車の借上げ料は規定を作成しないとダメですか？

従業員の車を借上げて業務に使用させてもらうので、車両借上料を月額2,000円払う予定です。

この場合には、規定を作成して、臨時株主総会で承認を経なければならないでしょうか？

また役員にも適用し、定期同額給与とは別に支給するのは大丈夫ですか？

質問者からの補足コメント

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  ご回答ありがとうございます。
  
  旅費規程を作成したら臨時株主総会を開催し、「臨時株主総会の議事録」を作成して保存しなければならないと思います。
  ならば、車借上げ料の規定を作成した場合も、臨時株主総会を開催し、議事録を保存する必要があるのかなと疑問に思いました。

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2022/05/24 00:27

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  ご回答ありがとうございます。
  
  役員にも旅費規程を適用する場合に、臨時株主総会を開催し「臨時株主総会の議事録」を作成すべきなんですね。
  
  役員に旅費規程を適用せず、従業員にだけ適用する場合は臨時株主総会を開催する必要が無いという事ですか？

  No.2の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2022/05/26 14:00

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  ありがとうございます。
  
  取締役会の議決は必要なんですね。ならば取締役会の議事録を作成する必要がありますね。
  
  でも小さな会社には取締役会が設置されてないでしょうから、臨時株主総会が必要になるという事ですか？

  No.3の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2022/05/26 17:38

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  ご回答ありがとうございます。
  私の質問の仕方が悪かったみたいです。申し訳ございません。
  
  定款に取締役会を設置すると規定がなければ取締役会は開けないと思います。
  小さな会社の定款には取締役会を設置するとはなかなか書いてない気がします。
  例えば、
  
  （機関の設置）
  第 ５ 条　当会社は、株主総会及び取締役のほか、次の機関を置く。
  取締役会
  監査役
  
  このような感じで、定款に書いてなければ、取締役会は開けないのではないでしょうか？

  No.4の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2022/05/26 22:05

No.5 回答者： hata。79 回答日時： 2022/05/26 23:23

取締役会、監査役の設置は定款記載の任意事項のはずです。

会社法の解釈問題となります。
そもそも「従業員の車の借り上げ代金の決定」をするために株主総会を開催する必要はなく、せいぜい取締役会での議決でよいのではないかが私の意見です。取締役会の設置を定款でしてないので取締役会が開催できない、仮に開催してもそこでの決定は定款違反であるという論は、本末転倒した論と感じます。
従業員の車の借り上げ代は経営判断の問題であり、株主総会で審議されるような重大なものではないので、取締役会の設置が定款にない企業でしたら代表取締役が決定すればよいと思います。
取締役が一人であって自動的に代表取締役であるケースなら取締役会もへったくれもなく、代表取締役が決めるしかないです。他の誰が決めるのか、誰もいません。せいぜい経理部長とか経理課長など経理担当者か、記帳代行税務申告を依頼されてる税理士が「ちょとこの金額はヤバいぜ」と口出しする程度でしょう。
法人内部の「金」に対する決定責任は最終的には代表取締役にあります。
ですから、イカレタ経営をしてる代表取締役や取締役は株主から「クビ」にされるわけです。

話を戻して。その決定に「ダメ出し」をするのは誰なのでしょうか。
「出資額に対応する利益配当がされてない」と配当額に疑義を申し立てる株主でしょうか。
株主総会においてダメ出しをする株主がいるようなら「従業員の車の借り上げ代金の決定について」を議題にして決定しておくのがよいでしょうが、そもそも論で「取締役会」を定款にて設置してないような法人の株主が株主総会で「異議あり！」と言い出すことはないと想像します。現実的ではないです。
「こんな大事な事を株主に諮らずに決定するなんて、取締役はなにをしてるんだ」と言われて「定款で取締役会を設置してないので、同会が開けないのです」と答弁して「アホかお前は」と罵倒される機会があるのか否か。

筆頭株主は代表取締役だとしたら、あるいは、代表取締役だけで他の取締役や監査役もいない「ひとり会社」だったら株主総会など「やりました」とペーパーをつくり法人税申告書に「決算確定の日」として記載するだけというのが現実です。いやペーパーさえ作成してないのがまさに現実でしょう。

「だれがその行為に対してダメ出しをするのか」を考えれば、それほど複雑に考えなくてもよろしいと思いますがいかがでしょうか。
「この借り上げ料金は高すぎる。認定給与です」と税務署員が言い出したときに対応するのは代表取締役と税理士でしょうが、株主総会で認められてる額だとし、総会記録を見せれば「高すぎる借り上げ料金」が税務上認められるかどうかは税務訴訟のお話になります。

ところで、
法人代表者が法人所有車両を事業の用に供してないとして、代表取締役への認定賞与だとし、かつ、定期同額給与ではないとし、重加算税賦課決定した税務署長に対して、納税者が異議申し立てし、国税不服審判所が「認定給与ではあるが、定期同額給与であり、重加算税賦課はその根拠がない」とした裁決があります（平成２４年１１月１日裁決）。
同裁決を参考にしますと「従業員の車の借り上げ料金が相場よりべらぼうに高い。相場を超えた部分は従業員への給与である」とされる可能性はあります。
法人役員の所有する車を法人が借り上げた場合には、認定給与にはなるでしょうが、定期同額給与として損金算入となります。

上記裁決においても「取締役会で認められてるのか」「株主総会で認められてるのか」は問題点とされてません。
会社法違反を仮にしていても、税務署長は株主として、確定する前の決算に口を挟める権利がないので、税法からみての利益を誰が得てるかが問題だからでしょう。


それでは、この辺で。

No.4 回答者： hata。79 回答日時： 2022/05/26 21:05

小さな会社には取締役会が設置されてない?

取締役会は開くものです。株主総会も設置されてるものではなく開催するものです。

No.3 回答者： hata。79 回答日時： 2022/05/26 17:18

従業員にだけ適用（役員に適用しない）旅費規程を決定する場合は臨時株主総会を開催する必要が無いです。

せいぜい取締役会での議決でしょう。

No.2 回答者： hata。79 回答日時： 2022/05/24 23:43

旅費規程を作成したら臨時株主総会を開催し、「臨時株主総会の議事録」を作成して保存しなければならないと思います。

なぜ？役員旅費規程ならまだしも、従業員の旅費規程の承諾を株主に問う必要性はないように感じます。
車の借り上げ料の決定については、車の所有者と借りる人の間の契約であって、株主の承諾など不要に私は感じます。
役員所有の車が相場より高いとなれば、相場との差額は「役員給与」と税務当局が認定するかもしれませんが、継続的な支出ですので定期同額給与に該当します（平成２４年１１月１日国税不服審判所審判）。

No.1 回答者： hata。79 回答日時： 2022/05/23 22:25

なぜ、規定を作成して、臨時株主総会で承認を経なければならないとお考えになりますか？

株主総会で承認を得てる規定なら役員に適用されるかどうかまで規定されているのではないでしょうか。