を勝手にコピーしてはいけない場合もありますから、
「原本」
を張り付けておきます。
見積書
だとしたら、会社独自の形があるならば、数字、商品名等が
書かれていない、記入されていないものを張り付けて
どこに何を書くか入力するか、判るようにしておきます。

でも聞いて、「後からメモしよう」と思いますよね。
で、その後からになって「忘れる」ってことありますよね。

そこは教わる先輩、上司がお手すきそうな時に、
「すみません、サイド教えていただけませんか？」
と聞けばいいのです。

「判らないので教えて」
ではなく、敬語や、また下から物を言いましょう（笑）

そうやって、一生懸命やっていることが「信頼」につながりますから
後は、何度も何度も自分で復習しましょう。
本当は、「実際にする」ことの方がいいのですが。
「後はやるだけ」
それだけで早く覚えられます。早々仕事がないならば、何度も
頭の中でシュミレーションしましょう。

私は、動いて覚えるほうなのでそうはしています。

No.2 回答者： demerger 回答日時： 2014/07/01 21:13

転職して三ヶ月・・。

つまり、実働で60日は過ぎた、と考える事が出来ます。

仮に、一日に一通、何かの書類が届いた、と仮定しても、60通の書類の処理の仕方は、
既に、経験しましたね？

（一般には・・一日に何10通もの書類が届くはずなので、
３ヶ月も居れば、大方の書類は、普通は、目にしているはずですが・・・。）

これまで教わった書類の処理の仕方は、ちゃんとメモしてこられたのでしょうか？


・・蛇足ですが、メモの作り方です。
（今回は書類処理の方法を例にとっていますが、業務全般に言えることです。思い込みのミスも防げます。
最近は・・メモの仕方がわからない、という新人の方もお見受けし、蛇足かと思いましたが、下記
書いてみました）

（１）来た書類の名称をまず控える（控える、というのは、メモをする、という意味です）
（２）その書類の処理方法を尋ねる。
　　　※　答えてくれた人の名前と日時を控える。（先輩も、間違えることがあるので）
（３）答えてもらった処理方法の流れをメモする。

これで、少なくとも、これまでに受領した60種類程度（入社以降、経験した書類の数）の書類は
メモを見ながら、自身で処理できてきたはずですね。

仮に。
同じ「工事契約書」であっても、処理の仕方が異なる時は、どういう時に、別の処理方法になるのか・・など、
処理のバリエーションも含めて整理すると、さらに、何通りもの処理の方法を会得してきたはずですね。

おそらく、そういう３ヶ月の経験の蓄積があって、過ごして来られてきたと思いますが、
それでも尚、わからない書類が多い、と言うご質問ですね？


実際のところ、それほど、処理が複雑で、尚かつ、書類の種類が多種多様にわたる企業を
あまり存じ上げませんが、
もし、そういう特殊な企業であれば、
おそらく「文書リスト」のようなものが、マニュアルとして、整備されている事が多いように思います。
人間の記憶力には限界がありますから、従来の社員も覚えきれないだろうと思われるからです。

そうしたリストやマニュアルが無いか？　と先輩に尋ねるのも、一つの方法です。

ですが・・。
万が一、これまでメモをとってこられなかったのであれば。
明日からでも良いので。教わった業務処理方法のメモを、きちんと、とりましょう。

No.1 回答者： bari_saku 回答日時： 2014/07/01 20:51

ここで聞くのではなく、職場で確認した方がいいです。

あなたの職場において、万一ここでのアドバイスが会社の方針と真逆のものだったらどうします？