見積もりや契約書をメールで送る際、パスワード付で送るのはマナーですか？

Question

初歩的な質問ですいません。

他社から見積もりや契約書をメールで頂く際、zip(pass)を添付されることが多いです。
で、追っかけメールでパスワードの連絡を頂きます。

その会社の社内ルールやファイルの秘匿性でそうする、という要素は全然理解できるのですが、
逆に、見積もりや契約書をそのままメール添付して送るのは、相手に対して失礼にあたるものでしょうか？

本質は「そのファイルが他に漏れてまずい情報かどうか」次第なのは承知していますが、
それとは別に一般的にビジネスマナーとしても定着した習慣になっているものでしょうか？

例えば、定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません。
が、受け取る相手によっては「常識のない人・会社」と見る人が多いのかどうか、
その辺の感覚が気になって質問させて頂きました。

宜しくお願いします。

key00001 · Accepted Answer

> 本質は「そのファイルが他に漏れてまずい情報かどうか」次第

基本はそれに尽きると思いますね。

たとえば防衛関係もやってる会社などでは、情報漏洩防止の観点で、添付ファイル付きメールは、何でもパスワードにする会社もありますが・・。
ぶっちゃけ「めんどくさい」ですね。
たとえば「飲み会のご案内」でも、パスワードで開封させられます。(^^;)

見積書は、一部上場の超大手企業で、情報漏洩に割とうるさい企業宛に、普通の添付ファイルで見積書を送ってますが、特に文句などを言われたことはありません。
逆に大手企業からも、普通の添付ファイルで送られてきます。

見積情報が漏れて困るのは、「他社より高いじゃないか！」などと言われる側の、送信者（送信元企業）でしょ？
すなわち自己責任で、パスワード付きにするかどうか、判断すれば良いことで。
自分が誤送などにさえ気を付ければ、客筋に当たる送信先に、一手間かけさせるか？と考えますと、「パスワード付きにしない」のが、現段階では主流じゃないでしょうか？

契約書などになりますと、「内容による」としか言いようが無いですが。
たとえば弁護士や司法書士などに、「契約書（案）」の段階で、内容確認のため、送受信する場合もありますが、守秘義務を負ってる弁護士などからの返信も、ほぼ１００％が普通の添付ファイルです。

Faye-15 · Answer

見積にしても契約書にしても、内容がきちんとしていて、改ざんされないようにするということが重要であり、
パスワードが付いていないからといって失礼だと感じたことはありません。

しかし、
＞本質は「そのファイルが他に漏れてまずい情報かどうか」次第なのは承知していますが、

＞例えば、定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません。

このあたりの感覚がよくわからないなぁ…と感じました。
他に漏れてまずくない情報というのは基本的に会社内には存在しないと思います。定価であろうと「漏えい」自体が問題であって、その可能性（言い換えれば「相手の不安」）を少しでもなくすためにパスワードを付けるのです。

まあ、そもそも情報が外に漏れても仕方ないと思っている会社というのはどうかと思いますけど。

carkurui2020 · Answer

個人情報や機密情報漏えい対策の一貫で、ここ４，５年
パスワード付きでの運用は慣習のようになってきています。

ただ、相手のシステム環境もあるので、
事前に取り決めをして、運用することが大事です。

”定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません。”

どこの会社から、いくらで購入していること自体も
洩れて知られることは非常に拙いのです。

AR159 · Answer

あなたが考える通り、セキュリティ対策を施さないと「常識のない会社」と見る人が多いということです。
実際にセキュリティの必要があるかどうかは別問題です。

もし手違いがあって情報漏えいが発生した場合、中身が大したものでなくても「きっちりガードをかけてあります」と言い切れれば、あなたの責任は格段に軽減されるし、取引相手に累が及ぶことも防ぎます。

逆にそれが出来ていない会社は、そういった配慮に欠ける相手、いまいち信用のおけない相手とみなされる恐れもあります。

Nisson · Answer

＞例えば、定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません。

大問題ですよ、なんで問題無いとするんですか？
それこそ、社会常識を疑います

NPAsSbBi · Answer

送る側は、大切なデータなのでパスワードをかけるのが気が利いたやり方だと思いますが、
受け取る方は、開くのに別途パスワードが必要なんて、面倒くさいと思います。
特に、しばらく後に開く必要が発生したときなど、面倒くさいな、パスワードなんてかけるなよ、と思います。

悪意の第三者にメールを覗かれ、PWをかけていない添付ファイルを奪われるなんて、
会社のシステムの問題であって、自分の問題ではないと、私は思います。

あなたの会社か、見積の送付先のルールでPW付きZIPがルールになっているなら従うべきですが、
あなたが気を利かせてPWを付けるなど、必要ないと思いますよ。

sunsowl · Answer

>定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません

特に被害に結びつかなくても、当事者以外の第三者によってメールの内容をハッキングされている事実をどうとも感じない、というほうがおかしいです。

今時点では、パスワードをかけるか否かは個人の裁量、もしくは、勤務先のコンプライアンス上やらざるを得ないといった状況かと思います。

Nisson · Answer

＞送る方の立場でですか？　受け取る方の立場でですか？
＞また、大問題になるとしたらどういった理由やシチュエーションが考えられますか？
＞（＊前提として、当社商品の定価はHPやカタログ上で誰でも見ることができます）

定価でのやりとりなんて普通しませんよね？

Ａ社（あなた）Ｂ社（相手）だけの取引であれば、問題はありませんよ

見積もりその物は複数社に出すのが一般的です（相見積）
Ａ社が１００円ならＣ社は50円で出しましょう、Ｄ社は45円で、Ｅ社は30円で出しますよ、となります
Ａ社は50円でも儲けが出るのにＣ社に勝つ（受ける）為には49円で見積もりしなくてはならなくなり、49円では儲けが無くなったりしますし

Ｂ社に１００円で納品してるのに、なんでＦ社のうちには３００円で納品してるねん？
と、両者(両社)以外に漏れた時が問題なんです、ご理解できますか？

uyama33 · Answer

ハッキングを恐れてのことなら、

ZIPファイルを添付したメールはハッキングされる可能性があるが、
パスワードを記述したメールがハッキングされる可能性は無い。
と考える、おばかさんだからです。

機密を保持できる暗号メールシステムはもっとしっかりしたものがあります。
企業の不勉強と、情報セキュリティーに関する無能さを表しています。
情けないことです。

見積価格は、商売上の大切な情報で、競争相手には知られたくないものです。
ちゃんとした、暗号メールを使いましょう。

見積もりや契約書をメールで送る際、パスワード付で送るのはマナーですか？

見積にしても契約書にしても、内容がきちんとしていて、改ざんされないようにするということが重要であり、

個人情報や機密情報漏えい対策の一貫で、ここ４，５年

あなたが考える通り、セキュリティ対策を施さないと「常識のない会社」と見る人が多いということです。

> 本質は「そのファイルが他に漏れてまずい情報かどうか」次第

＞例えば、定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません。

送る側は、大切なデータなのでパスワードをかけるのが気が利いたやり方だと思いますが、

>定価見積もりの見積書が漏えいしても、特に問題はありません

＞送る方の立場でですか？ 受け取る方の立場でですか？

ハッキングを恐れてのことなら、

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